Käytön Pivot-taulukoilla Excelissä on ratkaisevan tärkeä rooli tehokkaassa tietojen analysoinnissa ja esittämisessä. Täällä saat tietää, miten voit muutamassa vaiheessa luoda omat Pivot-taulukot ja käyttää niitä optimaalisesti tietoanalyysissäsi.
Tärkeimmät havainnot
- Pivot-taulukot auttavat analysoimaan suuria tietomääriä ja esittämään ne selkeästi.
- Oikea valmistelu perustietojesi ja tilaustietojesi osalta on olennainen.
- Pivot-taulukot mukautuvat dynaamisesti uusien tietojen lisäämisen yhteydessä.
- Pivot-kaaviot mahdollistavat Pivot-taulukoiden tietojen graafisen esittämisen.
Vaiheittainen ohje
Vaihe 1: Luo oikea dataperusta
Jotta voit luoda Pivot-taulukon, sinulla tulee olla täydellinen dataperusta. Varmista, että kaikki tarvittavat sarakkeiden otsikot ovat olemassa eikä tietoihisi sisälly tyhjiä rivejä tai soluja. Tietojesi segmentointi keskeisiin sarakkeisiin, kuten tilausnumero, liikevaihto, myyjä, alue ja tuotteet, lisää analyysiesi tehokkuutta.
Vaihe 2: Muunna tiedot taulukoksi
Yksi parhaista tavoista varmistaa, että Pivot-taulukkosi pysyy aina ajan tasalla, on muuntaa tietosi Excel-taulukoksi. Valitse koko tietoruutusi ja paina "Ctrl + T". Tällä tavoin taulukko tunnistetaan automaattisesti ja voit antaa sille nimen. Tämä muunnos helpottaa myöhempiä muokkauksia ja päivityksiä.
Vaihe 3: Luo Pivot-taulukko
Nyt kun olet muuttanut tietosi taulukoksi, voit aloittaa Pivot-taulukon luomisen. Siirry "Lisää" -valikkoon ja valitse "PivotTable". Voit valita, sijoitetaanko Pivot-taulukko uuteen vai olemassa olevaan työkirjaan. Suosittelen sijoittamaan sen uuteen työkirjaan paremman kokonaiskuvan saamiseksi.
Vaihe 4: Mukauta Pivot-kenttiä
Kun Pivot-taulukko on luotu, näet näytön oikealla puolella alueen, jossa voit nähdä taulukkosi eri kentät. Voit vetää ja pudottaa kenttiä saadaksesi haluamasi näkymän tietoihisi. Esimerkiksi vedä "Myyjä" rivi-alueille, jotta voit listata myyjiä myynnin perusteella.
Vaihe 5: Lisää arvoja ja analysoi
Jotta voit näyttää myynnit Pivot-taulukossa, vedä liikevaihtokenttä arvoalueelle. Excel summaa automaattisesti myynnit jokaiselle myyjälle. Voit palata milloin tahansa takaisin ja mukauttaa kenttiä saadaksesi erilaisia näkemyksiä tietoihisi.
Vaihe 6: Tee mukautuksia ja suunnittele ulkoasu
Pivot-taulukon luomisen jälkeen voit mukauttaa asettelua haluamallasi tavalla. Napsauta "PivotTable-Analyysi" -välilehteä ja täällä voit säätää erilaisia vaihtoehtoja asettelulle ja suunnittelulle parantaaksesi selkeyttä. Tähän sisältyy suodattimien lisääminen tai muotoilun muuttaminen.
Vaihe 7: Luo Pivot-kaavio
Jos haluat esittää tietosi graafisesti, voit myös luoda Pivot-kaavion. Valitse yksinkertaisesti Pivot-taulukostasi vaihtoehto "PivotChart". Näin saat visuaalisen esityksen analysoituista tiedoista, mikä helpottaa merkittävästi esittämistä.
Vaihe 8: Päivitä tiedot
Jos uusia tietoja lisätään, sinun on päivitettävä Pivot-taulukko. Valitse "PivotTable-Analyysi" ja valitse "Päivitä". Tämä varmistaa, että kaikki uudet tai muuttuneet tiedot otetaan mukaan analyysiisi.
Yhteenveto
Pivot-taulukoiden käyttö tarjoaa sinulle tehokkaan tavan arvioida ja esittää suuria tietomääriä. Kuvailluilla vaiheilla voit työskennellä tehokkaasti ja analysoida tietojasi ei vain analysoimaan, vaan myös selkeästi esittämään.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä ovat perusvaiheet Pivot-taulukon luomisessa?Perusvaiheet ovat: tietojen valmistelu, tietojen muuttaminen taulukoksi, Pivot-taulukon luominen, kenttien mukauttaminen ja arvojen lisääminen.
Miten voin varmistaa, että tietoni pysyvät ajan tasalla?Muunna tietosi taulukoksi, jotta uudet merkinnät siirtyvät automaattisesti Pivot-taulukkoon.
Voinko luoda kaavioita Pivot-taulukoista?Kyllä, voit luoda Pivot-kaavioita visualisoidaksesi tietosi.
Miten päivitän Pivot-taulukkoni?Valitse Pivot-taulukko ja valitse vaihtoehto "Päivitä" "PivotTable-Analyysi"-välilehdeltä.
