Luoda automaattinen syntymäpäivälista Excelissä

Henkilöiden syntymäpäivien hallinta Excel-taulukossa voi olla hyödyllistä ja erittäin tehokasta. Milloin viimeksi olet merkinnyt nykyisen päivämäärän kalenteriin ja huikannut: "Paljon onnea!"? Sen sijaan että etsisit näitä tietoja manuaalisesti, voit käyttää Exceliä automaattisesti merkitsemään syntymäpäivät ja pitämään niistä hyvän yleiskuvan yllä. Tässä ohjeessa näet, miten voit yksinkertaisten kaavojen ja ehtoformatointien avulla Excelissä selvittää, ketkä yhteystiedot juhlivat tänään syntymäpäiviään.

Tärkeimmät oivallukset

• Opit vertaamaan syntymäpäiviä Excelissä kaavan avulla.
• Ehtoformaattien käyttö mahdollistaa visuaalisen esityksen.
• Nämä tekniikat auttavat sinua olemaan tehokkaampi päivittäisessä toimistotyössä.

Askel-askeleelta ohjeet

Askel 1: Valmistele Excel-tiedosto

Ensinnäkin avaa Excel-tiedosto, joka sisältää jo luettelon yhteystiedoista ja heidän syntymäpäivistään. Varmista, että tiedot ovat selkeässä muodossa, esimerkiksi sarakkeessa A ovat nimet ja sarakkeessa B niihin liittyvät syntymäpäivät.

Askel 2: Ymmärrä syntymäpäivätietojen konteksti

Tässä Excel-taulukossa voi olla erilaisia tietoja, jotka auttavat sinua hallitsemaan syntymäpäiviä paremmin. Saattaa olla hyödyllistä tallentaa myös tiettyjä yhteystietoja, kuten osoitteita ja puhelinnumeroita, jotta voit tarvittaessa palata näihin tietoihin.

Askel 3: Luo yksinkertainen testikaava

Selvittääksesi, onko jollakin tänään syntymäpäivä, aloita luomalla testikaava. Tämä kaava vertaa syntymäpäivätietojen kuukausi- ja päiväarvoja nykyiseen päivämäärään. Sinun ei tarvitse ottaa mukaan vuosilukua, koska kyse on vain kuukaudesta ja päivästä, jotka täytyy olla samat.

Askel 4: Vertaa kuukautta ja päivää

Käytä funktiota "TÄNÄÄN()", jotta saat selville nykyisen kuukauden ja päivän. Kaavasi tulisi siis verrata syntymäpäivän kuukautta nykyiseen kuukauteen. Tässä käytät funktiota "KUUKAUSI()", jotta voit verrata syntymäpäivän kuukautta nykyiseen kuukauteen.

Askel 5: Aseta sulkeet oikein

Varmista, että kaavassasi kaikki sulkeet ovat oikeassa järjestyksessä. Jokaisen kaavasi osan tulee olla oikean sulkeen sisällä, jotta Excel voi suorittaa ohjeen virheettömästi. Tämä on tärkeää vertailuoperaatioiden oikeaa käsittelyä varten.

Askel 6: Tarkista päivävertailut

Synkronisoidun kuukauden jälkeen verrataan nyt myös päiviä. Varmista, että kaavassasi päiväarvot ovat myös samat. Nyt sinulla on täydellinen ehto tarkistaa, onko tänään syntymäpäivä vai ei.

Askel 7: Vedä kaava alaspäin

Levitä kaava koko syntymäpäivätietojen luetteloon vetämällä solun kulmaa alaspäin. Tämä mahdollistaa Excelin ottavan automaattisesti käyttöön vertailutoiminnon kaikille luettelosi täytteille.

Askel 8: Käytä ehtoformatointia

Visuaalisen korostuksen antamiseksi syntymäpäiville merkitse syntymäpäivätietojen koko sarake ja siirry kohtaan "Ehtoformatointi". Valitse vaihtoehto uuden säännön luomiseen ja lisää sinne aiemmin luomasi kaava. Aseta muotoilu niin, että kentät, joissa generoitiin "Tosi"-arvo, täytetään vihreällä värillä.

Askel 9: Tulosten tarkistus

Kun olet soveltanut ehtoformatointia, tarkista luettelo uudelleen. Sinun pitäisi nähdä, että henkilöiden syntymäpäivät, jotka juhlivat tänään, korostuvat vihreällä taustavärillä. Tämä auttaa sinua tunnistamaan nopeasti, kuka juhlii tätä päivää syntymäpäivänään.

Askel 10: Palaute ja kysymykset

Jos sinulla on lisää kysymyksiä tai ongelmia, jätä vain kommentti videon alle. Käyttäjien palaute on arvokasta tulevia parannuksia varten.

Yhteenveto

Yllä kuvattujen vaiheiden avulla voit merkittävästi helpottaa syntymäpäivähallinnan Excelissä. Kaavojen ja ehdollisen muotoilun yhdistelmä varmistaa, että sinulla on aina yleiskuva tulevista syntymäpäivistä. Näiden työkalujen avulla teet toimistopäivästäsi helpomman ja tehokkaamman.