Zoom-kokousominaisuudet: Viestintä kokouksessa

Tässä oppaassa opit kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää Zoom-kokouksen toiminnoista. Näytän sinulle, miten saat kokouksistasi kaiken irti aina ääni- ja videoasetusten käsittelystä osallistujien hallintaan ja vuorovaikutukseen. Hyödyntämällä näitä toimintoja voit varmistaa, että kokouksesi ovat tehokkaampia ja vuorovaikutteisempia.

Tärkeimmät opit

• Hallitse ääni- ja videoasetuksia tehokkaasti.
• Hyödynnä osallistujatietoja ja turvallisuusasetuksia.
• Ota käyttöön tai rajoita tiettyjä kokoustoimintoja, kuten näytön jakaminen ja chat.
• Ole vuorovaikutuksessa osallistujien kanssa reaktioiden ja yksityisviestien avulla.

Vaiheittainen opas

Aloitetaan perustoiminnoista. Yksi ensimmäisistä asioista, jotka sinun pitäisi tehdä kokoukseen astuessasi, on tarkistaa ääni- ja videoasetukset. Voit varmistaa, että mikrofonisi on mykistetty, kun et puhu, ja video on poistettu käytöstä, kun sitä ei tarvita.

Kun olet valmis puhumaan, voit aktivoida mikrofonin napsauttamalla mikrofonikuvaketta. Tämä näyttää, mikä mikrofoni on parhaillaan käytössä. Voit myös valita haluamasi kaiuttimen. Tämä tehdään järjestelmäasetuksissa, mikä tarkoittaa, että voit käyttää samoja ääniasetuksia kuin käyttöjärjestelmäsi. Jos sinulla on ongelmia sen kanssa, että joku ei kuule sinua, on mahdollisuus tehdä äänitesti.

Voit myös helposti poistaa kameran ja mikrofonin käytöstä. Jos haluat poistua kokouksesta ilman molempia ominaisuuksia, valitse "Jätä tietokoneen ääni" -vaihtoehto, jolloin sekä kamera että mikrofoni poistetaan käytöstä.

Kokouksen tiedot näkyvät kokouskäyttöliittymän vasemmassa yläkulmassa, mukaan lukien kokouksen tunnus, isäntä ja kutsulinkki. Voit kopioida nämä tiedot suoraan ja jakaa ne muiden osallistujien kanssa.

Toinen tärkeä elementti on odotushuone. Tässä voit valita, onko se aktivoitava vai ei. Jos odotushuone on aktiivinen, osallistujat voivat saapua ennen kokouksen virallista alkua ja odottaa, kunnes päästät heidät sisään. Tämä on erityisen hyödyllistä korkean turvallisuustason kokouksissa tai valvotussa pääsyssä.

Voit myös sallia tai estää näytön jakamisen. Tämä kannattaa asettaa etukäteen, jotta ei jaeta ei-toivottua sisältöä. Jos sallit keskustelun, osallistujat voivat myös viestiä ja esittää kysymyksiä kokouksen aikana.

Toinen mielenkiintoinen seikka on reaktiot, joita osallistujat voivat käyttää chatissa. Ne ovat hyödyllisiä välittömän palautteen saamiseksi kokousta keskeyttämättä. Joku voi esimerkiksi reagoida positiivisiin asioihin "peukulla ylös" tai "taputuksella".

Jos nyt avaat chatin, voit olla vuorovaikutuksessa osallistujien kanssa ja jakaa tärkeää tietoa tai resursseja.

Ei vähäpätöinen seikka on toiminto kokouksen lopettamiseksi. Voit joko jättää kokouksen itsellesi tai päättää kokouksen kaikille isäntänä. Tämä kannattaa kuitenkin tehdä vain, jos olet varma, että kaikki aiheet on käsitelty.

Jos napsautat kuvaa hiiren oikealla painikkeella, näyttöön tulee valikoima vaihtoehtoja, joiden avulla voit muokata profiilikuvaasi, muuttaa nimeäsi, käynnistää videon tai mykistää äänen.

Jos haluat olla vuorovaikutuksessa muiden osallistujien kanssa, voit napsauttaa muita ja lähettää viestin valikon kautta. Tämä sopii erinomaisesti yksityisviestien lähettämiseen kokousta keskeyttämättä.

Kun olet kokeillut kaikkia edellä mainittuja vaihtoehtoja ja tutustunut uusiin toimintoihin, kannattaa käyttää tilaisuutta hyväkseen ja antaa lyhyttä palautetta tai esittää kysymyksiä. Tämä voidaan tehdä kokouksen aikana, jotta varmistetaan, että kaikki huoneessa olevat saavat tarvitsemansa tiedot.

Yhteenveto

Zoom-kokousominaisuuksien ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää verkkokokousten onnistumisen kannalta. Sinulla on nyt yleiskuva käytettävissäsi olevista eri ominaisuuksista sekä ääni- ja videoasetusten, osallistujien hallinnan, chatin käytön ja näytönjakoasetusten tärkeydestä. Näiden tietojen avulla sinulla on hyvät valmiudet johtaa tehokkaita ja vuorovaikutteisia kokouksia ja parantaa viestinnän sujuvuutta.