Suodata ja lajitella tietoja tehokkaasti Google Sheetsissä

Tervetuloa Google Sheets -oppaaseesi, jossa opit, miten voit tehokkaasti suodattaa ja järjestää tietojasi. Google Sheets on tehokas työkalu tietojenkäsittelyyn, ja oikeilla tekniikoilla voit merkittävästi parantaa tietojesi analysointia. Tässä oppaassa näytämme sinulle vaiheittain, miten muotoilet, suodatat ja järjestät tietoja Google Sheetsissä saadaksesi tarvitsemasi tiedot.

Tärkeimmät havainnot

• Google Sheetsillä voit lajitella ja suodattaa suuria tietomääriä tehokkaasti.
• Lajittelu mahdollistaa tietojesi rakenteellisen jäsentämisen eri kriteerien mukaan.
• Suodattimet mahdollistavat sinulle tiettyjen tietonäkymien luomisen ja relevanttien tietojen nopean löytämisen.

Vaiheittainen opas

Tietojen muotoilu ennen järjestämistä

Ennen kuin aloitat tietojesi suodattamisen ja järjestämisen, on tärkeää varmistaa, että tiedot ovat oikein muotoiltuja. Tämä koskee erityisesti numeroita ja valuuttoja. Toimi seuraavasti:

Valitse ensin se sarakkeista, jonka haluat muotoilla. Esimerkiksi jos haluat näyttää väestön miljoonina, valitse sarakkeen, jossa on asukasluvut. Klikkaa valittua saraketta ja mene ylävalikkoon kohtaan ”Muotoilu” > ”Numero”. Täältä voit valita parhaiten tietojesi muotoiluun sopivat vaihtoehdot.

Tietojen aakkosjärjestys A:sta Ö:hön

Kun tiedot on muotoiltu, voit aloittaa järjestämisen. Valitse relevantit sarakkeet. Jos kaikki tarvittavat tiedot ovat sarakkeissa B:stä D:hen, mene ”Tiedot”-välilehteen ylävalikossa. Valitse täältä optio ”Lajittele sarakkeen mukaan B, A:sta Ö:öön”. Tämä järjestää tietoluettelosi kaupunkien mukaan aakkosjärjestyksessä.

Kumoa toiminto ja valitse otsikko

Jos olet vahingossa lajitellut otsikon mukana, voit perua toiminnon käyttämällä yksinkertaisesti Google Sheetsin Kumoa-toimintoa (Ctrl + Z). Varmistaaksesi, ettei otsikkoa oteta mukaan, valitse vain tietoalue ilman otsikkoa. Voit tehdä tämän painamalla Ctrl ja Shift -näppäimiä ja käyttämällä sitten nuolinäppäimiä valitaksesi halutun alueen.

Väestöluvun järjestäminen

Väestön määrän mukaan järjestämiseksi klikkaa jälleen ”Tiedot” ja valitse optio ”Luo suodatin”. Kun suodatin on käytössä, näet otsikossa pienen nuolen, jota voit napsauttaa. Valitse ”Lajittele aasta ö:hön” tai ”Lajittele ö:stä a:han” tarpeidesi mukaan.

Liikevaihdon järjestäminen

Vastaavasti voit järjestää myös liikevaihdot. Klikkaa jälleen liikevaihtosarakkeen otsikossa olevaa suodattimen symbolia ja valitse lajitteluvaihtoehto järjestääksesi arvot. Varmista, että suodatettu näkymä auttaa sinua tunnistamaan sekä suuret että pienet liikevaihdot nopeasti.

Spesifisten tietojen suodattaminen

Yksi tärkeä työnkulun osa-alue on kohdennettu suodatus. Klikkaamalla suodattimen symbolia voit nyt valita tai poistaa tiettyjä väestö- tai liikevaihtolukuja. Tämä mahdollistaa valikoivan näkymän tietoihisi. Jos et halua enää nähdä tiettyjä liikevaihtolukuja, voit yksinkertaisesti poistaa kyseisen luvun ja vahvistaa muutokset.

Suodattimien tarkistaminen

Muista aina tarkistaa, onko suodatin aktiivinen. Otsikossa näet suodattimen symbolin, joka kertoo, ovatko rajoitukset käytössä. Jos haluat näyttää kaikki tiedot uudelleen, voit käyttää suodattimen symbolia nollataksesi suodattimet ja valitaksesi kaiken uudelleen.

Luo uusi suodatusnäkymä

Säännöllisten suodattimien lisäksi Google Sheetsissä voit myös luoda uusia suodatusnäkymiä. Valitse jälleen koko tietoalue (Ctrl + A) ja siirry sitten "Data" -välilehdelle. Valitse sieltä "Suodatusnäkymä" ja voit lisätä uuden suodatusnäkymän, jotta voit lajitella tai suodattaa tiedot haluamallasi tavalla.

Yhteenveto

Tässä oppaassa opit, miten muotoilet tietoja Google Sheetsissä, lajittelet eri kriteerien mukaan ja suodatat niitä tarkoituksenmukaisesti. Nämä taidot ovat olennaisia suurista tietomääristä tarvittavien tietojen nopeaan ja tehokkaaseen seulontaan.