Ehtoformatointien hallinta Excelissä

Hallinnoidessasi ja mukauttaessasi ehdollisia muotoiluja Excelissä voit auttaa tekemään tietojen esittämisestä havainnollisempaa ja ymmärrettävämpää. Nämä muotoilut eivät pelkästään auta korostamaan tiettyjä arvoja, vaan ne myös mahdollistavat kuvioiden ja trendien nopean tunnistamisen tietosi sisällä. Seuraavassa osiossa opit, kuinka hallita ehdollisia muotoiluja tehokkaasti, mukauttaa niitä ja muuttaa niitä jälkikäteen, jotta tietojesi esittäminen olisi vielä houkuttelevampaa.

Tärkeimmät oivallukset

• Ehdolliset muotoilut auttavat korostamaan tärkeitä tietoja visuaalisesti.
• Voit muuttaa tai poistaa olemassa olevia muotoiluja jälkikäteen.
• On mahdollista muokata arvoja ehdollisen muotoilun sisällä reaaliajassa.

Askel-askeleelta ohjeet

Olit sitten jo hieman kokenut Excelin käyttäjä tai vasta aloitteleva, seuraavat vaiheet näyttävät sinulle, kuinka voit hallita ehdollisia muotoiluja tehokkaasti.

Ask el 1: Luo uusi ehdollinen muotoilu

Aloita luomalla uusi ehdollinen muotoilu. Voit esimerkiksi visualisoida tietyn tietueen osasummat. Siirry sitten sellaiseen soluun, jonka haluat muotoilla, ja valitse "Ehdollinen muotoilu" valikosta.

Valitse sitten muotoilutyökalu, esimerkiksi väriskaala. Tämä mahdollistaa eri arvojen paremman tunnistamisen, kun ne näytetään eri värisävyissä. Voit määrittää väriliukuman, joka ulottuu punaisesta keltaiseen ja vihreään, jotta voit esittää korkeat ja matalat arvot.

Ask el 2: Muokkaa muotoilua

Kun olet luonut ensimmäisen muotoilun, voit edelleen muokata sitä. Jos esimerkiksi haluat lisätä loppusumman, valitse kyseinen solu ja lisää haluamasi kaavio.

Palkkikaavio päivittyy välittömästi, joten näet heti, miten arvot esitetään. Korkeammat arvot näkyvät pidempinä palkkeina, mikä auttaa sinua havaitsemaan osasummien korkeuden välittömästi.

Ask el 3: Valitse ehdolliset muotoilut

Nyt on tärkeää tarkistaa kaikki ehdolliset muotoilut työkirjassa. Voit tehdä tämän siirtymällä oikeasta yläkulmasta valintaan ja käyttämällä hakukuvaketta. Täällä voit valita eri vaihtoehtoja, jotta voit valita vain ehdolliset muotoilut.

Valitse "Valitse sisältö" nähdäksesi, mitkä solut sisältävät nämä muotoilut. Klikkaa "OK" ja katso, miten vastaavat solut korostetaan.

Askel 4: Hallitse sääntöjä

Toinen olennainen askel on hallita ehdollisia muotoilusääntöjä. Siirry "Ehdolliset muotoilut" ja valitse "Hallitse sääntöjä". Täällä voit saada yleiskuvan kaikista aktiivisista säännöistä työkirjassasi.

Huomatessasi, että sääntö on tarpeeton tai ylikirjoitetaan, voit poistaa sen helposti napsauttamalla. Valitse sääntö, napsauta "Poista" ja vahvista valintasi.

Ask el 5: Muokkaa olemassa olevia muotoiluja

Voit myös helposti mukauttaa olemassa olevia ehdollisia muotoiluja. Valitse sääntö, jonka haluat muokata, ja napsauta "Muokkaa". Täällä voit muokata ehtoja kaavioeditorissa muuttaaksesi esimerkiksi arvojen näyttämistä koskevia kriteereitä.

Esimerkiksi jos haluat muokata viikonpäiviä niin, että näytetään vain arvot alle 6, voit muuttaa "suurempi kuin" -merkin "pienempi kuin" -merkiksi.

Vaihe 6: Tarkista muutokset reaaliajassa

Kaikki tekemäsi muutokset näkyvät välittömästi Excelissä, joten voit tarkistaa muutosten vaikutuksen reaaliajassa. Tällä tavoin näet, miten ehdolliset muotoilut sopeutuvat uusiin kriteereihin, jotka olet määrittänyt.

Vaihe 7: Näytä säännöt muille lomakkeille

Saadaksesi paremman yleiskuvan kaikista ehdollisista muotoiluista voit etsiä sääntöjä myös muista taulukoista. Siirry asianmukaisiin asetuksiin ja näytä säännöt, jotka ovat olemassa koko työkirjassa. Tämä mahdollistaa muotoilujen hallinnan kaikkien lomakkeiden välillä.

Yhteenveto

Olet nyt oppinut, miten luot, muokkaat ja hallinnoit ehdollista muotoilua Excelissä. Nämä tekniikat auttavat sinua ei ainoastaan esittämään tietosi järjestelmällisesti, vaan myös parantamaan tietojen tulkintaa.