Excel on monipuolinen työkalu datan käsittelyyn. Erityisen hyödyllistä on mahdollisuus linkittää tietoja eri Excel-tiedostojen välillä. Tässä oppaassa opit luomaan ulkoisia Excel-tiedostoviittauksia ja työskentelemään tehokkaasti useiden tiedonlähteiden kanssa.
Tärkeimmät havainnot
- Ulkoiset Excel-tiedostoviittaukset mahdollistavat datan keskitetyn tallentamisen ja siihen silti pääsyn eri tiedostoista.
- Muutokset yhdessä lähteessä vaikuttavat automaattisesti kaikkiin linkitettyihin tiedostoihin, kun nämä ovat avoinna.
- Excel pystyy päivittämään linkitykset automaattisesti, mikä säästää aikaa ja vaivaa.
Askel askeleelta -opas
Askel 1: Uuden Excel-tiedoston luominen
Aluksi sinun on luotava uusi Excel-tiedosto, johon tuot arvot. Avaa Excel-ohjelma ja valitse "Uusi" ja sitten "Tyhjä työkirja".
Askel 2: Tietojen valmistelu
Kopioi nyt korkotiedot alkuperäisestä tiedostosta. Valitse solut, jotka sisältävät tarvittavat arvot, ja paina Ctrl + C kopioituaksesi ne. Siirry sitten uuteen työkirjaan ja liitä tiedot sisään painamalla Ctrl + V.
Askel 3: Tiedostonimeä ja tallennuspaikka
Nimeä uusi tiedosto nimellä "Korot 2016" ja tallenna se helposti saataville paikalle, kuten työpöydälle. Varmista, että tallennat tiedoston Excel-muodossa.
Askel 4: Alkuperäisen lehden valmistelu
Mene takaisin alkuperäiseen tiedostoon ja poista työskentelyssä käyttämäsi taulukko. Näin varmistat, että työskentelet vain tarvittavien arvojen kanssa etkä turhien linkitysten tai tietojen jäänteiden kanssa.
Askel 5: Linkityksen luominen uuteen tiedostoon
Käyttääksesi korkoja uudestaan tallennetusta tiedostosta, siirry soluviittaukseen nykyisessä tiedostossasi. Aloita oikealla hiiren painikkeella klikkaamalla solua, johon haluat viittauksen lisätä. Valitse "Liitä kaava" ja navigoi "Korot 2016" -tiedostoon, jonka äskettäin loit.
Askel 6: Soluviitteen lisääminen
Kun avaat taulukon "Korot 2016", voit valita tietyn solun (esim. A2), joka sisältää haluamasi arvon. Kun olet valinnut solun, napsauta "OK" tai paina "Enter" luodaksesi viittauksen.
Askel 7: Soluviitteiden muokkaaminen
Kun soluviite on lisätty, huomaat, että Excel asettaa sen absoluuttisena arvona. Voit muuttaa tätä muuttamalla viitteen suhteelliseksi arvoksi kaavion alueella helpottaaksesi käsittelyä muissa soluissa.
Askel 8: Auto täyttäminen
Käytä Excelin automaattitäyttötoimintoa kaavojen siirtämiseen muihin soluihin. Vedä pientä neliötä valitun solun kulmassa alaspäin toistuaksesi perusmallit.
Askel 9: Viittaukset muihin taulukoihin
Jos haluat lisätä toisen taulukon vuodelle 2015, luo uusi lehti ja toista yllä mainitut vaiheet uusien arvojen lisäämiseksi "Korot 2015" -tiedostosta. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden vertailla eri korkotietoja keskenään.
Askel 10: Linkitysten päivittäminen
Muista tallentaa kaikki dokumentit. Jos teet muutoksia "Korot 2016" tai "Korot 2015" -tiedostoihin, varmista, että avaat pääasiallisen tiedoston, joka sisältää kaikki linkitykset, saadaksesi uusimmat tiedot.
Yhteenveto
Tässä oppaassa olet oppinut erilaisia vaiheita Excel-tiedostojen välisen linkityksen luomiseen. Voit nyt keskittää tietosi ja käyttää niitä tehokkaasti, mikä helpottaa huomattavasti työtäsi. Muista päivittää tiedostot säännöllisesti pysyäksesi ajan tasalla viimeisimmistä muutoksista.
