Luoda ja tallentaa Excel-tiedostoja

Excel on yksi olennaisista työkaluista monille, oli kyseessä sitten toimisto- tai yksityiskäyttö. Tiedostojen tallentaminen ja uudelleen avaaminen ovat perustaitoja, joita sinun tulisi hallita. Kun omaksut nämä taidot, helpotat työtäsi ja estät datan menetyksen. Tässä oppaassa opit vaiheittain, kuinka luot, tallennat ja hyödynnät Excel-tiedostoja sekä käytät automaattisen palautustoiminnon.

Tärkeimmät oivallukset

• Excel-tiedostojen tallentaminen on olennaista datan menetyksen välttämiseksi.
• Voit valita erilaisia tallennuspaikkoja, kuten paikalliset levyt ja pilvipalvelut.
• Automaattinen palautustoiminto auttaa varmistamaan työsi turvallisuuden järjestelmän kaatuessa.
• Säännöllinen manuaalinen tallentaminen on suositeltavaa, erityisesti laajojen muutosten yhteydessä.

Askel askeleelta -opas

Uuden Excel-tiedoston luominen

Aloitetaan uudella tyhjällä Excel-tiedostolla. Avaa Excel ja luo uusi dokumentti. Voit esimerkiksi antaa tyhjälle tiedostolle nimen ”Testitiedosto” ja lisätä joitakin tietoja siihen.

Tiedoston tallentaminen

Työsi tallentamiseksi klikkaa ”Tiedosto” Excelin ylävasemmassa kulmassa. Sieltä löydät vaihtoehdot ”Tallenna” ja ”Tallenna nimellä”. Valitse ”Tallenna nimellä” valitaksesi tallennuspaikan.

Tallennuspaikan valinta

Kun valitset ”Tallenna nimellä”, avautuu ikkuna, jossa voit valita haluamasi tallennuspaikan. Voit tallentaa tiedoston paikallisesti tietokoneellesi tai pilveen, kuten OneDriveen. Valitse tälle ohjeelle tallennuspaikka ”Tämä PC” ja sen jälkeen ”Työpöytä”.

Tiedoston nimeäminen

Sinua pyydetään nyt antamaan tiedostollesi nimi. Voit esimerkiksi kutsua sitä ”ensimmäinen testitiedosto”. Tämä auttaa sinua löytämään tiedoston helpommin myöhemmin.

Tiedostotyypin valinta

Tässä vaiheessa voit myös valita tiedostotyypin. On suositeltavaa pitää nykyinen vakiotyyppi eli Excel-työkirja (.xlsx). Muut vaihtoehdot ovat pääasiassa erityiskäyttöä varten, jota aloittelijana et ehkä tarvitse.

Kirjoittaja ja lisäasetukset

Voit myös lisätä tiedostoon kirjoittajan ja muita metatietoja, kuten otsikon ja tunnisteita, jotta voit helpommin kategorisoida tiedoston. Nämä tiedot ovat erityisen hyödyllisiä, jos paljon tiedostoja on käytössä.

Automatisoitu tallennustarkistus

Tarkastellaan nyt automaattista tallennustoimintoa. Palaa ”Tiedosto”-valikkoon ja valitse ”Asetukset”. Sieltä löydät ”Tallenna”-vaihtoehdon, jonka avulla voit määrittää automaattisen tallennuksen ajastimet. Voit asettaa Excelin luomaan tallennuspisteen joka 10. minuutti.

Manuaalinen tallentaminen

Laajojen muutosten yhteydessä on suositeltavaa tallentaa manuaalisesti säännöllisesti. Lehdessä on pieni nopean pääsyn symboli, jota voit käyttää tallentaaksesi tiedoston yhdellä napsautuksella. Se on nopeaa ja tehokasta, ja varmistaa että sinulla on aina viimeisimmät muutokset tallessa.

Yhteenveto

Oikealla tavalla tallentamalla ja hallinnoimalla Excel-tiedostojasi voit välttää datan menetyksen sekä tehostaa tuottavuuttasi. Hyödynnä kuvailtuja tallennusvinkkejä ja opettele käyttämään automaattista palautusta suojataksesi työsi optimaalisesti.