Vertaa arvoja Excelissä

Verrattuna Excelissä tarjoaa sinulle tehokkaan tavan varmistaa yhdenmukaisuus ja tarkkuus tietoihisi. Erityisesti taloushallinnossa ja myynnissä on tärkeää tietää, ovatko tietyt arvot viitetaulukossa. Tässä oppaassa opit vaihe vaiheelta, miten voit suorittaa nämä vertailut Excelissä. Näet, miten sovelletaan asianmukaisia kaavoja ja miten erot korostetaan visuaalisesti.

Tärkeimmät havainnot

• Voit tarkistaa Excelin vertailukaavalla, onko arvo olemassa viitetaulukossa.
• Ehdollinen muotoilu auttaa sinua visualisoimaan yhteneväisyydet ja poikkeamat väreillä.
• Vertailu ei ole hyödyllinen vain tuotenumeroiden tai nimien osalta, vaan sitä voidaan soveltaa eri tietokenttiin.

Vaiheittainen ohje

Vertaillaksesi arvoja viitetaulussa sinun tulee ensin luoda tuotelista ja viitetaulukko. Seuraavaksi selitän sinulle prosessin arvojen tarkistamisesta Excelissä.

Vaihe 1: Luetteloiden luominen ja valmistelu

Ensinnäkin luot tuotelistan ja viitetaulukon Excel-dokumentissa. Tuotelistan tulisi sisältää kaikki olennaiset tuotetiedot, kuten tuotteidesi nimet ja määrät. Viitetaulukko on pitkä lista kaikista tuotteista, jotka haluat vertailla tuotelistan kanssa.

Vaihe 2: Vertailukaavan lisääminen

Nyt on aika luoda vertailukaava. Lisäät kaavan =VERGLEICH(Hakuperuste;Hakumatriisi;Vertailutyyppi) soluun, johon haluat nähdä vertailutuloksen. Hakuperuste on tuote, jota etsit. Esimerkiksi tietty paperi kuten “Paperi 200 g”.

Vaihe 3: Hakumatriisin määrittäminen

Hakumatriisi on viitetaulukkosi, joka sisältää arvot, joiden kanssa haluat vertailla. Täsmällisesti työskennelläksesi valitset viitetaulukkosi koko sarakkeen, joka sisältää tuotenimet. Varmista, että viitetaulukko on valmisteltu oikein tarkkojen vertailujen takaamiseksi.

Vaihe 4: Vertailutyypin määrittäminen

Seuraavana vaiheena määrität vertailutyypin. Tässä käytät arvoa 0 (nolla) tarkkaa vastaavuutta varten. Tämä asetus varmistaa, että vain identtiset arvot tunnistetaan vastaaviksi, mikä on tärkeää projektisi kannalta.

Vaihe 5: Tulosten tarkistaminen

Kun olet soveltanut kaavaa, sinun tulisi tarkistaa tulokset solussa. Jos arvo on olemassa, Excel näyttää sijainnin viitetaulukossa. Jos arvoa ei löydy, Excel näyttää virheen, kuten “NV”.

Vaihe 6: Käytä ehdollista muotoilua

Jotta voit tehdä visuaalisia havaintoja löydetyistä arvoista, voit käyttää ehdollista muotoilua. Merkitse sarake, jossa vertailutulokset näkyvät, ja napsauta “Ehdollinen muotoilu”. Voit luoda uusia sääntöjä, kuten punaisen merkitsemättömille arvoille.

Vaihe 7: Vertailutulokset yhdellä silmäyksellä

Asennettuasi ehdollisen muotoilun voit helposti tarkistaa tulokset. Jos arvoa ei ole viitetaulukossa, se näkyy vastaavasti. Voit tehdä myös muita muokkauksia, kuten lihavoida tekstin tai valita eri värejä selkeyden lisäämiseksi.

Vaihe 8: Testaa erilaisia arvoja

Nyt sinulla on mahdollisuus testata erilaisia tuotteita. Syötä yksinkertaisesti uusia arvoja hakukenttään nähdäksesi, ovatko ne viitetaulukossa. Tämä toiminnallisuus auttaa sinua huomaamaan muutokset tai virheet tiedoissasi välittömästi.

Etsaus 9: Dokumentointi ja Palautteenanto

On tärkeää dokumentoida työ ja selvittää mahdolliset kysymykset. Käytä kommenttikenttää Excelissä jättääksesi huomautuksia tai kommunikoidaksesi kollegoiden kanssa löytyneistä poikkeamista. Tämä tekee prosessista vielä sujuvamman.

Yhteenveto

Vertaamalla arvoja viitetaulukossa voit tunnistaa virheet ja varmistaa tietojesi tarkkuuden. Excelissä vertailukaavojen ja ehdollisen muotoilun avulla voit tehokkaasti seurata, ovatko etsityt tuotteet olemassa.