Excelin tietokantalomakkeen käyttö datan syöttämiseen

Excelissa on monia hyödyllisiä toimintoja, jotka auttavat sinua optimoimaan tietojesi syöttöä. Yksi näistä toiminnoista on tietokannan käyttöliittymä, joka tarjoaa strukturoitua tapaa syöttää ja hallinnoida tietoja taulukoihisi. Tässä opastuksessa näytän sinulle, kuinka voit käyttää tietokannan käyttöliittymää tehokkaasti lisätäksesi ja muokataksesi artikkeleita ilman että joudut muokkaamaan kokonaista taulukkoa suoraan.

Tärkeimmät havainnot Excelin tietokannan käyttöliittymä mahdollistaa tietojen strukturoitua syöttöä ja muokkaamista. Se tarjoaa mukavan käyttöliittymän uusien tietueiden lisäämiseen tai olemassa olevien muokkaamiseen. Lisäksi opit, kuinka avata käyttöliittymä, syöttää tietoja ja hakea tietueita.

Vaiheittainen ohje tietokannan käyttöliittymän käyttöön

Vaihe 1: Artikkelilistan valmistelu

Ennen kuin aloitat tietokannan käyttöliittymän käytön, varmista, että olet luonut siistin ja hyvin strukturoitun artikkelilistan. Tämän listan tulisi sisältää sarakkeet artikkelinumerolle, tuotenimelle, hinnalle ja varastonumerolle. Tässä esimerkissä laajennamme listaa näillä tiedoilla.

Vaihe 2: Tietokannan käyttöliittymän avaaminen

Käynnistääksesi tietokannan käyttöliittymän sinulla on erilaisia vaihtoehtoja. Yksi tapa on käyttää Excelin vasemmassa yläkulmassa olevaa hakutoimintoa. Kirjoita yksinkertaisesti "Maske" hakukenttään ja käynnistä maski. Vaihtoehtoisesti voit lisätä maskin pikakäynnistyspalkkiin nopeamman pääsyn mahdollistamiseksi. Siirry tähän "Kaikki komennot" ja etsi "Maske".

Vaihe 3: Maskin käyttöliittymän käyttäminen

Kun olet käynnistänyt maskin, näet selkeän käyttöliittymän, joka näyttää kentät artikkelinumerolle, tuotenimelle, hinnalle ja varastonumerolle. Voit navigoida välilyöntinäppäimellä kenttien välillä, jotta voit syöttää tarvittavat tiedot nopeasti.

Vaihe 4: Tietojen syöttäminen

Nyt voit aloittaa tietojen syöttämisen. Esimerkiksi, jos varastonhoitaja etsii artikkelinumeron 25, hän voi tehdä tämän suoraan maskissa. Syötä artikkelinumero ja vahvista Enterillä. Muut kentät täyttyvät automaattisesti ja voit tarvittaessa lisätä tai muuttaa tuotenimeä.

Vaihe 5: Uuden tietueen luominen

Jos haluat lisätä uuden artikkelin, napsauta "Uusi" tai syötä uusi artikkelinumero suoraan kenttään. Muista myös syöttää muut tiedot, kuten tuotenimi ja hinta. Vahvista syötteesi tallentaaksesi uuden tietueen.

Vaihe 6: Tietojen tarkistaminen ja muokkaaminen

Jos tarvitset tarkistaa tai muokata olemassa olevaa tietoa, voit navigoida tietokannan käyttöliittymän kautta. Jokainen siirto näyttää nykyisen tietueen. Tietueen poistamiseksi navigoi kyseiseen tietueeseen ja napsauta "Poista". Tarkista, onko tietue poistettu oikein.

Vaihe 7: Syötön päättäminen

Kun olet valmis syöttämään tietoja, sulje tietokannan käyttöliittymä. Kaikki syöttämäsi tiedot lisätään artikkelilistaan käyttösi lopussa, jotta voit aina käyttää tietoja tarvittaessa.

Yhteenveto

Excelin tietokannan käyttöliittymän käyttö on erinomainen tapa yksinkertaistaa ja strukturoida tietojen syöttöä. Muutamalla klikkauksella voit lisätä uusia tietueita, muokata tietoja ja saavuttaa selkeän työskentelytavan, ilman että sinun tarvitsee työskennellä suoraan taulukossa. Tämä tarjoaa sinulle paitsi mukavamman syöttötavan, myös vähentää riskiä tehdä vahingossa muutoksia olemassa oleviin tietoihin.