Pivot-taulukot Excelissä: Tietojen käsittely ja vienti

Tervetuloa tähän kattavaan ohjeeseen, jossa opit kaiken tietojen käsittelystä, järjestämisestä ja Excel-ohjelman pivot-taulukoiden viennistä. Pivot-taulukot ovat tehokas työkalu datan analysointiin ja visualisointiin. Tämä ohje johdattaa sinut viimeisiin vaiheisiin projektissa, jossa opit luomaan ja muokkaamaan pivot-taulukoita, jotta voit jalostaa raakadatasta arvokasta informaatiota. Ohjeen lopussa osaat käsitellä ja esittää tietojasi ammattimaisesti.

Tärkeimmät havainnot

• Opit jalostamaan dataa Excelissä.
• Saat selville, miten pivot-taulukoita voidaan järjestää tietyin kriteerein.
• Data vienti pivot-taulukoista selitetään vaihe vaiheelta.
• Ryhmittelyt auttavat datan selkeyttämissä.

Askel askeleelta -ohje

Ensinnäkin on lisättävä raakadata Excel-dokumenttiin. Tämä on helppoa: siirry taulukkoon, jossa datat on tallennettu. Valitse sitten "Taulukkotyökalut" ja valitse "Pivot-taulukko". Tämä avaa uuden työkirjan, jossa voit luoda pivot-taulukon.

Määritä sitten alue, johon haluat sijoittaa pivot-taulukon. Esimerkissämme numerot sijoitetaan rivin 5 ympärille. Analysoidaksesi liikevaihtotietoja tehokkaasti, vedät logistiikkaryhmät pivot-taulukon rivi-osiin. Tässä vaiheessa on tärkeää muotoilla arvot normaalisti, jotta ne näytetään numeroina tuhatererottimen kanssa.

Järjestä avattu data helposti ja selkeästi. Tämä onnistuu "Data"-välilehdeltä. Valitse sieltä "Nouseva järjestys". Tämä tuo pienimmän liikevaihdon analyysisi kärkeen, mikä auttaa sinua tulkitsemaan dataa nopeammin.

Seuraavaksi haluamme ryhmitellä datat paremmin analysointia varten. Ensiksi tarkistamme, kuinka monta arvoa meillä on. Esimerkissämme tämä voidaan tehdä yhdistelmällä "Ctrl + Shift + nuoli ylös". Tällä tavoin selvitetään, että meillä on kaikkiaan 598 arvoa. Niitä voidaan tasata jakamalla tämä luku 2:een ja saada näin kaksi ryhmää, joissa on 299 arvoa kumpikin.

Merkkaa ensimmäiset 299 arvoa muodostaaksesi ensimmäisen ryhmän. Sitten klikkaa "Valinta ryhmittele". Näin järjestät arvot selkeään rakenteeseen. Toinen ryhmä muodostetaan samalla tavalla valitsemalla jäljellä olevat arvot ja klikkaamalla "Valinta ryhmittele". Näin sinulla on kaksi ryhmää, jotka helpottavat liikevaihtojen analysointia merkittävästi.

Nyt siirrytään seuraavaan tehtävään: datan vientiin. Haluat viedä tulokset eri maihin. Tämä tehdään myös uudella pivot-taulukolla, jonka luot uudelleen "PivotTable yhteenveto" -toiminnolla. Valitse tulostusalue ja raahaa yksittäiset alueet uuden pivot-taulukon rivinäkymään. Nyt voit analysoida liikevaihtoja jokaiselle maalle erikseen.

Jotta voit luoda yksityiskohtaisia raportteja yksittäisille maille, kaksoisklikkaa liikevaihtoarvoja pivot-taulukossa. Tämä avaa yksityiskohtaisen näkymän, jossa kaikki olennaiset tiedot listataan, mukaan lukien liikevaihto, kulut ja muut ulottuvuudet. Voit nimetä raportit uudelleen lisätäksesi selkeyttä.

Toista tämä prosessi muille maille ja nimetä vastaavat raportit. Tämä menetelmä mahdollistaa räätälöityjen tietojen luomisen eri osastoille organisaatiosi sisällä. Työtoverisi voivat helposti saada tarvitsemansa raportin heidän analyysiaan varten.

Jos haluat erottaa halutut tiedot tietystä maasta, merkitse kyseiset numerot ja voit viedä ne joko uuteen työkirjaan tai uuteen Excel-työkirjaan. Näin voit välittää nämä tiedot muille osastoille.

Lopuksi haluamme tiivistää luodut raportit. Hyödynnä mahdollisuus yhdistää oletusarvoisesti taulukkona muotoillut tiedot uuteen pivot-taulukkoon. Tällä tavalla voit nopeasti tiivistää kaikki tarvittavat tiedot yksittäisistä maista.

Olet nyt onnistuneesti suorittanut kaikki tehtävät. Käy vielä kerran läpi vaiheet vahvistaaksesi tietosi ja kehittyäksesi Excelin pivot-taulukoiden asiantuntijaksi. Oli ilo opastaa sinua tämän oppitunnin läpi ja toivon, että sait paljon hyödyllistä tietoa tästä oppaasta.

Yhteenveto

Tässä oppaassa olet oppinut menetelmän tietojen valmisteluun, järjestelyyn ja pivot-taulukoiden vientiin Excelissä. Näillä taidoilla voit analysoida ja esittää tietoja tehokkaasti.