Kahden Excel-taulukon vertailu

Excel on tehokas työkalu, jolla voit hallita ja analysoida tietoja tehokkaasti. Erityisesti controlling- ja myynnin alueilla voi kuitenkin olla haastavaa verrata useita tietotaulukoita ja tunnistaa eroavaisuuksia. Tämä opas näyttää sinulle, miten vertaat kahta Excel-taulukkoa varmistaaksesi, että tuotenumerot vastaavat toisiaan. Tämä tapahtuu ehdollisen muotoilun avulla.

Tärkeimmät huomiot

• Voit verrata kahta taulukkoa Excelissä tunnistaaksesi eroavaisuudet tuotenumeroiden osalta.
• Ehdollisella muotoilulla korostat visuaalisesti eroavuuksia.
• Excel auttaa sinua havaitsemaan ja korjaamaan virheitä, kuten numerovirheet, nopeasti.

Askel askeleelta -ohjeet

Käynnistä Excel, jotta voit avata tuoteluettelon ja vertailutaulukon. Sinun tulisi olla valmiina taulukon kanssa, jonka tuotenumerot haluat verrata toisiinsa. On hyödyllistä pitää nämä valmiina etukäteen, jotta voit aloittaa vertailun nopeasti.

Ensimmäinen taulukko, jota analysoit, sisältää tuotenumerot ja niiden nykyiset varastotiedot. Nämä tiedot ovat tärkeitä tietojen yhdenmukaisuuden varmistamisessa, mutta tällä hetkellä keskitymme tuotenumeroiden vertailuun. Varmista, että tuoteluettelo on syötetty oikein ja sijaitsee oikeassa sarakkeessa.

Nyt keskitymme siihen, miten toinen taulukko otetaan mukaan tarkistukseen. Tämän taulukon tulisi sisältää ihanteellisesti tuotenumerot, joita haluat vertailla. Varmista, että molemmat taulukot ovat hyvin jäsenneltyjä ja ymmärrettäviä, jotta eroavuudet on helppo havaita.

Jotta voit tarkistaa, vastaavatko tuotenumerot toisiaan, palaa ensimmäiseen taulukkoon. Valitse koko sarakkeen A, joka sisältää tuotenumerot. Sen jälkeen avaa "Aloitus" -valikko ja valitse "Ehdollinen muotoilu". Täällä voit luoda uuden säännön määrittääksesi vertailuympäristösi.

Luodessasi uutta sääntöä sinulla on mahdollisuus luoda kaava eroavuuksien määrittämiseksi. Ilmaise, että haluat käyttää muiden taulukon tuotenumeroiden arvoja vertailupohjana.

Varmista, että valitset tuoteluettelon alueen oikein. aloitat ylhäältä ja käyt läpi koko listan. Excel muodostaa nyt automaattisesti yhteyden muiden taulukon tietoihin.

Varmista myös, että viittaus on suhteellinen. Poista siis dollarimerkit, jotta Excel voi sovittaa kaavan kuhunkin riviin. Voit tehdä tämän vaihtamalla viittaustyyppejä F4-näppäimellä, kunnes saavutat suhteellisen viittauksen ilman dollarimerkkejä.

Kun viittaukset on asetettu oikein, voit määrittää ehdot, jotka osoittavat, mitkä tuotenumerot merkitään erilaisiksi. Lisää "pienempi kuin" tai "suurempi kuin" -merkki sen mukaan, mitä haluat verrata.

Nyt, kun kaikki asetukset ovat valmiit, voit vahvistaa sääntösi. Seuraava vaihe on korostaa eroavuudet värillisesti, jotta väärät tai poikkeavat tuotenumerot erottuvat heti.

Kun ehdollinen muotoilu on käytössä, näet heti, mitkä tuotenumerot poikkeavat toisistaan. Todennäköisesti huomaat joitain virheitä, kuten numerovirheitä, jotka voivat helposti jäädä huomaamatta.

Esimerkiksi voi olla, että tuotenumero 23421 on syötetty vahingossa, sen sijaan että olisi pitänyt olla 23412. Excel korostaa nämä erot automaattisesti, jotta voit tunnistaa ne nopeasti luettelosta ja korjata ne.

Joka kerta, kun syötät virheellisen numeron, ero näytetään välittömästi. Tämä on äärimmäisen hyödyllistä väärien töiden ja virheiden tunnistamiseksi ajoissa.

Yhteenvetona voidaan todeta, että näiden yksinkertaisten vaiheiden avulla voit toteuttaa tehokkaan tavan verrata Excel-taulukoita. Tämä auttaa paitsi tarkistaa artikkelinumerot, mutta voidaan myös soveltaa artikkelinimiin ja muihin tietoihin, mikä helpottaa työpäivääsi merkittävästi.

Yhteenveto

Kuvatuilla menetelmillä voit tehokkaasti tunnistaa erot kahden Excel-taulukon välillä. Ehdollisen muotoilun käytön ansiosta poikkeavuudet tulevat nopeasti näkyviksi, mikä auttaa sinua korjaamaan virheelliset syötöt tai numerovirheet välittömästi ja varmistamaan tietojen laadun.