Kun työskentelet pitkien tuoteluetteloiden parissa, on ratkaisevan tärkeää välttää kaksoiskappaleita. Olipa kyse sitten tuotenumerosta, elokuvien otsikoista tai monista muista tiedoista – kaksinkertaisia arvoja tulisi torjua jo datan syöttövaiheessa. Tässä oppaassa opit, miten voit helposti asettaa tietojen tarkistuksen käyttöön Excelissä, jotta varmistat, että jokaista tuotetta syötetään vain kerran.
Tärkeimmät oivallukset
- Tietojen tarkistus on hyödyllinen työkalu kaksoiskappaleiden estämiseksi Excelissä.
- Toiminnolla "LASKE.JOS" voit tarkkailla koko saraketta tarkasti.
- Voit päättää, haluatko saada vain varoituksia vai estääkö kaksinkertaisen arvon syöttämisen kokonaan.
Vaiheittainen opas
Vaihe 1: Tietojen tarkistuksen aktivointi
Ensinnäkin sinun tulee valmistella sarake, jossa haluat estää kaksinkertaiset arvot. Merkitse koko sarake, esimerkiksi sarake A.
Vaihe 2: Tietojen tarkistuksen löytäminen
Mene sitten "Data" -välilehteen yläreunassa olevassa valikossa. Sieltä löydät vaihtoehdon "Data Validation". Klikkaa sitä avataksesi valintaikkunan.
Vaihe 3: Valita mukautetut asetukset
Tietojen tarkistusvalintaikkunassa voit nyt määrittää, millaisia syötteitä sallitaan. Valitse "Custom" hyväksyttävistä vaihtoehdoista.
Vaihe 4: Syötä tarkistuskaava
Nyt sinun tulee syöttää seuraava kaava tunnistaaksesi kaksoisarvot: =LASKE.JOS(A:A;A1)=1. Tämä ohjeistaa Exceliä etsimään koko sarakkeen A ja varmistamaan, ettei syötetty arvo esiinny useammin kuin kerran.
Vaihe 5: Virheilmoituksen asettaminen
Nyt voit asettaa virheilmoituksen, joka näytetään, kun joku yrittää syöttää kaksoisarvoa. Klikkaa "Error Alert" -välilehteä ja varmista, että vaihtoehto "Show error message when invalid data is entered" on aktivoitu. Valitse viestin tyyppi (Stop, Warning tai Information) ja kirjoita haluamasi otsikko ja viesti, esim. "Huomio, tämä otsikko on jo olemassa!".
Vaihe 6: Testaa asetuksiasi
Nyt on aika testata asetuksia. Yritä syöttää kaksoisarvo, kuten "Dumbo", sen jälkeen kun olet jo lisännyt sen luetteloon. Excelin tulisi näyttää virheilmoitus eikä sallia syöttöä, jos olet asettanut vastaavan virheilmoituksen "Stop" -tilaan.
Vaihe 7: Muutokset ja vaihtoehdot
Jos haluat, että kaksoisarvon syöttäessä näytetään vain varoitus ilman syötön pysäyttämistä, voit säätää asetuksia "Error Alert" -välilehdellä. Valitse vaihtoehto "Warning" tai "Information". Kokeile tätä myös otsikolla "Dumbo" nähdäksesi, toimiiko varoitus ja pystytkö silti syöttämään kaksoiskappaleen.
Näin voit tarkistaa lähes kaiken tyyppiset tiedot - olipa kyse sitten elokuvien otsikoista, tuotenumerosta tai muista asiaankuuluvista tiedoista.
Yhteenveto
Tässä oppaassa opit, miten voit estää tehokkaasti ja helposti kaksoiskappaleita Excelissä käyttämällä tietojen tarkistusta. Käyttämällä toimintoa "LASKE.JOS" sinulla on lisää hallintaa luettelosi syöttötietoihin.
Usein kysytyt kysymykset
Miten toiminto LASKE.JOS toimii?Toiminto LASKE.JOS laskee kuinka monta kertaa tietty arvo esiintyy annetulla alueella.
Mitä tapahtuu, kun yritän syöttää kaksoisarvon?Kun olet määrittänyt datan tarkistuksen oikein, näet virheilmoituksen, joka osoittaa arvon jo olemassaoloon.
Voinko käyttää tietojen tarkistusta myös muiden tietotyyppien osalta?Kyllä, voit käyttää tietojen tarkistusta eri tietotyyppien, kuten numeroiden, päivämäärien ja tekstien, osalta.
