Visuaalinen tietojen analysointi – pylväs- ja palkkikaavioiden luominen Excelissä

Tietojen visuaalinen esittäminen voi olla ratkaisevaa, kun kyse on tehokkaasta tiedon välittämisestä. Pylväs- ja vaakapalkkikaaviot ovat näiden visualisointien perusta Excelissä ja auttavat sinua esittämään tietosi selkeästi ja ymmärrettävästi. Tässä ohjeessa näytän sinulle, miten luot Excelissä dataan perustuvia kaavioita, jotta voit vertailla havainnollisesti useita tietojoukkoja, kuten myyntiä ja kustannuksia.

Tärkeimmät havainnot

• Ymmärrys pylväs- ja vaakapalkkikaavioiden eduista.
• Askeleen-saskeleelta -ohjeet näiden kaavioiden luomiseen Excelissä.
• Vinkkejä kaavioiden muotoiluun ja muokkaamiseen paremman luettavuuden saavuttamiseksi.

Askeleen-saskeleelta -ohje

1. Syötä tiedot

Aloita projektisi Excelissä. Olet tyhjällä työkirjalla, johon voit syöttää tiedot nopeasti. Aloita kuukausien syöttäminen, laita tammikuu soluun A1, helmikuu soluun A2 ja jatka niin edelleen joulukuuhun (A12) saakka. Saadaksesi hyvän yleiskuvan, voit vetää kuukaudet yksinkertaisesti alaspäin niiden täydentämiseksi.

2. Lisää metriset arvot

Nyt voit syöttää kuukausinimet lisäksi sarakkeeseen B vastaavat metriset arvot. Aloita syöttäminen solussa B1 myynnillä, esimerkiksi 50 000 euroa. Voit syöttää tämän numeron viiden euron välein ja vetää samoin alaspäin, kunnes sinulla on arvot kaikille kuukausille.

3. Lisää kustannusarvot

Sarakkeeseen C lisäät kulut. Esimerkiksi aloita syöttäminen solusta C1 25 000 eurolla ja vedä sama numero alaspäin saadaksesi samankaltaiset arvot muille kuukausille.

4. Muotoile taulukko

Jotta voit esittää tietosi visuaalisesti houkuttelevalla tavalla, valitse kaikki tiedot ja paina Ctrl + T soveltaaksesi taulukomuotoa. Tämä helpottaa muokkaamista ja tekee tiedoista visuaalisesti houkuttelevampia.

5. Luo ensimmäinen kaavio

Jotta voit luoda ensimmäisen kaavion, siirry valikkoriville ja klikkaa "Lisää" -välilehteä. Sieltä löydät erilaisia kaaviovaihtoehtoja. Valitse 2D-pylväskaavioiden kategoria. Klikkaa kaaviota luodaksesi sen ja kaavio näkyy työkirjassa.

6. Valitse tiedot kaaviota varten

Kaavion lisäämisen jälkeen klikkaa oikealla hiirenapilla kaaviota ja valitse "Valitse tiedot". Tässä valikossa voit lisätä vastaavat datarivit täyttääksesi kaavion myynti- ja kustannusarvoilla.

7. Muuta kaaviotyyppiä (valinnainen)

Halutessasi voit muuttaa kaaviotyyppiä klikkaamalla oikealla hiirennapilla kaaviota ja valitsemalla "Muuta kaaviotyyppiä". Täällä voit valita erilaisista esitystavoista sovittaaksesi ulkonäköä.

8. Säädä asteikkoja

Optimoidaksesi vaakasuoran asteikkoesityksen, saatat haluta näyttää kuukausien nimet numeeristen arvojen sijaan. Klikkaa oikealla hiirenapilla vaakasuoran asteikon selitystä ja valitse valinta sopivien selittyjen valinta.

9. Lisää datamerkintöjä

Jotta myynti- ja kustannusarvot olisivat suoraan nähtävissä kaaviossa, voit lisätä datamerkintöjä. Klikkaa taas oikealla hiirenapilla kaaviota ja valitse "Lisää datamerkintöjä". Näin näet arvot suoraan kaaviossasi.

10. Lisätyt kustannusarvot

Jotta kustannusarvot saataisiin kaavioon, mene takaisin kohtaan "Valitse tiedot". Lisää uusi datarivi kustannuksille, valitse määrät ja vahvista valinta. Nyt pitäisi olla selkeä vertailu myynnin ja kustannusten välillä kaaviossasi.

11. Värjäyksen säätäminen

Paremman selkeyden saavuttamiseksi sinun tulisi säätää pylväiden värit. Aseta myynti vihreäksi ja kustannukset punaiseksi. Klikkaa hiiren kakkospainikkeella yksittäistä pylvästä ja valitse väritäysohjelma värin valintaan.

12. Otsikointi ja akselit

Antaaksesi kaaviollesi enemmän kontekstia, voit muokata kaavion otsikkoa ja akselien otsikoita. Klikkaa kaaviota, mene kaaviotyökaluihin ja muokkaa otsikoita siten, että ne selittävät tietojesi sisällön.

13. Kaavion muotoilun hienosäätö

Voit mukauttaa lisää kaavion elementtejä, esimerkiksi lisätä ruudukkoviivoja tai lisätä selitteen paremman selkeyden vuoksi. Napsauta kaavion vihreää plusmerkkiä nähdäksesi lisävaihtoehdot.

14. Luoda palkkikaavio

Siirrä pylväskaaviosi syrjään ja toista prosessi luomalla uusi kaavio valitsemalla nyt palkkikaavio. Aloita tyhjällä kaaviolla ja seuraa samoja vaiheita kuin aiemmin valitaksesi ja näyttääksesi tiedot.

15. Kaavion mukauttaminen

Lisää olennaiset tiedot myynnistä ja kustannuksista ja mukauta täyttövärit vastaavasti. Toinen palkkikaavio sopii erinomaisesti samojen tietojen esittämiseen eri muodossa ja vertailun visualisoimiseen.

Yhteenveto

Tässä vaiheittaisessa ohjeessa olet oppinut, kuinka luot sekä pylväs- että palkkikaavioita Excelissä. Voit nyt esittää tietosi rakenteellisemmin ja optimoida visuaalisen esityksen kuuntelijoillesi tai kollegoillesi.