Metadata voivat olla piilevä riski Excel-tiedostoissa, erityisesti jos jaat tiedostoja tai lisäät niihin luottamuksellisia tietoja. Nämä tiedot eivät aina ole heti näkyvissä, mutta niitä voi kuitenkin helposti jakaa yksinkertaisilla toimilla. Jos tavoitteesi on varmistaa, etteivät arkaluontoiset tiedot päädy vääriin käsiin, on tärkeää ymmärtää, mitä metadata on ja miten voit turvallisesti käsitellä tai poistaa sen.
Tärkeimmät havainnot
- Metadata on lisätietoa tiedostostasi, joka sisältää usein henkilökohtaisia tai luottamuksellisia tietoja.
- On olemassa yksinkertaisia tapoja poistaa henkilökohtaisia tietoja Excel-tiedostoista.
- Metadata käsittelyn asianmukainen hoitaminen on olennaista tietosuojarikkomusten välttämiseksi.
Askel askeleelta -ohjeet
Ensimmäiseksi tarkastelemme tyhjää Excel-taulukkoa. Kun avaat tyhjän taulukon, se voi näyttää huomaamattomalta, mutta tarkastellaanpa sitä tarkemmin.
Voit tarkastella Excel-tiedostosi ominaisuuksia napsauttamalla tiedostosymbolia hiiren oikealla ja valitsemalla "Ominaisuudet". Sieltä löydät "Yksityiskohdat"-kohdan, joka sisältää paljon tietoa. Usein täältä löytyy kuvaavia tekstejä, tunnisteita ja jopa tiedoston luoneen kirjoittajan nimi.
Keskitä huomiosi viimeiseen tallennus- ja luontipäivään. Nämä tiedot voivat paljastaa luottamuksellisia tietoja, ja et halua muiden näkevän niitä. On helppo unohtaa, että tällaiset yksityiskohdat voivat näkyä myös tiedostoa jaettaessa.
Jos jaat muokattua tiedostoa esimiehellesi tai asiakkaillesi, siinä voi olla noloja tai luottamuksellisia tietoja, kuten vanhoja kommentteja tai aiempia kirjoittajatietoja. Voit poistaa nämä tiedot yhdellä napsautuksella niitä.
Avaa Excel-tiedostosi uudelleen. Mene valikkoon kohtaan "Tiedosto" ja valitse "Ominaisuudet". Eri alueiden joukosta et näe pelkästään tiedoston otsikkoa, vaan myös muita metatietoja, joita et ehkä ole huomannut.
Yksi parhaista tavoista poistaa metatiedot tehokkaasti on tarkistaa tiedosto uudelleen ennen tallentamista. Riippumatta siitä tallennatko tiedoston vai viedätkö sen uudenlaiseen muotoon, kuten PDF, varmista, ettei mukana siirry arkaluontoisia tietoja.
Jos haluat tallentaa tiedoston PDF-muodossa, siirry kohtaan "Tiedosto" ja valitse "Tallenna nimellä" ja sitten "PDF". Näin luodaan uusi tiedosto, joka ei sisällä metatietoja Excel-tiedostosta, jos aiot tulostaa tiedoston fyysisesti.
On myös toinen vaihtoehto metatietojen puhdistamiseen ennen tiedoston lähettämistä. "Työkirja tarkistaminen" valikossa "Tiedosto" voit tunnistaa ja poistaa muokattavia tietoja. Klikkaa vain "Tarkasta asiakirja" ja ohjelma ilmoittaa sinulle olemassa olevista metatiedoista ja tarjoaa mahdollisuuden poistaa ne.
Kun olet poistanut kaikki tiedot, tallenna tiedosto uudelleen. Sitten tarkista ominaisuudet uudelleen, ja huomaat, että kaikki arkaluontoiset tiedot ovat kadonneet.
On huomionarvoista, että luontipäivä ja viimeisin käyttöpäivä pysyvät edelleen, koska nämä tiedot ovat osa tiedostoa. Jos haluat kuitenkin, että tiedosto on täysin anonymisoitu, sinun on luotava uusi tiedosto. Kopioi sisältö uuteen asiakirjaan.
Tallenna sitten uusi asiakirja toiseen nimeen. Tällä varmistetaan, että uuteen tiedostoon tallennetaan vain halutut tiedot.
Varmista, että myös tässä tiedostossa on poistettava tekijätiedot ja luontitiedot, koska ne yleensä siirtyvät mukana.
Näin vältät metadataverkostot, jotka saattavat olla noloja, erityisesti työympäristössä. Yksi esimerkki ovat opiskelijat, jotka vaihtavat vanhan aineiston uusiin tiedostoihin ja eivät muuta metatietoja.
Yhteenveto
Käsitellessäsi metatietoja Office-tiedostoissa sinun on oltava varovainen. Metatiedot tarjoavat arvokasta tietoa asiakirjan tekijästä ja historiasta, mutta voivat myös sisältää herkkää tietoa, jota ei tulisi paljastaa ulkopuolisille. Tiedonhankinta ja tämän tiedon poisto ovat avainasemassa luottamuksellisen sisällön suojaamisessa ja epämiellyttävien tilanteiden välttämisessä.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä ovat metatiedot Excelissä?Metatiedot ovat lisätietoja tiedostosta, kuten tekijä, luontipäivä ja muokkaushistoria.
Miten voin poistaa metatiedot Excelistä?Voit poistaa metatiedot tarkistamalla tiedoston ja poistamalla kaikki henkilökohtaiset tiedot "Tarkista työkirja" -vaihtoehdolla.
Miksi metatiedot ovat tärkeitä?Metatiedot ovat tärkeitä, koska ne sisältävät tietoja, jotka voisivat joutua vääriin käsiin, erityisesti tiedostojen jakamisen yhteydessä.
Mitä tapahtuu metatiedoille, kun tallennan tiedoston PDF-muodossa?Kun tallennat tiedoston PDF-muodossa, metatietoja ei yleensä siirretä mukana, ellet sisällytä niitä nimenomaisesti vientiprosessiin.
