Vialliset Excel-tiedostot voivat aiheuttaa odottamattoman haasteen työpäivässäsi. Olipa kyseessä äkillinen tietokoneen kaatuminen, sähkökatko tai tallennuksen keskeytyminen – kaikki nämä tilanteet voivat johtaa Excel-tietojesi menetykseen tai työkirjan avaamisen epäonnistumiseen. Tässä ohjeessa opit, kuinka voit korjata vaurioituneita Excel-tiedostoja vähentääksesi tärkeiden tietojen menetystä.
Tärkeimmät havainnot
- Vialliset Excel-tiedostot voivat johtua erilaisista tekijöistä.
- Excel tarjoaa sisäänrakennettuja toimintoja tiedostojen korjaamiseen.
- Tiedostokoko voi olla merkki vaurioista.
- Ulkoiset työkalut voivat tarjota lisäapua, jos sisäänrakennetut toiminnot eivät riitä.
Askel-askeleelta-opas viallisten Excel-tiedostojen korjaamiseen
Askel 1: Avaa Excel ja paikallista tiedosto
Jos Excel-tiedosto ei toimi enää, avaa ensin ohjelma. Voit sitten mennä "Tiedosto" -valikon kautta kohtaan "Avaa". Tämän avulla voit valita vaurioituneen tiedoston.
Askel 2: Käytä "Avaa ja korjaa"
Valitse "Avaa ja korjaa" pudotusvalikosta. Tämä toiminto mahdollistaa Excelsin korjata tiedosto tai ainakin parantaa epätoivottua tilaa.
Askel 3: Aloita tiedoston korjaus
Kun olet valinnut vaihtoehdon, ilmestyy valintaikkuna. Päätä tässä vaiheessa valita "Korjaa". Excel yrittää nyt palauttaa työkirjan vaurioituneet osat.
Askel 4: Tulosten tarkistaminen
Kun korjaaminen on valmis, katso tiedostoa. Tarkista, näkyvätkö sisällöt oikein. Usein tiedoston osia korjataan tai hylätään.
Askel 5: Tallenna korjattu tiedosto
Jos tiedosto on palautettu, tallenna se uudella nimellä pitääksesi ehjän ja korjatun version erillään toisistaan.
Askel 6: Tarvittaessa datan erottaminen
Jos peruskorjaus ei onnistu, voit yrittää erottaa arvot. Mene uudelleen "Avaa ja korjaa" ja valitse datan erottamisvaihtoehto.
Askel 7: Laskenta-asetusten säätäminen
Toinen hyödyllinen työkalu virheiden diagnosointiin on laskenta-asetusten säätäminen. Siirrä työkirjan laskenta "manuaaliseksi" tunnistamaan mahdolliset ongelmatekijät.
Askel 8: Käsittely tallentamattomien muutosten kanssa
Jos Excel sulkeutuu äkillisen kaatumisen seurauksena, ohjelma yleensä tarjoaa mahdollisuuden palauttaa viimeisin työversio. Muista tarkistaa säännöllisesti tällaiset vaihtoehdot.
Askel 9: Ota käyttöön automaattiset palautusvaihtoehdot
Jos et vielä ole tehnyt sitä, ota Excelin asetuksista käyttöön automaattiset palautusvaihtoehdot. Ne tallentavat työsi säännöllisesti ja vähentävät näin suuremman datan menetyksen riskiä.
Askel 10: Tutki tiedostorakennetta
Syvempien ongelmien tunnistamiseksi voit nimetä Excel-tiedoston uudelleen ja avata sen ZIP-tiedostona. Tämän avulla voit käyttää XML-tiedostoja, jotka saattavat paljastaa mielenkiintoista tietoa työkirjan rakenteesta.
Vaihe 11: Kolmansien osapuolien sovellusten käyttö viimeisenä vaihtoehtona
Jos kaikki nämä toimenpiteet eivät onnistu, on useita kolmansien osapuolten sovelluksia, jotka ovat erikoistuneet Excel-tiedostojen korjaamiseen. Nämä voivat usein tarjota hyödyllisiä ratkaisuja.
Yhteenveto
Tiedät nyt, miten voit korjata vialliset Excel-tiedostot käyttämällä Excelin sisäänrakennettuja työkaluja, mukauttamalla asetuksia ja harkiten jopa ulkoisia ohjelmistoja. Pidä Excel-asetuksesi ajan tasalla ja muista tallentaa tiedot säännöllisesti, jotta voit välttää tulevia tiedonhäviöitä.
Usein kysytyt kysymykset
Miten voin selvittää, onko Excel-tiedosto viallinen?Tiedostokoko, joka on paljon suurempi tai pienempi verrattuna vastaaviin tiedostoihin, voi olla merkki vaurioista.
Mitä tapahtuu, jos "Avaa ja korjaa" ei toimi?Tässä tapauksessa voit poimia tiedot tai harkita kolmannen osapuolen työkalua korjaukseen.
Kuinka usein minun tulisi tallentaa automaattisesti?On suositeltavaa asettaa automaattinen tallennus joka 10. minuutti, jotta tiedonhäviöitä voidaan minimoida.
Mikä on Zip-tiedostojen käytön hyöty Excel-korjauksissa?Excel-tiedostojen nimeäminen uudelleen Zip-tiedostoiksi mahdollistaa tiedoston rakenteeseen pääsyn ja voi auttaa tunnistamaan vialliset osat.
