Tässä oppaassa Google Sheetsiin opit kaiken oleellisen tietojen syöttämisestä Google-taulukoihin. Monet käyttävät Google Sheetsiä tietojen järjestämiseen, analysointiin ja esittämiseen. On tärkeää ymmärtää erilaisten tietojen oikea syöttäminen optimaalisten tulosten saavuttamiseksi. Tarkastelemme tarkemmin erilaisia tietotyyppejä, kuten lukuja, tekstejä, merkkijonoja ja päivämääriä, sekä niiden asetuksia.

Tärkeimmät havainnot

• Google Sheets tunnistaa erilaisia tietotyyppejä, kuten teksti, luvut ja päivämäärät.
• Desimaalikohtien määrää ja numeromuotoa voi muokata.
• Tietojen syöttämistä voidaan tehostaa muokkaamalla useita soluja samanaikaisesti.
• Datan automaattinen täydentäminen on aikaa säästävä toiminto Google Sheetsissä.

Askel askeleelta -opas

1. Tietojen syöttämisen perusteet

Ensinnäkin on tärkeää tutustua erilaisiin tietotyyppeihin, joita Google Sheets tukee. Esimerkiksi meillä on "Teksti" -tietotyyppi, jota voidaan käyttää nimen tallentamiseen. Tähän kuuluvat etunimi ja sukunimi.

Toisaalta on olemassa "Numero" -tietotyyppi, jota kutsutaan myös kokonaisluvuksi. Tätä voi muotoilla milloin tahansa. Esimerkiksi voit vaihtaa euroiksi ja asettaa tuhaterottimen sekä desimaalit.

2. Päivämäärän syöttäminen ja muotoilu

Toinen tärkeä kohta on päivämäärien syöttäminen. Google Sheets tunnistaa päivämäärät automaattisesti, mikä helpottaa työtä merkittävästi. Kun kaksoisnapsautat solua, jossa on päivämäärä, avautuu valintaikkuna, josta voit valita päivämäärän.

Esimerkki: Oletetaan, että työntekijä Jonas Müller saa 2300 € palkkaa ja on ollut yrityksessä 13. maaliskuuta 2019 lähtien. Sinulla on mahdollisuus muokata päivämäärää edelleen ja valita koko solualue muuttaaksesi muotoa.

3. Muokatut muodot

Google Sheetsissä voit myös luoda mukautettuja numeromuotoja tietojesi muotoilua varten. Siirrymällä "Lisää muotoja" -kohtaan voit määrittää, miten päivämäärä tai numero halutaan esittää.

Tässä voit päättää, pitääkö kuukausi ilmaista kirjoitettuna, päivän ja vuoden esitettynä vai lisätäänkö kellonaika. Tämä antaa tietoillesi ammattimaisen ulkonäön.

4. Tietojen syöttäminen useisiin soluihin

Tehokas tapa tietojen syöttämiseen on valita useita soluja samanaikaisesti. Esimerkiksi voit merkitä solualueen D9:stä E13:een ja syöttää tiedot vähitellen. Kun olet muokannut viimeisen solun D13:n, kohdistin siirtyy automaattisesti seuraavaan soluun E.

Tämä mahdollistaa sujuvan tietojen syöttämisen ilman jatkuvaa hiiren napsauttamista. Voit myös poistaa ei-toivotut syötteet nopeasti Poista-näppäimellä.

5. Automaattinen tietojen tunnistaminen

Google Sheets tarjoaa kätevän automaattisen tunnistamisen tietojen syöttämisessä. Esimerkiksi syöttäessäsi kuukausien nimiä ja vetämällä niitä alaspäin, Google Sheets tunnistaa automaattisesti tammikuusta joulukuuhun ulottuvan järjestyksen ja täydentää listan puolestasi.

Tämä toiminto on erityisen hyödyllinen pitkän luettelon luomisessa. Voit myös käyttää kaavoja numerotietojen kasvattamiseen. Esimerkiksi kun kirjoitat 10 soluun ja seuraavaan =B1+10, Google Sheets jatkaa tätä logiikkaa.

6. Muokkaa tilassa

Toinen vinkki Google Sheetsin käyttöön on käyttää pikapainiketta F2. Tällä näppäimellä pääset solun muokkaustilaan, jotta voit tehdä nopeita muutoksia. Tämä toiminto on hyödyllinen sekä teksti- että numerotiedoissa.

Tämä syöttömenetelmä ei ole hyödyllinen vain kuukausiraportointiin, vaan myös vuosilukujen yhteydessä. Kun esimerkiksi syötät 2022 ja vedät kenttää alaspäin, Google Sheets täydentää listan automaattisesti vuoteen 2032 asti.

Yhteenveto

Tässä tutoriaalissa olet oppinut perusteet tiedon syöttämisestä Google Sheetsiin. Nyt tiedät, miten syötät ja muotoilet tekstiä, numeroita ja päivämääriä. Lisäksi olet tutustunut automaattisen täydennyksen etuihin ja oppinut, miten voit muokata useita soluja samanaikaisesti. Näiden taitojen avulla olet hyvin varustautunut hyödyntämään Google Sheetsiä tehokkaasti päivittäisessä työssäsi.