Access on tehokas työkalu tietojen hallintaan ja analysoimiseen. Erityisen hyödyllisiä ovat kyselyt, jotka näyttävät vain ne tietueet, jotka täyttävät tietyt kriteerit. Jos haluat käsitellä tietojasi tehokkaasti, on välttämätöntä hallita kyselyjen suodatusmahdollisuuksia. Tässä oppaassa näytän sinulle vaihe vaiheelta, miten asetat ja käytät kyselyitä Accessissa eri kriteereillä.
Tärkeimmät havainnot
- Käytä kyselyitä näyttääksesi kohdistetut tietueet.
- Suodatusmäärittelyt mahdollistavat tarkemman analyysin.
- Paikkamerkkien käyttö laajentaa hakumahdollisuuksia.
Vaiheittainen opas
Asiakastietojen tuominen
Ensin tarvitset tietokannan. Tässä esimerkissä tuomme Excel-tiedoston asiakastiedoilla Accessiin.
Siirry ulkoisiin tietoihin ja valitse "Excel". Sinun on valittava tiedosto, joka sisältää asiakastiedot, ja tuoda se "Asiakkaat"-tauluun. Vahvista tuontiprosessi.
Onnistuneen tuonnin jälkeen näet päivitetyn tietokannan, jossa on noin 20–25 asiakastietuetta. Tarkista, että tiedot näyttävät oikeilta, ja että mahdollisia säätöjä tarvitaan.
Uuden kyselyn luominen
Aloita nyt prosessi uuden kyselyn luomiseksi. Siirry kyselysuunnitteluun ja valitse "Asiakkaat"-taulu, jonka juuri toit.
Voit mukauttaa näkymää paremmin zoomataksesi ja valitaksesi tarvittavat kentät. Käyttötarkoituksemme vuoksi tarvitsemme etunimen, sukunimen ja syntymäajan. Mieti myös, onko osoite tärkeä vai ei - meidän tilaisuudessamme se ei ole.
Voit nyt aloittaa kyselyn. Näet tietorakenteen ja voit säätää järjestystä.
Suodatus kriteerien mukaan
Nyt tulee jännittävää: Demonstroidaksesi suodatusta keskitymme etunimeen. Aseta kriteeri, että etunimi alkaa suurella "R":llä.
Käytä tähteä (*) paikkamerkkinä, jotta Access tulkitsee nimet oikein. Tulet yllättymään siitä, kuinka helppoa näiden suodatuskriteerien käyttäminen on!
Tarkista tulokset. Näet eri tietueita, jotka vastaavat kriteeriäsi.
Laajennetut suodatusmahdollisuudet
Voit myös yhdistää useita kriteerejä. Esimerkiksi haluat nyt lisätä sukunimen lisäkriteeriksi. Aseta sukunimelle kriteeri niin, että se alkaa "M":llä.
Kun päivität näkymän, näet, että kysely näyttää nyt kaikki merkitykselliset tiedot, jotka alkavat näillä kirjaimilla. Tämä antaa sinulle tarkemman analyysin mahdollisuuden.
Kyselyn tallentaminen
Kun olet muokannut kyselyä haluamallasi tavalla, on nyt aika tallentaa se. Napsauta "Tallenna" ja anna kyselylle nimi, joka kuvaa, mitä kriteerejä olet käyttänyt - esimerkiksi "Asiakaskysely AM:llä".
Tämä on hyödyllistä, jos haluat myöhemmin palata kyselyyn nopeasti.
Tietueiden näyttäminen erityisillä arvoilla
Jos esimerkiksi haluat näyttää kaikki tietueet, joilla ei ole postinumeroa, voit tehdä sen myös. Aseta kriteeri "on null".
Siirry sitten "Tarkista" ja katso, mitkä tietueet näytetään. Jos haluat sen sijaan näyttää vain tietueet, joilla on ilmoitettu postinumero, voit muuttaa suodatusta "not null":iksi.
Tässä on tärkeää huomata, että suodatusolosuhteet ovat staattisia. Jos sinulla on erityisiä vaatimuksia, kuten yhdistelmiä paikoista, on tarpeen luoda lisää linkkejä.
Yhteenveto - Kyselyjen hallitseminen Accessissa
Kyselyjen käyttö Accessissa on tehokas menetelmä hallita tietomäärää ja kohdistaa tietoja. Olet oppinut, miten tuoda tietoja, luoda kyselyitä ja asettaa erityisiä suodattimia. Noudattamalla näitä vaiheita voit parantaa tietoanalyysisi merkittävästi ja työskennellä tehokkaammin.
Usein kysytyt kysymykset
Mitkä ovat kyselyt Accessissa?Kyselyt ovat valikoivia tietueiden näyttämisiä yhdestä tai useammasta taulusta perustuen kriteereihin.
Kuinka tuon tietoja Accessiin?Tietoja voidaan tuoda "Ulkoiset tiedot" -vaihtoehdon kautta valitsemalla vastaava tiedostomuoto.
Kuinka tallennan kyselyn Accessissa?Kyselyn luomisen jälkeen voit tallentaa sen "Tallenna"-vaihtoehdolla ja antaa sille merkityksellisen nimen.
Mitä teen, jos haluan lisätä erityisiä kriteerejä?Voit käyttää eri kenttiä ja paikkamerkkejä yhdistelmiä määrittääksesi tarkempia hakukriteerejä.
Millaisia suodatusmahdollisuuksia Access tarjoaa?Access antaa sinun suodattaa arvojen mukaan, jotka ovat yhtä, eri, null tai not null, ja työskennellä myös paikkamerkkien kanssa.
