Tässä oppaassa opit, miten voit jakaa lopullisen luomasi Google Sheetin kollegoittesi kanssa. Mahdollisuus käyttää taulukkoa yhdessä mahdollistaa tehokkaan yhteistyön ja tiedon paremman hallinnan. Olipa kyse sitten tietojen analysoinnista tai tiedon jakamisesta - muutamalla napsautuksella voit antaa muiden käyttää työtäsi. Siirrytään suoraan asiaan!
Tärkeimmät havainnot
- Voit jakaa Google Sheetin eri oikeustasoilla: Katselija, Kommentoija ja Muokkaaja.
- Sinulla on mahdollisuus lisätä henkilöitä sähköpostiosoitteella, riippumatta onko se Gmail-osoite vai ei.
- Tiedostovalikon kautta voit myös lähettää Sheetin sähköpostitse tai viedä sen eri muodoissa.
Vaiheittainen ohje
Vaihe 1: Jakamisasetuksen aktivoiminen
Jakaa Google Sheet kollegoidesi kanssa, siirry ensin oikeassa yläkulmassa olevaan ”Jaa”-painikkeeseen. Täällä voit avata jakamisvalintaikkunan ja nähdä, että tiedosto on toistaiseksi vain sinulle näkyvissä.
Vaihe 2: Henkilöiden lisääminen
Paina vihreää ”Jaa”-painiketta. Saat nyt mahdollisuuden lisätä henkilöiden sähköpostiosoitteita. Voit esimerkiksi kirjoittaa vaihtoehtoisen sähköpostiosoitteen itsellesi tai kollegan osoitteen. Tärkeää on, ettei sen tarvitse välttämättä olla Gmail-osoite.
Vaihe 3: Ilmoituksen aktivoiminen
Täällä voit myös päättää, lähetetäänkö ilmoitus kollegalle. Voit lisätä lyhyen viestin antamaan tietoja tai selittää, miksi jaat tiedoston.
Vaihe 4: Oikeudet määrittäminen
Jakamisessa sinulla on kolme oikeusvaihtoehtoa: Katselija, Kommentoija ja Muokkaaja. Katselija voi vain tarkastella tietoja tekemättä muutoksia. Kommentoija voi myös vain tarkastella tietoja, mutta hänellä on mahdollisuus lisätä kommentteja. Muokkaaja voi muokata tiedostoa täysin. Mieti tarkkaan, millaisen pääsyn haluat antaa kollegallesi.
Vaihe 5: Jakamisen vahvistaminen
Kun olet määrittänyt henkilöt ja heidän oikeutensa, paina ”Lähetä”. Kollega saa nyt sähköpostin tiedostolinkillä, ja voit milloin tahansa nähdä yleiskatsauksen siitä, kuka pääsee käsiksi Google-taulukkoosi.
Vaihe 6: Henkilöiden hallinta
Tarvittaessa voit lisätä niin monta henkilöä kuin haluat tai muuttaa olemassa olevia pääsyjä. Paina vain uudelleen ”Jaa” nähdäksesi jaettujen henkilöiden yleiskatsauksen, ja voit joko poistaa jokaisen käyttäjän tai muuttaa heidän rooliaan.
Vaihe 7: Tiedoston lähettäminen sähköpostitse
Toinen tapa jakaa tiedosto on lähettää se sähköpostitse. Paina ”Tiedosto” ja sitten ”Sähköposti”. Voit myös lisätä viestin ja valita, millä muodolla haluat lähettää tiedoston, esimerkiksi PDF- tai Excel-tiedostona.
Vaihe 8: Linkin luominen
Jakamisasetusten lisäksi voit luoda linkin Google-taulukolle. Klikkaa hiiren oikealla ja lisää tiedosto suosikkiviitesiin tai käytä ”Linkin luominen” -vaihtoehtoa työkalurivilla. Voit tallentaa tämän linkin sitten työpöydällesi päästäksesi nopeasti käsiksi Google-taulukkoosi.
Yhteenveto
Tässä oppaassa opit, miten jaat Google-taulukkosi kollegoillesi antamalla heille erilaisia oikeuksia. Olitpa sitten haluamassa jakaa tiedoston pelkästään katseltavaksi tai antaa sen muokattavaksi, ohjeet ovat nopeita ja helppoja noudattaa. Käytä jakotoimintoa tehokkaamman yhteistyön saavuttamiseksi.
Usein kysytyt kysymykset
Miten jaan Google-laskentataulukon jonkun kanssa?Mene kohtaan "Jaa", lisää sähköpostiosoite ja valitse oikeudet.
Mikä tapahtuu, jos lisään jonkun tarkastelijaksi?Tarkastelija voi nähdä tiedot, mutta ei voi tehdä muutoksia.
Voinko jakaa Google-laskentataulukon myös ei-Gmail-osoitteiden kanssa?Kyllä, voit jakaa taulukon myös muiden sähköpostidomainien kanssa.
Miten voin lähettää sähköpostia Google-taulukolla?Napsauta "Tiedosto", sitten "Sähköposti" ja valitse haluttu muoto.
Voinko muuttaa oikeuksia jälkikäteen?Kyllä, voit milloin tahansa muuttaa oikeuksia tai poistaa henkilöitä.
