Excel -toimintojen käyttö saattaa aluksi tuntua ylivoimaiselta, erityisesti kun kyse on tietojen tarkasta suodattamisesta tai etsimisestä. Yksi yleisimmistä ja hyödyllisimmistä Excel -toiminnoista on VERT.HAKU eli vlookup Suomeksi. Tämä toiminto mahdollistaa tiettyjen tietojen eristämisen suurista tietomääristä ilman manuaalista etsintää. Tässä oppaassa näytän, miten käytät VERT.HAKU -toimintoa tehokkaasti, esimerkiksi laskunumeroiden erottamiseksi laajasta luettelosta ja relevanttien tietojen näyttämiseksi.
Tärkeimmät havainnot
- VERT.HAKU mahdollistaa tiettyjen arvojen etsimisen ja palauttamisen luettelosta.
- VERT.HAKU:n käyttämiseksi tarvitset etsimen sekä matriisin, josta haluat noutaa tietoja.
- Toiminto mahdollistaa tarkan ja epätarkan vastaavuuden löytämisen.
Askel askeleelta -opas
1. Ymmärrä VERT.HAKU -toiminnon perusteet
Ensinnäkin sinun on ymmärrettävä, mitä VERT.HAKU todella tekee. Tämä toiminto käy läpi annetun matriisin ensimmäisen sarakkeen ja etsii tiettyä arvoa, jotta se voi palauttaa toisen sarakkeen arvon samasta rivistä.
2. Luo esimerkkidataa
Avaa Excel-työkirja ja luo esimerkkilaskentataulukko laskunumeroille, yritysnimille, laskutusosoitteille, nettomäärille ja käyttötarkoituksille. Varmista, että tämä taulukko on rakenteeltaan oikea, jotta VERT.HAKU toimii oikein.
3. Määritä etsimiskriteeri
Valitse kenttä, johon haluat syöttää laskunumeron. Esimerkiksi voit syöttää laskunumeron "007" suoraan soluun, joka toimii hakukriteerinä.
4. Syötä VERT.HAKU -toiminto
Mene soluun, jossa kyseinen yritysnimi pitäisi näkyä, ja aloita syöttämällä "=VERT.HAKU(". Määritä tässä hakukriteerisi, joka liittyy laskunumeroon, sekä matriisi, jonka haluat selata.
5. Määritä viittaus
Nyt sinun täytyy määrittää viittaus hakukriteeriisi. On tärkeää asettaa solu, jossa laskunumero on, absoluuttiseksi viittaukseksi, jotta tämä arvo ei muutu kopioitaessa. Voit tehdä tämän painamalla "F4"-näppäintä.
6. Valitse matriisi
Valitse tämän jälkeen matriisi, josta Excelin on etsittävä laskunumeroa. Matriisin tulisi sisältää kaikki asiaankuuluvat sarakkeet, joista haluat noutaa tietoja.
7. Ilmoita sarakkeen indeksi
Kun olet valinnut matriisin, ilmoita sarakkeen indeksi. Esimerkiksi, jos laskunumero on ensimmäisessä sarakkeessa ja haluat palauttaa yritysnimen toisesta sarakkeesta, ilmoita arvo "2".
8. Määritä vastaavuus
Nyt sinun on päätettävä, haluatko löytää likimääräisen vai tarkan vastaavuuden. Tarkan haun tapauksessa syötä "0". Tällä tavoin saadaan vain tarkka vastaavuus laskunumerolle.
9. Toiminnon viimeistely
Vahvista syöttö painamalla "Enter". Syötettyäsi VERT.HAKU:n pitäisi nyt näyttää vastaava yritysnimi laskunumerolle "007".
10. Hyödynnä automaattista täyttöä
Voit hyödyntää automaattista täyttötoimintoa käyttääksesi VERT.HAKU -toimintoa muihin laskunumeroihin samassa kentässä. Muista säätää haluamiesi tietojen (esim. laskutuspäivä, nettomäärä) sarakkeenindeksiä vastaavasti.
11. Aseta tiedostomuodot
Mikäli näytetyt tiedot eivät esiinny halutussa muodossa (esim. päivämäärät ja rahamäärät tulisi näyttää oikein), muuta solujen muotoilua vastaavasti valitsemalla oikea muoto.
12. Testaa eri laskutusnumeroilla
Testaa toimintoa syöttämällä muita laskutusnumeroita hakukenttään. Huomaat, että muut tiedot päivittyvät automaattisesti.
13. SVERWEIS:n soveltaminen käytännössä
Muista, että voit käyttää SVERWEIS-toimintoa luodaksesi käyttäjäystävällisen hakukentän Excel-dokumenttiisi. Tämä mahdollistaa sinun tai käyttäjien löytää ja näyttää relevantit tiedot nopeasti ilman suurten tietomäärien selailua.
14. Seuraavat askeleet
Seuraavassa luvussa voit oppia kuinka SVERWEIS:ia voidaan käyttää yhdessä vertailuoperaattorien kanssa dynaamisten hakuoperaatioiden suorittamiseen. Tämä voi laajentaa toiminnon sovellusaluetta ja helpottaa sopeutumista erilaisiin tietueisiin.
Yhteenveto
SVERWEIS on tehokas työkalu Excelissä, jonka avulla voit suodattaa tietoja tarkasti laajoista taulukoista. Selventämällä tietojesi rakennetta ja oikein soveltamalla SVERWEIS-toimintoa voit helpottaa tärkeiden tietojen hallintaa. Kokeile eri SVERWEIS-toiminnon asetuksia hyödyntääksesi sen täydet mahdollisuudet.
Usein kysytyt kysymykset
Miten SVERWEIS-toiminto toimii Excelissä?SVERWEIS-toiminto etsii taulukosta hakukriteerin ensimmäisestä sarakkeesta ja palauttaa arvon saman rivin määrätyltä sarakkeelta.
Voiko SVERWEIS-toimintoa käyttää myös muissa taulukoissa?Kyllä, voit asettaa SVERWEIS-toiminnon hakemaan tietoja muista taulukoista, kunhan viittaat taulukkoon oikein.
Mikä tapahtuu, jos laskunumeroa ei löydy?Jos laskunumeroa ei löydy, toiminto palauttaa virhearvon. Voit ottaa tämän huomioon virheiden käsittelyssä Excelissä.
Pitäisikö matriisin olla järjestetty nousevaan järjestykseen?Tarkkaa vastaavuutta varten järjestys ei ole tarpeellinen, mutta suuntaa antavia vastaavuuksia varten ensimmäisen sarakkeen tulisi olla järjestetty nousevassa järjestyksessä.
Kuinka voin soveltaa SVERWEIS:iä automaattisesti muihin soluihin?Voit käyttää Automaattitäyttö-toimintoa soveltamaan SVERWEIS:iä automaattisesti muihin soluihin vetämällä kaavan alaspäin.
