Otsikot ja alatunnisteet
Tarvittaessa voit lisätä olemassa olevaan PDF-dokumenttiin jälkikäteen otsikot ja alatunnisteet, esimerkiksi sivunumerot ja päivämäärän.
Tätä varten avaa työkalupalkki ja napsauta sitten kategoriassa Sivut kohtaa Otsikko ja alatunniste ja sen jälkeen valitse vaihtoehto Lisää otsikko ja alatunniste.
Näytöllä, joka nyt avautuu, voit määrittää kaikki yksityiskohdat otsikoiden ja alatunnisteiden näyttämisestä.
Ensimmäinen vaihe on fontti ja koko. Nämä asetukset koskevat sekä otsikoita että alatunnisteita eivätkä ne ole erotettavissa toisistaan. Tarvittaessa voit mukauttaa myös fontin väriä asiakirjaan.
Alueella Marginaali oikealla ylhäällä voit määrittää tarkasti rivejen sivu- ja korkeussijainnit.
Acrobat tarjoaa sijoittaa tekstiä otsikkoon tai alatunnisteeseen vasemmalle, keskelle tai oikealle. Periaatteessa voit syöttää vapaasti tekstiä niihin tarkoitetuille kentille. Sivunumeroiden ja päivämäärän lisäämiseen napsauta ensin linkkiä Muoto sivunumeroille ja päivämäärälle. Valitse avautuvasta ikkunasta haluamasi esitystapa alasvetovalikoista ja vahvista valinnat painamalla OK.
Jos haluat lisätä päivämäärän ja/tai sivunumeron, napsauta ensin haluamaasi kohtaan hiirellä (esim. Alatunnisteteksti keskellä) ja sen jälkeen paina vastaavaa painiketta Sivunumero tai Lisää päivämäärä.
Linkin Sivualueen asetukset avulla voit myös määrittää, tuleeko otsikot ja alatunnisteet näkyviin kaikilla vai vain valituilla sivuilla. Esimerkiksi voit jättää kansilehden pois ja aloittaa vasta sivulta 2 tai määrittää vain parilliset tai parittomat sivut.
Esikatselu -alueella voit selata seuraavalle tai edelliselle sivulle pienellä alas- tai ylöspäin osoittavalla nuolella ja näet, miten otsikoiden ja alatunnisteiden elementtien sijoittelu näkyy.
Painettuasi OK otsikot ja alatunnisteet lisätään PDF-dokumenttiin. Jos huomaat niissä jotain muutettavaa, napsauta työkalupalkissa kohtaa Otsikko ja alatunniste ja sen jälkeen Päivitä. Tällöin avautuu tuttu asetusikkuna, jossa voit muokata tietojasi.
Jotta voit poistaa otsikoita tai alatunnisteita, napsauta työkalupalkissa vastaavaa kohtaa. Näin voit poistaa myös sellaiset otsikot, jotka on luotu esimerkiksi Microsoft Wordissa ja jotka haluat poistaa lopullisesta PDF-tiedostosta.
Taustan lisääminen
Toinen tapa rikastuttaa PDF-tiedostoja on lisätä niihin tausta. Napsauta työkalupalkissa kohtaa Sivut, sitten Tausta ja sen jälkeen Lisää tausta.
Avautuvassa ikkunassa voit napsauttamalla pientä neliötä valita värin taustalle. Jos haluat värin olevan hieman vaaleampi, voit säätää peittävyyttä arvolla.
Tulos näkyy heti esikatselussa.
Värin sijaan voit käyttää taustakuvana myös grafiikkaa. Valitse tällöin vaihtoehto Tiedosto ja etsi haluamasi tiedosto kohdasta Selaa. Voit vielä kääntää kuvaa sekä säätää peittävyyttä ja skaalausta. Alueella Sijainti voit määrittää tarkat sijoitusarvot suhteessa viitepisteeseen (Ylhäällä, Keskellä, Alhaalla). Linkin Sivualueen asetukset kautta voit määrittää tarkalleen, mihin sivuille nämä asetukset koskevat.
Vesileiman lisääminen
Erilaisesti kuin taustan lisäämisessä, Acrobat mahdollistaa vesileiman lisäämisen antamalla mahdollisuuden syöttää tekstiä.
Aktivoi tähän valinta Teksti ja kirjoita haluamasi lausunto. Kirjasinta voidaan muokata täysin toiveidesi mukaan, kääntää, skaalata, sijoittaa ja säätää peittävyyttä. Lisäksi voit määrittää, sijoitetaanko vesileima etu- vai taustalle sivulle.
Vaihtoehtoisesti voit käyttää tekstiin myös uudelleen grafiikkaa vesileimassa. 
Voit muokata jo lisättyjä taustoja ja vesileimoja jälkikäteen valitsemalla Päivitä työkalupalkista tai poistaa ne PDF-tiedostosta valitsemalla Poista.
Lisää kerrokset
Tiedostoa voidaan lisätä myös ylimääräisenä kerroksena PDF-tiedostoon. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi kirjelomakkeilla, joissa ensin luodaan vain teksti…
…ja sen jälkeen tulostetaan toimistotulostimella esitulostetulle kirjepaperille.
Kun kirjelomake tulostetaan, vain tekstikerros on näkyvissä, kun taas sähköpostitse lähetettäessä molemmat kerrokset näkyvät.
Lisää kerros valitsemalla haluttu tiedosto kerrosnavigointipalkki näkyvissä ja painamalla Lisää kerroksena -painiketta Asiakirjan asetukset -kohdassa.
Etsi haluttu tiedosto kerrosta varten ja nimeä se Tuontiasetukset -kenttään. Tarvittaessa voit muokata myös Peittoasteen.
Kun olet valmis, napsauta OK ja kerros on käytettävissä asiakirjassa ja sitä voidaan halutessasi piilottaa tai näyttää.
Luo kirjanmerkkejä
Suuremmissa asiakirjoissa kirjanmerkit tarjoavat suurta hyötyä helpottaen navigointia asiakirjassa. Yleensä nämä kirjanmerkit luodaan jo taittovaiheessa.
Jos kirjanmerkkejä ei kuitenkaan ole olemassa, voit luoda omat kirjanmerkkisi Acrobatissa jälkikäteen. Sinulla on käytettävissäsi kaksi tapaa:
- Korostat kappaleotsikon tekstin valintatyökalulla ja napsautat sitten navigointi-ikkunassa Uusi kirjanmerkki. Tällöin korostettu teksti otetaan automaattisesti kirjanmerkiksi.
- Et korosta mitään kyseisellä sivulla ja napsautat Uusi kirjanmerkki. Sinun on annettava oma nimi kirjanmerkille.
Luo hierarkia luomalla ensin kirjanmerkki alimpaan kirjaimeen ja vedä se sitten painamalla vasenta hiiren painiketta ylöspäin yläosaan. Acrobat esittää luonnostelun visuaalisesti ja siten loogisesti jäljitettävänä.
Oikealla hiiren painikkeella voit nimetä kirjanmerkit jälkikäteen tai muokata kirjoitustapaa. Napsauttamalla pientä roskakorikuvaketta tarpeettomia kirjanmerkkejä voidaan myös poistaa helposti.
Bates-numerointi
Joissakin tapauksissa eri PDF-dokumentteja ei tule yhdistää yhdeksi PDF-tiedostoksi säilyttääkseen niiden itsenäisyyden, mutta ne tulisi silti liittää muiden asiakirjojen kanssa näkyväksi ja loogisesti johdonmukaiseksi kokonaisuudeksi. Tässä tapauksessa käytetään niin kutsuttua Bates-numerointia. Acrobat vastaa tähän sähköisen tiedonhallinnan tarpeeseen työkalulla Bates-numerointi.
Käyttääksesi tätä työkalua napsauta työkalupalkissa Sivut -otsikon alla Bates-numerointi>Lisää Bates-numerointi.
Valitse avautuvasta ikkunasta Lisää tiedostot ja valitse tarvittavat tiedostot tietokoneeltasi. Järjestyksen voit määrittää napsauttamalla ylös tai alas -painiketta.
Kun olet tehnyt nämä esiasetukset, napsauta OK. Avautuvassa otsikko- ja alatunnisteikkunassa näet nyt sovelluksessa Lisää sivunumero sijasta painikkeen otsikolla Lisää Bates-numero. Napsauta sitä avataksesi dialogin, jossa voit määrittää lisäasetuksia kuten Numerojen määrä, Aloitusnumero sekä Etuliite tai Takaliite tietylle tapahtumalle. Voit myös lisätä tarvittaessa päivämäärän.
Alla voit tarkistaa näiden asetusten tuloksen esikatselun avulla.
Napsauttamalla OK luodut otsikot tai alatunnisteet lisätään valittuihin asiakirjoihin. Numerointi kasvaa loogisesti dokumenttien välillä.
Voit poistaa numeroinnin tarvittaessa valitsemalla Bates-numerointi>Poista joko yhdestä tai useammasta asiakirjasta. Lisätyn päivämäärän voit poistaa toisessa vaiheessa valitsemalla Otsikko ja alatunniste>Poista.
