Tässä oppaassa opit, miten voit käyttää tietojen validoimista Google Sheetsissa luodaksesi pudotusvalikko-listoja. Pudotusvalikkojen luominen on erityisen hyödyllistä, kun haluat välttää syöttövirheet ja konsolidoida tietoja. Oletetaan, että työskentelet korkeakoulussa ja haluat yhdenmukaistaa opiskelijoiden opinto-ohjelmat. Tietojen validoimisen järkevällä käytöllä voit varmistaa, että syötteet ovat standardoituja ja konsolidoitavissa luettelossasi.
Tärkeimmät havainnot
- Tietojen validoiminen auttaa välttämään syöttövirheet ja pitämään tiedot johdonmukaisina.
- Pudotusvalikkojen avulla voit tarjota käyttäjille valikoiman ennalta määritettyjä arvoja.
- Voit mukauttaa tietojen validoimisen kieltämään manuaaliset syötteet ja näyttämään hyödyllisiä syötetiedotteita.
Askel askeleelta -opas
Askel 1: Tietojen validoimisen käyttöönotto
Aloittaaksesi tietojen validoimisen Google Sheetsissä, avaa Google Sheets. Siirry "Tiedot"-välilehteen ja klikkaa "Tietojen validointi". Tämä avaa uuden valintaikkunan, jossa voit tehdä haluamasi asetukset.
Askel 2: Valitse solualue
Valitse nyt solualue, jota haluat käyttää pudotusvalikko-listassa. Esimerkiksi voit valita solut B4:stä B32:een. Huomioi, että määrität oikean alueen tiedoillesi, koska se on ratkaisevan tärkeää myöhempien syöttöjen kannalta.
Askel 3: Kriteerien valinta
Valitse valintaikkunassa erilaisia kriteereitä tietojen validoimiseksi. Tämä tarkoittaa, että voit määrittää, minkä tyyppisiä syötteitä sallitaan. Voit valita luettelon tai luoda luettelon itse.
Askel 4: Luo oma lista
Jos haluat luoda oman listan pudotusvaihtoehdoille, kirjoita haluamasi merkinnät. Esimerkiksi "BW" liiketaloudelle, "WF" taloustiede ja informatiikka, sekä "WM" puhdasinformatiikka. Varmista, että luettelossa on kaikki asiaankuuluvat opinto-ohjelmat, jotta opiskelijat voivat tehdä oikean valinnan.
Askel 5: Näytä pudotusvalikko
Aktivoi vaihtoehto "Näytä pudotusvalikko soluissa". Klikkaa sitten "Tallenna". Kun lista on luotu, solussa näkyy pudotusvalikon symboli, joka mahdollistaa opiskelijoille valita vastaavan opinto-ohjelman.
Askel 6: Salli syötteiden hylkääminen
Varmistaaksesi, etteivät opiskelijat voi syöttää virheellisiä tietoja, voit hylätä syötön. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää itse syötettyjä arvoja, jotka eivät ole pudotusvalikossa. Palaa takaisin tietojen validointiin ja aktivoi vaihtoehto tämän toiminnon käyttämiseksi.
Askel 7: Lisää validoivaa ohjetekstiä
Hyvä tapa parantaa käyttäjän ohjausta on lisätä validoivaa ohjetekstiä. Tämä voi auttaa käyttäjiä tiedostamaan, mitä tietoja heidän pitäisi syöttää. Voit esimerkiksi määrittää ohjetekstinä "Klikkaa ja syötä arvo alueelta".
Askel 8: Levitä pudotusvalikot muihin soluihin
Jotta voit levittää luomasi pudotusvalikon listan muihin soluihin, voit ensin kopioida sen. Kopioi solut yhdistelmällä "Ctrl + C" ja valitse sitten kohdealue, klikkaa hiiren oikealla näppäimellä ja valitse "Tee valintojen validoimiskriteerit". Näin sinulla on nyt kaikissa haluamissasi soluissa pudotusvalinta ja ohjeteksti.
