Merkitse aikataulut värikoodilla Excelissä paremman selkeyden vuoksi

Aikataulut tehokkaasti hallitseminen on haaste, joka monet meistä tunnistavat työelämässä. Yksinkertainen ja visuaalisesti miellyttävä tapa muistaa tulevat tai jo menneet tapahtumat on merkitä ne värikoodilla Excelin avulla. Tässä ohjeessa näytän sinulle, miten voit rakentaa aikataulusi selkeästi ja järjestelmällisesti muutamien kaavojen ja ehdollisen muotoilun avulla.

Tärkeimmät havainnot

• Excelin avulla voit helposti laskea jäljellä olevat päivät tiettyyn tapahtumaan.
• Ehdollinen muotoilu mahdollistaa tapahtumien, jotka lähestyvät tai ovat menneet, korostamisen väreillä.
• Yksinkertaisten kaavojen avulla voit tehokkaammin hallita ja visualisoida aikataulujasi.

Askel askeleelta -ohjeet

Askel 1: Työkirjan luominen

Aluksi luo uusi työkirja Exceliin ja lisää sinne tapahtumat, joita haluat hallita. Tämä voisi sisältää esimerkiksi seuraavaa:

• 28.04.
• 01.05.

Askel 2: Jäljellä olevien päivien laskeminen

Jäljellä olevien päivien laskemiseksi tiettyyn tapahtumaan voit käyttää yksinkertaista kaavaa. Valitse solu ja aloita kaavan kirjoittaminen: =A2 - TÄNÄÄN(), missä A2 on ensimmäinen tapahtuma. Vedä sitten kenttää alaspäin jatkaaksesi yksisuuntaista luetteloa. Näin saat luettelon jäljellä olevista päivistä jokaiseen tapahtumaan.

Askel 3: Suoritettujen tapahtumien merkitseminen

Kun tapahtuma on suoritettu, voit dokumentoida sen täyttämällä vastaavan solun. On suositeltavaa merkitä solu kommentilla (esim. "Suoritettu" tai "Peruutettu"). "KUN" -lausekkeen avulla voit automaattisesti piilottaa jäljellä olevien päivien näytön.

Askel 4: "KUN" -kaavan soveltaminen

Syötä seuraava kaava suluksiin, jotka näyttävät jäljellä olevat päivät: =KUN(C2<>"";"";A2-TÄNÄÄN()). Tässä tarkistetaan, onko sarakkeessa C kommentti. Jos solu ei ole tyhjä, kaava ei näytä mitään. Muussa tapauksessa jäljellä olevat päivät lasketaan.

Askel 5: Värikoodaus ehdollisella muotoilulla

Jotta tapahtumat korostuvat värillisesti, valitse sarakkeesi jäljellä olevilla päivillä ja siirry kohtaan "Ehdollinen muotoilu". Valitse sieltä vaihtoehto väriskaaloille. Voit valita kolmivärisen asteikon saadaksesi sulavan siirtymän eri värien välille.

Askel 6: Värikausien mukauttaminen

Voit mukauttaa värejä asettamalla tiettyjä kynnysarvoja esityksen määrittämiseksi. Esimerkiksi voit määrittää, että punainen näytetään kaikelle, mikä on tulossa kahden seuraavan päivän aikana, ja vihreä kaikelle, mikä on kauempana tulevaisuudessa.

Askel 7: Työpäivien huomioiminen

Jos haluat myös ottaa huomioon jäljellä olevien työpäivien määrän tiettyyn päivämäärään asti, voit käyttää TOSIARBEITSTAGE-toimintoa. Syötä uuteen soluun kaava: =TOSIARBEITSTAGE(TÄNÄÄN();A2) ja sulje se suluissa. Tulos näyttää sinulle, kuinka monta työpäivää on jäljellä tänään ja tapahtuman välillä.

Askel 8: Yhteenveto ja jatkotoimenpiteet

Suoritettuasi kaikki edellä mainitut vaiheet sinun pitäisi nyt pystyä hallitsemaan aikatauluja tehokkaasti ja tunnistamaan nopeasti, mitkä ovat pian erääntyviä. Tallenna asiakirjasi ja olet hyvin varustautunut aikataulujen suunnitteluun.

Yhteenveto

Olet oppinut tässä oppaassa, miten voit merkitä aikataulusi tehokkaasti väreillä yksinkertaisten laskutoimitusten ja ehtoja sisältävän muotoilun avulla Excelissä. Tämän avulla voit helpommin pitää silmällä tulevia tapahtumia ja reagoida nopeasti muutoksiin.