Tehokas verkkokokousten kirjaaminen Otter.ai:n avulla

Kokousten tehokas dokumentointi on olennaisen tärkeää. Varsinkin kansainvälisissä tai englanninkielisissä kokouksissa voi olla haastavaa tallentaa tärkeimmät tiedot. Otter.ai-työkalu tarjoaa käytännöllisen ratkaisun tallentamalla keskustelut automaattisesti ja muuntamalla ne tekstimuotoon. Tässä oppaassa näytän, miten voit hyödyntää Otter.ai-työkalua tehokkaasti verkkokokousten tallentamiseen.

Tärkeimmät havainnot

Otter.ai on tehokas työkalu, joka ei ainoastaan tallenna keskusteluja kokousten aikana vaan myös tunnistaa, kuka puhuu ja mitä sanotaan. Se toimii Zoomin, Google Meetin ja Microsoft Teamsin kaltaisten alustojen kanssa, ja sen avulla voit etsiä tallenteista avainsanoja. Näin sinulla on aina yleiskatsaus ja voit käyttää tietoja milloin tahansa.

Vaiheittainen opas

Vaihe 1: Rekisteröidy Otter.ai:hin

Jotta voit käyttää työkalua, sinun on ensin rekisteröidyttävä Otter.ai:hin. Tee tämä menemällä Otter.ai:n verkkosivustolle ja napsauttamalla "Rekisteröidy". Alla näet, miltä rekisteröitymissivu näyttää.

Heti kun olet rekisteröitynyt, pääset kojelaudalle, jossa on kaikki tarvittavat toiminnot. Täällä voit hallita keskusteluja ja suunnitella uusia tapaamisia.

Vaihe 2: Yhdistä kokousvälineeseesi

Otter.ai voidaan integroida saumattomasti yleisimpiin kokousvälineisiin. Kirjautumisen jälkeen sinulla on mahdollisuus yhdistää esimerkiksi Zoom Otter.ai:hin. Etsi asetuksista "Integraatiot"-vaihtoehto ja valitse "Zoom". Seuraava kuvakaappaus näyttää tämän integrointiprosessin.

Seuraa näytettyjä ohjeita yhteyden muodostamiseksi. Näin Otter.ai voi automaattisesti liittyä Zoom-kokouksiin ja tallentaa ne heti niiden alettua.

Vaihe 3: Valmistele kokous

Ennen kuin nauhoitat kokouksen, on hyödyllistä, että kokouksen URL-osoite on valmiina. Mene yksinkertaisesti Zoom-kokoukseen ja kopioi kutsulinkki. Liitä tämä linkki Otter.ai:iin kokouksen ajoittamiseksi. Alla olevassa kuvakaappauksessa näkyy, miltä syöttökenttä näyttää.

Tässä voit lisätä kokouksen tarkat tiedot, kuten päivämäärän ja kellonajan, jotta voit varmistaa, että nauhoitus alkaa ajoissa.

Vaihe 4: Tallenna kokous

Nyt olet valmis nauhoittamaan kokouksen. Varmista, että tallennus on käytössä Otter.ai:ssa ennen kokouksen aloittamista. Tallennuksen aloittamiseen riittää pelkkä "Tallenna" -painikkeen napsautus. Kuvakaappauksessa näkyy tämä painike käyttöliittymässä.

Heti kun kokous alkaa, Otter.ai aloittaa automaattisesti äänityksen ja dokumentoi, kuka puhuu ja mitä sanotaan. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun halutaan pitää kirjaa siitä, kuka antoi mitäkin tietoja.

Vaihe 5: Kokouksen jälkeen

Kokouksen jälkeen voit tarkastella tallennetta Otter.ai:ssa. Voit etsiä koko keskustelun läpi, etsiä tiettyjä avainsanoja ja muokata sisältöä. Tämä auttaa sinua löytämään olennaiset tiedot nopeasti. Seuraavassa kuvakaappauksessa näet, miltä tallennettujen keskustelujen ulkoasu näyttää.

Hakutoiminnon ansiosta voit etsiä tiettyjä aiheita, joita kokouksessa käsiteltiin, kuten "asiakashankinta". Tämä on korvaamaton etu, jos haluat palata aiempiin kokouksiin.

Vaihe 6: Jaa tallenteet

Otter.ai mahdollistaa myös tallenteiden jakamisen, jos haluat jakaa muistiinpanot kollegoiden tai tiimin jäsenten kanssa. Voit yksinkertaisesti kopioida ja lähettää linkin tallenteeseen. Näet esimerkin jakopainikkeesta seuraavassa kuvakaappauksessa.

Tietojen jakaminen on hyvä tapa varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet pääsevät käsiksi käsiteltyihin aiheisiin eikä mitään tärkeää mene hukkaan.

Yhteenveto

Otter.ai on innovatiivinen työkalu, jonka avulla voit tehokkaasti tallentaa ja dokumentoida verkkokokouksia. Sen avulla voit säästää itsesi muistiinpanojen tekemisen vaivalta kokousten aikana ja keskittyä sisältöön. Yksinkertainen integrointi kokousalustoihin, kuten Zoomiin, tarkoittaa sitä, että pääset tärkeisiin tietoihin käsiksi milloin tahansa.