Digitaalisessa työympäristössä yhteistyö dokumenttien ja projektien parissa on välttämätöntä. Google Sheets tarjoaa erinomaisen alustan työskentelyyn reaaliajassa kollegoiden kanssa. Tässä oppaassa opit, miten jaat Google Sheetin ja työskentelet yhdessä muiden kanssa dokumentissa. Tämä mahdollistaa tehokkaan muokkauksen lisäksi myös sujuvan kommunikaation tiimin jäsenten kesken.
Tärkeimmät havainnot
- Google Sheets mahdollistaa useiden käyttäjien samanaikaisen dokumenttien muokkauksen.
- Voit antaa eri käyttäjille tiettyjä muokkausoikeuksia.
- Google Sheetsissä on toimintoja kommunikointiin Google Hangoutsin kautta.
Vaiheittainen opas
Jaa Google Sheet
Aloittaaksesi yhteistyön, sinun on jaettava Google Sheet. Paina siihen oikealla ylhäällä olevaa "Jaa"-painiketta.
Nyt avautuu ikkuna, johon voit syöttää kollegojesi sähköpostiosoitteet. Esimerkiksi, jos haluat lisätä Tobiaan, syötä yksinkertaisesti hänen osoitteensa.
Sen jälkeen sinun tulee päättää, minkä oikeudet Tobialla tulisi olla: "Katsoja", "Kommentoija" tai "Muokkaaja". Tarkoituksiamme varten on järkevää myöntää hänelle oikeudet "Muokkaaja" -tilassa.
Paina "Lähetä" lähettääksesi kutsun. Voit myöhemmin lisätä lisää henkilöitä tai ryhmiä.
Samanaikainen muokkaus
Kun Tobias avaa dokumentin, näet Google Sheetistäsi, että hän on dokumentissa. Näet ylhäällä välilehdessä, että toinen käyttäjä on aktiivinen.
Tämän toiminnon merkittävä etu on, että voit reaaliajassa nähdä, missä muut käyttäjät dokumentissa ovat. Kurssorisi kertoo, missä solussa parhaillaan työskentelet.
Esimerkiksi näet paikkasi sinisessä solussa F58, kun taas Tobias työskentelee solussa B2. Kun hän siirtyy soluun, se päivittyy välittömästi sinulle.
Seuraa reaaliaikaisia muutoksia
Samanaikaisen muokkauksen lisäksi voit nähdä myös, mitä muut käyttäjät tekevät. Jos Tobias kirjoittaa soluun C1 kaavan, näet välittömästi mitä hän tekee.
Voit tarkistaa, mitä toimintoa hän käyttää, ja kun tarkastelet sitä, huomaat kaavan olevan "Korko THM päivä NZ".
Tämä reaaliaikainen muutosten visualisointi edistää yhteistyötä ja varmistaa, että sinä ja kollegasi olette aina ajan tasalla.
Viestit ja kommunikaatio
Toinen hyödyllinen ominaisuus on mahdollisuus lähettää viestejä dokumentin sisällä. Voit esimerkiksi lisätä viestin kertoaksesi Tobiasille tai jättää kommentin.
Suoran viestinnän mahdollistamiseksi voit käyttää Google Hangoutsia. Sen avulla voit aloittaa puhelun tai vaihtaa viestejä alustassa.
Lähettääksesi kutsun keskusteluun kirjoita yksinkertaisesti viestikenttään: “Lass uns bitte chatten in Google Hangouts”. Tällä toimenpiteellä siirryt Google Sheetsistä sopivaan videoviestintäalustaan.
Näin voit työskennellä tehokkaasti dokumenttiperusteisesti ja ylläpitää henkilökohtaista vuorovaikutusta tarvittaessa.
Tiivistelmä
Tässä oppaassa opit perusaskeleet yhteistyöhön kollegoidesi kanssa Google Sheetsissä. Nyt tiedät, miten jaat asiakirjan, seuraat samanaikaista muokkausta ja kommunikoit kollegoidesi kanssa Google Hangoutsin kautta. Nämä toiminnot auttavat tehostamaan joukkueesi tehokkuutta ja tiedonkulkua.
Usein kysytyt kysymykset
Miten voin jakaa Google Sheetin?Napsauta ”Jaa” ja anna haluttujen henkilöiden sähköpostiosoitteet.
Minkälaista muokkausoikeutta voin antaa käyttäjälle?Voit nimetä käyttäjille oikeudet ”Katselija”, ”Kommentaattori” tai ”Yhteismuokkaaja”.
Mistä näen, missä kollegani ovat asiakirjassa?Näet heidän sijaintinsa, kun he työskentelevät dokumentissa hiirellä.
Voinko kommunikoida Google Sheetsissä?Kyllä, voit lisätä viestejä Google Sheetsissä ja käyttää Google Hangoutsia suoriin keskusteluihin tai puheluihin.
