Excel on välttämätön työkalu, kun on kyse tietojen tehokkaasta järjestämisestä ja hallinnasta. Säännöllisissä toistuvissa tehtävissä manuaalinen tietojen syöttö voi kuitenkin nopeasti muuttua aikaa vieväksi ja virhealttiiksi. Jos sinun täytyy usein syöttää samoja tietoja, kuten jäsenten tai kaupunkien nimiä, on järkevää luoda omia täyttölistoja. Tässä oppaassa opit, kuinka luot omia täyttölistoja Excelissä muutamassa vaiheessa helpottaaksesi työskentelyäsi merkittävästi.
Tärkeimmät oivallukset
- Omat täyttölistat Excelissä säästävät aikaa ja minimoivat virheet.
- Täyttölistojen luominen tapahtuu Excelin asetuksista kohdasta "Mukautetut listat".
- Täyttölistoja voidaan lisätä, muokata tai poistaa milloin tahansa.
Vaihe 1: Excelin avaaminen ja listan luominen
Ensinnäkin avaa Excel ja mieti, mitä tietoja tarvitset jatkossa usein. Tässä esimerkissä käytämme jäsenistön listaa, joka koostuu nimistä: Anna, Peter, Bettina, Jennifer, René, Heinz ja David. Tätä listaa käytät myöhemmin testataksesi täyttötoimintoa.
Vaihe 2: Excelin asetusten mukauttaminen
Täyttölistojen luomiseksi sinun tulee siirtyä Excelin asetuksiin. Siirry valitsemalla "Tiedosto" näytön vasemmassa yläkulmassa ja valitse "Asetukset". Uusi ikkuna avautuu, jossa voit mukauttaa Excelin täydet toiminnot.
Vaihe 3: Etsi mukautetut listat
Asetukset-ikkunasta vasemmalta löydät useita kategorioita. Valitse "Kehittyneet". Selaa sitten alaspäin osioon "Mukautetut listat". Tämä kategoria on usein hieman piilossa, mutta sieltä löydät tarvittavat asetukset täyttölistojasi varten.
Vaihe 4: Uuden listan lisääminen
Nyt on aika lisätä listaasi. Valitse "Lisää uusi tieto". Tähän voit syöttää aiemmin kirjoittamasi jäsenten nimet tekstikenttään. Varmista, että syötät ne samassa järjestyksessä kuin aiot käyttää niitä.
Vaihe 5: Listan tuominen
Tuo lista valitsemalla alue, jossa jäsenten nimet ovat (esim. A3-A9) ja valitse "Lisää". Näet, että lista ilmestyy nyt yleiskuvaan. Jos haluat lisätä muita jäseniä, voit syöttää ne myös tekstikenttään ja valita uudelleen "Lisää".
Vaihe 6: Täyttölistan käyttö
Nyt kun olet lisännyt täyttölistan, voit käyttää sitä suoraan Excelissä. Esimerkiksi kirjoittaessasi nimen "Heinz" soluun, Excel tarjoaa automaattisesti seuraavat nimet täyttölistastasi. Voit siirtää ne nopeasti muihin soluihin vetämällä pientä neliötä solun alareunassa.
Vaihe 7: Listan muokkaaminen ja poistaminen
Jos haluat päivittää tai poistaa listan jossain vaiheessa, siirry uudelleen kohtaan "Tiedosto" – "Asetukset" – "Kehittyneet" ja selaa kohtaan "Mukautetut listat". Valitse listasi, jota haluat muokata, ja valitse "Poista", jos et enää tarvitse sitä.
Vaihe 8: Listan uudelleentuonti
Jos tarvitset listaa tulevaisuudessa uudelleen, se ei ole ongelma. Voit palata uudelleen mukautettujen listojen luokse ja valittuasi alueen A3-A9 voit tuoda listan takaisin milloin tahansa.
Vaihe 9: Sovellus muihin tietoihin
Jäsenien nimien lisäksi voit muuntaa myös muita tietoja, kuten kaupungin nimiä tai tuotteita listaksi. Toiminto on sama ja voit luoda lukuisia täyttölistoja eri tarkoituksiin.
Yhteenveto
Oman täyttölistan luominen Exceliin on tehokas tapa syöttää toistuvia tietoja nopeasti ja lisätä tuottavuutta. Tämän oppaan kuvauksessa esitetyillä vaiheilla voit luoda, muokata tai poistaa täyttölistoja helposti tarpeen mukaan.
Usein kysytyt kysymykset
Miten lisään uuden täyttölistan?Sinun täytyy siirtyä Excelin asetuksiin, valita osio "Mukautetut listat" ja lisätä uusi lista sinne.
Voinko poistaa listan?Kyllä, se on mahdollista. Siirry yksinkertaisesti takaisin "Mukautetut listat" ja poista haluamasi lista sieltä.
Kuinka monta täyttölistaa voin luoda?Siinä ei ole kiinteää rajoitusta, voit luoda niin monta listaa kuin tarvitset.
Voinko muokata olemassa olevia listoja?Kyllä, voit milloin tahansa muokata olemassa olevia listoja Excelin asetuksien kautta.
