Excel-kurssi: Painota myöhässä olevat toimituspäivät värillä

Jos etsit yksinkertaista ja tehokasta tapaa korostaa myöhästyneitä toimituspäiviä Excelissä kirjanpidossa tai myynnissä, olet oikeassa paikassa. Tässä oppaassa opit hyödyntämään ehdollista muotoilua tehdäksesi tietosi houkuttelevaksi ja selkeäksi. Opit tunnistamaan suunniteltujen ja todellisten toimitusajankohtien väliset erot ja esittämään ne visuaalisesti. Tämä auttaa sinua paitsi analysoimaan tilauksiasi myös tunnistamaan mahdolliset ongelmat ajoissa.

Tärkeimmät havainnot

• Ehdollinen muotoilu mahdollistaa toimituspäivien korostamisen värein.
• Yksinkertaisilla kaavoilla voit selvittää, tapahtuvatko toimitukset ajoissa.
• Opit muokkaamaan ehdollisen muotoilun sääntöjä huomioimalla vaihtelevat määräajat.

Vaiheittainen opas

Vaihe 1: Valmistele tiedot

Ensinnäkin on tärkeää valmistella tietosi Excel-taulukkoon. Luo taulukko tilauksistasi, joka sisältää vähintään sarakkeet suunnitellulle toimituspäivälle ja todelliselle toimituspäivälle. Varmista, että tiedot on muotoiltu asianmukaisesti, jotta Excel tunnistaa ne oikein.

Vaihe 2: Valitse solualue

Kun olet syöttänyt Excel-tietosi, valitse solualue, jota haluat muotoilla. Varmista, ettet sisällytä otsikoita, sillä haluat analysoida vain olennaisia tietoja.

Vaihe 3: Käytä ehdollista muotoilua

Mene Excelin käyttöliittymässä kohtaan "Ehdollinen muotoilu" ja valitse ”Uusi sääntö”. Täällä voit luoda säännön, joka määrittää, millä perusteella solut korostetaan.

Vaihe 4: Luo sääntö myöhästyneille toimituksille

Säännön luomiseksi käytä yksinkertaista kaavaa. Haluat, että Excel tarkistaa, onko suunniteltu toimituspäivä pienempi kuin todellinen toimituspäivä. Käytä viittauksia sarakkeille, esimerkiksi suunnitellulle päivämäärälle $C2 ja todelliselle päivämäärälle $D2. Kaava näyttää tältä: =C2

Vaihe 5: Valitse muotoiluvaihtoehdot

Nyt on aika määrittää korostettujen solujen ulkonäkö. Valitse silmiinpistävä väri, kuten voimakas oranssi, jotta aikataulujen ylitykset nimetään selvästi. Vahvista valinta painikkeella ”OK”.

Vaihe 6: Tulosten tarkistaminen

Kun sääntö on käytössä, näet nyt, että Excel on korostanut myöhästyneitä toimituksia väreillä. Esimerkiksi tilaus, joka oli suunniteltu helmikuuhun, mutta toimitettiin vasta kesäkuussa, olisi selvästi näkyvissä. Näin voit välittömästi nähdä, missä on ollut ongelmia.

Vaihe 7: Säännön mukauttaminen joustavuuden lisäämiseksi

Jotta voit luoda joustavampia sääntöjä, voit muokata aiempaa sääntöä. Voit esimerkiksi määrittää, että toimituspäivä on hyväksyttävä myös silloin, kun se on enintään kolme päivää suunniteltua päivää myöhässä. Käytä ”Hallitse sääntöjä” -valikkoa muokataksesi olemassa olevaa sääntöä.

Vaihe 8: Muokkaa kaavaa

Nyt sinun on pieni muokata kaavaa. Sen sijaan, että tarkistat vain, onko suunniteltu päivämäärä pienempi kuin todellinen, vähennä suunniteltu päivämäärä todellisesta ja tarkista, onko erotus suurempi kuin kaksi päivää. Uusi kaava voisi näyttää tältä: =(D2-C2)>2.

Vaihe 9: Muokkauksen tuloksen tarkistaminen

Kun olet muokannut kaavaa, tarkista uudelleen tulokset. Yli kolme päivää kestävät myöhästymiset tulisi nyt korostua oikein, kun taas kaikki toimitukset, joissa on alle kolmen päivän viive, säilyttävät alkuperäisen tilansa.

Yhteenveto

Myöhässä olevien toimituspäivämäärän korostaminen Excelissä voidaan suorittaa nopeasti ja helposti ehdollisella muotoilulla. Oikeiden kaavojen ymmärtämisen ja muotoiluvaihtoehtojen käytön avulla voit tehdä tietosi huomattavasti selkeämmiksi. Näin pidät hallinnan toimituksistasi ja voit tarvittaessa reagoida ajoissa.