Tässä oppaittemme viimeisessä osassa Adobe InCopy CC:stä, joka on suunniteltu erityisesti päätoimittajille, käsittelemme peruskysymystä: kannattaako InCopy-työnkulun käyttöönotto projektissasi? Aikaisemmissa luvuissa olemme jo käsitelleet, miten InCopy toimii ja mitä hyötyjä sen yhteistyö InDesignin kanssa tarjoaa. Nyt on aika esitellä joitakin päätöstä tukevia seikkoja, jotka auttavat sinua selvittämään, tulisiko InCopy ottaa käyttöön työarjessasi.
Tärkeimmät havainnot
Päättääksesi InCopy-työnkulun käyttöönotosta on otettava huomioon useita näkökohtia. Keskeisiä kysymyksiä ovat, ovatko toimitus, asiakas ja kirjoittajat halukkaita työskentelemään InCopyn parissa. Lisäksi on tärkeää keskustella valmisteluista graafisen tiimin kanssa ja varmistaa, että tarvittavat koulutukset ja tuki ovat saatavilla. Myös tilauksen hinta ja tekninen tuki vaikuttavat päätökseen.
Askel askeleelta -opas
1. Tarkista toimituksen ja kirjoittajien valmius
Ennen InCopyn käyttöönottoa sinun tulee selvittää, ovatko kaikki osapuolet valmiita työskentelemään tämän uuden ohjelman parissa. Tämä on ratkaiseva askel, sillä InCopyyn siirtyminen tarkoittaa toimituksen ja kirjoittajien joutumista tutustumaan uuteen ohjelmistoon ja työnkulkuun. Varmista, että riittävästi kiinnostusta ja tukea on olemassa, jotta tämä siirtymä sujuu menestyksekkäästi.
2. Selvitä graafisen tiimin rooli
Toinen tärkeä seikka on yhteistyö graafisen tiimin kanssa. Selvitä, onko graafikko valmis työskentelemään InCopyn parissa ja onko hän kykenevä tarjoamaan tukea erityisesti, kun formaatteihin tai erikoismerkkeihin liittyviä kysymyksiä tulee esiin. Hyvin organisoitu tiimi voi välttää monia teknisiä ongelmia etukäteen.
3. Kohtaa tekniset ja organisatoriset haasteet
InCopy-työnkulun käyttöönottoa voi estää tekniset tai organisatoriset syyt. Selvitä, ovatko tällaiset haasteet olemassa ja onko graafinen tiimi valmis korjaamaan mahdolliset tekniset ongelmat. Usein ulkopuolinen tuki voi olla hyödyllinen, erityisesti jos ilmenee odottamattomia ongelmia.
4. Arvioi koulutusten saatavuus
Jotta varmistettaisiin, että kaikki henkilöstö osaa työskennellä InCopyn parissa, olisi harkittava koulutuksia. Mieti, ovatko tällaiset koulutukset budjetissa ja onko tämä askel järkevä toimitukselle. Jos toimitus kykenee hyödyntämään InCopyä, se voi merkittävästi parantaa työn tehokkuutta ja laatua.
5. Tarkista InCopy-tilauksen kustannusrakenne
InCopyn kuukausittainen tilaus maksaa tällä hetkellä noin 8,91 euroa sisältäen arvonlisäveron ja voi olla vielä edullisempi vuositilauksella. Hyvä harkinta on, ovatko kustannukset suhteessa työnkulun tarjoamiin etuihin kohtuulliset. Nämä säästöt voivat nopeasti osoittautua kannattaviksi, samalla kun InDesignia voidaan käyttää samassa pilvipalvelussa.
6. Istu tiimin kanssa suunnittelemaan työnkulkua
Jos kaikki yllä mainitut seikat voidaan vastata selvällä kyllä, on järkevää istua alas tiimin kanssa suunnittelemaan työnkulua. Käykää läpi, mitkä elementit tulee käsitellä ja tarvitaanko InCopy-pohjia. Keskustelkaa myös siitä, miten tiedonsiirto tapahtuu – yhteisen palvelimen, sähköpostin vai FTP:n välityksellä.
7. Dokumentoi työnkulku
On tärkeää dokumentoida laadittu työnkulku. Jokaisen tulisi kirjata ylös, miten yksittäiset vaiheet työnkulussa näyttävät, jotta väärinkäsityksiltä vältytään ja prosesseja voidaan optimoida. Selkeä dokumentaatio toimii ei ainoastaan suunnan näyttäjänä, vaan myös tulevien projektien tietolähteenä.
Suunnittele koulutukset tiimille
Ennen uuden työnkulun käyttöönottoa varmista, että koulutukset on aikataulutettu kaikille osallistujille. Tämä varmistaa, että kaikki työntekijät ovat hyvin valmistautuneita aloittamaan uuden InCopy-työnkulun ja mahdolliset alkuvaikeudet minimoidaan.
Aloita InCopy-työnkulku
Kun kaikki valmistelut on tehty ja koulutukset on pidetty, ei mikään estä InCopy-työnkulun aloittamista. Valmistaudu kokemaan tämän uuden työskentelytavan hyödyt ja tehostamaan työtehokkuuttasi.
Yhteenveto
Tässä ohjeessa olet oppinut, mitä harkintoja ja vaiheita tarvitaan InCopy-työnkulun käyttöönottoon projektissasi. Toimituksen valmius, tekniset mahdollisuudet, graafisen tiimin tuki sekä kustannukset ja koulutustoimenpiteet ovat ratkaisevia tekijöitä, jotka sinun tulisi ottaa huomioon päätöksentekoprosessissasi. Kun kaikki edellytykset ovat olemassa, voit hyötyä uuden ohjelmiston ryhmän eduista.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on InCopy?InCopy on Adoben ammattimainen ohjelmisto, jota käytetään tekstien luomiseen ja toimittamiseen sekä yhteistyöhön InDesignin kanssa.
Paljonko InCopy maksaa?Kuukausitilaus maksaa noin 8,91 euroa sisältäen arvonlisäveron.
Tarvitsenko koulutusta InCopyn käyttöön?Kyllä, koulutukset voivat auttaa parantamaan taitoja InCopyn käsittelyssä ja tehostamaan työnkulkua.
Mitä hyötyjä InCopylla on?InCopy mahdollistaa paremman yhteistyön toimittajien ja graafikoiden välillä, lisää tehokkuutta ja parantaa tekstien laatua.
