Excelin solujen tietojen tarkistus

Excel on tehokas työkalu, joka auttaa sinua ei vain tietojen järjestelyssä, vaan myös tietojen eheyden varmistamisessa. Keskeinen toiminto tässä on tietojen tarkistus, jonka avulla voit asettaa rajoituksia soluille välttääksesi virheelliset syötteet. Tässä ohjeessa näytän sinulle, miten voit hyödyntää tätä toimintoa tehokkaasti varmistaaksesi, että vain oikeat tiedot syötetään.

Tärkeimmät havainnot

• Voit määrittää syötelogiiat soluille Excelissä.
• Tietojen tarkistus auttaa näyttämään virheilmoituksia virheellisistä syötteistä.
• Sinulla on mahdollisuus tarkistaa tiedot tiettyjen muotojen, kuten päivämäärän, numeron tai ajan, avulla.

Vaiheittainen ohje

Vaihe 1: Esimerkkitiedoston avaaminen

Ennen kuin aloitamme asetukset, avaa esimerkkitiedosto "tietojen tarkistusesimerkki.xlsx". Tämä tiedosto sisältää joitain kysymyksiä, joita käytämme tietojen tarkistamiseen.

Vaihe 2: Solun valitseminen tietojen tarkistamiseen

Keskity kysymykseen "Oletko yli 18-vuotias?". Tähän kysymykseen pitäisi olla sallittu vain vastaukset "Kyllä" tai "Ei". Valitse solu, johon tämä vastaus syötetään.

Vaihe 3: Tietojen tarkistuksen aktivointi

Mene nyt ylävalikon "Tiedot" -välilehteen ja etsi "Tietotyökalut". Klikkaa "Tietojen tarkistus". Tämän jälkeen avautuu uusi ikkuna tietojen tarkistuksen määritysvaihtoehtoja varten.

Vaihe 4: Syötelogiikan määrittäminen

Tietojen tarkistusikkunassa valitse "Sallittu" -kohdasta vaihtoehto "Lista". Täällä voit joko valita solualueen, jossa sallitut vastaukset ovat, tai syöttää arvot suoraan: "Kyllä, Ei". Klikkaa "OK". Näin olet luonut pudotusvalikon syöttöä varten.

Vaihe 5: Syöttöviestin lisääminen

Antaaksesi käyttäjille vihjeen syötössä, voit lisätä syöttöviestin. Aktivoi "Syöttöviesti" -välilehti samassa ikkunassa ja kirjoita otsikko ja vastaava viesti, esimerkiksi "Ilmoita, oletko yli 18-vuotias?".

Vaihe 6: Virheviestin määrittäminen

Varmistaaksesi, että virheelliset syötteet havaitaan, vaihda "Virheviesti" -välilehdelle. Täällä voit määrittää otsikon ja viestin virheilmoitukselle, joka näytetään, jos joku syöttää jotain muuta kuin "Kyllä" tai "Ei". Klikkaa jälleen "OK" ottaaksesi kaikki asetukset käyttöön.

Vaihe 7: Syntymäpäivän määrittäminen

Nyt haluamme määrittää syötteen syntymäpäivälle. Valitse solu syntymäpäivälle ja mene taas "Tiedot" ja sitten "Tietojen tarkistus". Valitse täällä "Päivämäärä" kohdasta "Sallittu" ja määritä päivämäärän vaatimukset. Voit esimerkiksi asettaa minimipäivämääräksi 1.1.1900 ja maksimipäivämääräksi tämä päivä.

Vaihe 8: Syötteen vihjeen lisääminen päivämäärälle

Täällä voit myös lisätä syöttöviestin, joka kehottaa käyttäjiä syöttämään syntymäpäivänsä. Tämä voisi olla esimerkiksi: "Syötä syntymäpäiväsi (vähimmäisikä 18 vuotta)".

Vaihe 9: VIP-jäsenyyden hinnan määrittäminen

Seuraava solu koskee VIP-jäsenyyden kustannuksia. Aseta tietojen tarkistus siten, että hyväksytään vain kokonaislukuja 150 ja 200 euron välillä.

Vaihe 10: Määritä erikoisalennukset VIP-asiakkaille

Samaan tapaan kuin aiemmin, voit nyt lisätä mahdollisuuden syöttää erikoisalennuksia desimaalilukuina, jotka vaihtelevat 10 %:n (0,1) ja 30 %:n (0,3) välillä.

Vaihe 11: Määritä aloitusaika työtunneille

Syötä työaikojen syöttämiseksi oikeaan soluun, valitse "Aika" tietojen tarkistuksesta ja aseta syötteet välille klo 6 ja klo 8.

Vaihe 12: Määritä virheilmoitukset työaikoille

Voit myös määrittää virheilmoitukset, jotka varoittavat, kun syötetty aika on määritetyn alueen ulkopuolella.

Yhteenveto

Tässä oppaassa opit, miten Excelin tietojen tarkistustoiminnon avulla voit varmistaa, että vain kelvollisia tietoja syötetään soluihisi. Tämä vähentää virheiden mahdollisuutta ja varmistaa tasaiset tiedot Excel-luetteloissasi.