Organigramme ovat arvokas työkalu yritysten ja organisaatioiden rakenteen visuaaliseen esittämiseen. Ne mahdollistavat hierarkioiden selkeän ja tehokkaan esittämisen. Tässä oppaassa opit, miten voit luoda houkuttelevan organigrammin Microsoft Excelissä hyödyntäen SmartArt-työkalua. Käyn yksityiskohtaisesti läpi kunkin vaiheen, jotta voit heti soveltaa opittua.
Tärkeimmät havainnot
- SmartArt Excelissä mahdollistaa organigrammien helpon luomisen.
- Voit mukauttaa organigrammin rakennetta ja värejä yksilöllisesti.
- Hierarkkisia tasoja voi lisätä tai siirtää helposti.
- Excel tarjoaa erilaisia asetteluvaihtoehtoja organigrammin suunnitteluun.
Askel askeleelta -opas
1. Avaa Excel-dokumentti ja valitse SmartArt
Jotta voit luoda organigrammin, avaa ensin tyhjä Excel-dokumentti. Siirry sitten ylävalikon "Lisää" -välilehteen. Täältä löydät vaihtoehdon "SmartArt". Napauta sitä avataksesi SmartArt-grafiikkatilan. Valitse sitten kategoria "Hierarkia" nähdäksesi eri organigramma-asettelut.
2. Valitse organigramman asettelu
SmartArt-ikkunassa näet erilaisia organigramma-malleja, kuten yksinkertainen organigramma ja erikoistuneet vaihtoehdot kuten "Nimi- ja tehtäväorganisaatio". Valitse asettelu, joka parhaiten vastaa tarpeitasi. Napsauta "OK" lisätäksesi valitsemasi organigramman Excel-dokumenttiin.
3. Mukauta organigrammaa
Kun organigramma on lisätty, voit mukauttaa sitä haluamallasi tavalla. Napsauta organigrammaa muuttaaksesi sen kokoa. Voit suurentaa koko organigrammaa tai tiettyjä alueita selkeyden vuoksi.
4. Lisää hierarkia ja työntekijöitä
Nyt on aika täyttää organigrammasi yksittäiset tehtävät. Aloita ylimmästä hierarkiatasosta, usein toimitusjohtajasta tai ylimmästä johdosta. Lisää vastaava nimike.
Johdon jälkeen tulee yleensä varajohtaja tai assistentti. Siirrä kohdistin seuraavalle hierarkiatasolle ja lisää tämä teksti. Napsauta tekstikenttää ja kirjoita nimiö.
5. Lisää muita hierarkiatasoja
Lisätäksesi muita tehtäviä, kuten myyntiä ja tukea, paina "Enter". Tämä lisää uuden rivin samaan tasoon. Lisätäksesi tehtävän toisen nimikkeen alle (esim. myynnin alle), paina "Tab" liikuttaaksesi uusiin tehtäviin alaspäin. Palaudu edelliseen tasoon Shift + Tabin avulla. Toista tämä vaihe kaikille tarvittaville tehtäville.
6. Värityksen ja suunnittelun säätäminen
Excel antaa mahdollisuuden säätää organigramman väriä ja muotoilua. Napsauta organigrammaa ja sitten "SmartArt-suunnittelu" ylävalikossa. Täältä voit valita eri värejä ja muotoilutyylejä, jotka antavat organigrammallesi houkuttelevan ulkonäön.
7. Käy läpi asettelut ja näkökulmat
Voit myös kokeilla erilaisia organigramman asetteluja ja näkökulmia löytääksesi parhaiten sopivan muodon tarpeisiisi. Kokeile eri vaihtoehtoja selkeän rakenteen varmistamiseksi.
8. Lopuksi, tarkista ja tallenna
Tarkista organigramma täydellisyyden ja oikeellisuuden varmistamiseksi. Varmista, että kaikki tehtävät ovat halutulla tavalla järjestettyjä ja että se on selkeä ja ymmärrettävä. Tallenna Excel-dokumenttisi työsi varmistamiseksi.
Yhteenveto
Organigrammin luominen Excelissä SmartArtin avulla on helppoa ja tehokasta. Sinun tarvitsee vain seurata oikeat vaiheet luodaksesi selkeän ja houkuttelevan kaavion, joka heijastaa organisaatiosi rakennetta.
Usein kysytyt kysymykset
Miten lisään organisaatiokaavion olemassa olevaan Excel-tiedostoon?Mene "Lisää" -valikkoon, valitse "SmartArt" ja sitten "Hierarkia"
Voinko muuttaa organisaatiokaavion väriä?Kyllä, voit helposti muokata värejä SmartArt-suunnitteluvälilehdeltä.
Miten lisään alisteiset tehtävät organisaatiokaaviooni?Paina "Enter" luodaksesi uuden rivin ja käytä sarkainnäppäintä hierarkian muodostamiseen.
Voinko muokata organisaatiokaaviota myöhemmin?Kyllä, voit tehdä milloin tahansa muutoksia rakenteeseen ja tehtäviin.
Onko valmiita organisaatiokaavioiden malleja?Kyllä, Excel tarjoaa erilaisia SmartArt-malleja erityisesti hierarkioille.
