Muunna Excel PDF-muotoon – ohje

Oikeilla työkaluilla ja menetelmillä Excelin käyttö voidaan merkittävästi helpottaa. Erityisesti kun on kyse valmistettujen työkirjojen siirtämisestä vähemmän muokattavaan ja väärennössuojattuun muotoon, PDF-muoto on erinomainen valinta. Tässä ohjeessa opit, miten muunnat Excel-tiedostot asteittain PDF-tiedostoiksi, jotta voit esitellä ne asiakkaillesi helposti ja selkeästi.

Tärkeimmät havainnot

• Voit muuntaa Excel-tiedot suoraan tulostustoiminnon tai "Tallenna nimellä" -toiminnon avulla PDF-muotoon.
• Kiinnitä huomiota metatietoihin, jotka voitaisiin siirtää PDF-tiedostoon.
• PDF-tiedoston luontivaihtoehdot mahdollistavat tiedoston muotoilun mukaan toiveidesi mukaan.

Vaiheittainen ohje

Aloita avaamalla Excel-tiedosto, jonka haluat muuntaa PDF-muotoon. Esimerkiksi työaikataulutiedosto, joka on jo valmisteltu asianmukaisesti. Saatat olla lisännyt siihen myös logon tai muita tietoja, jotka haluat näyttää PDF:ssä.

Varmistaaksesi, että tiedon esittäminen PDF-tiedostossa on optimaalista, voit tarkistaa erilaisia ​​tiedostosi aspekteja. Zoomaa parhaiten sivun detaljeihin sivun esikatselussa, jotta voit välttää tarpeettomia sivunvaihtoja.

Mene nyt sivun asetteluun, jotta voit tehdä loput asetukset. Tässä vaiheessa päätät, haluatko säilyttää näkymän vai valita toisen tilan. Sivunvaihto antaa sinulle hyvän yleiskuvan siitä, millainen PDF-tuloste vastaa.

Kun olet tyytyväinen asetuksiin, napsauta ”Tiedosto”. Seuraavasta valikosta valitse tulostusvaihtoehdot. Täällä voit tulostaa Microsoft Print to PDF -ohjelmalla, jos käytät Windows 10:ä. Jos ohjelmaa ei ole asennettu, varmista, että sinulla on uusin versio Microsoft Officesta tai vastaava PDF-tulostusohjelma.

Ole tarkka PDF:n luonnin suhteen, etenkin kun kyse on arkaluonteisista tai henkilökohtaisista tiedoista. PDF-vaihtoehtojen avulla voit varmistaa, mitkä metatiedot tai tiedot siirtyvät ja varmistaa, ettei vieraat tiedot pääse tiedostoon.

Yleinen tapa tallentaa tiedosto on "Tallenna nimellä" -toiminto. Valitse haluamasi tallennuspaikka ja varmista, että valitset PDF-muodon tallentaaksesi tiedoston haluamassasi muodossa.

Seuraavassa dialogiruudussa voit määrittää lisäasetukset. Voit esimerkiksi antaa tiedostolle nimen ja ilmoittaa, onko PDF:n oltava yhteensopiva muiden PDF-ohjelmien kanssa.

Voit myös päättää, mitä tietoja sisällytetään tai jätetään pois, kuten esimerkiksi kuvat tai tulostukseen soveltumattomat tiedot. Varmista, että otat huomioon myös viennissä käytettävien elementtien muotoilun.

Kun olet varma, että kaikki tiedot ovat oikein, napsauta "OK". Tällöin tallennusprosessi käynnistyy. PDF-tiedosto avautuu yleensä automaattisesti, jos sinulla on PDF-lukija kuten Adobe Acrobat asennettuna.

PDF-standardien käyttö mahdollistaa dokumenttien jakamisen, jotka voidaan avata myös asiakkaiden toimesta ilman Excel-sovellusta. Tämä on erityisen hyödyllistä ammattimaisen esityksen varmistamiseksi, koska tiedosto esittää tarvittavat tiedot käyttäjäystävällisessä muodossa.

Koskien tulostusvalintoja: Voit myös muuttaa koon ja asettelua varmistaaksesi, että PDF vastaa täsmälleen toiveitasi. Voit säätää paperikokoa ja valita pysty- tai vaakasuuntaisen asettelun.

Ennen kuin exportoit PDF-tiedoston, tarkista tulostusasetukset varmistaaksesi, että kaikki tärkeät tiedot, mukaan lukien muotoilut, siirtyvät oikein. Esimerkiksi jos haluat tulostaa pystysuunnassa A4-kokoiselle paperille, varmista, että tämä on myös asetettu oikein.

Tallennettuasi tiedoston, sen tulisi löytyä valitsemastasi kansiosta Explorerista. Vertaa tiedostokokoa eri tallennusmenetelmien välillä varmistaaksesi, että olet valinnut optimaalisen menetelmän tarpeisiisi.

Mikäli sinulla on kysymyksiä, esitä ne mielellään kommenttiosiossa, jotta saat tarvitsemasi avun.

Tiivistelmä

Excel-tietojen tallentaminen PDF-tiedostomuotoon helpottaa esittämistä ja suojaa tärkeitä tietoja. Näiden vaiheiden soveltamisen avulla voit siirtää työkirjasi tehokkaasti käyttäjäystävälliseen ja turvalliseen muotoon.