Kuoret tulostetaan nopeasti ja helposti Wordilla

Kun sinun on säännöllisesti tulostettava kirjekuoria, olipa kyseessä henkilökohtaiset kutsut tai liiketoiminnallinen kirjeenvaihto, haluat tehdä tästä prosessista mahdollisimman yksinkertaista ja tehokasta. Sen sijaan, että muotoilisit jokaisen kirjekuoren manuaalisesti, voit käyttää Wordin yhdistelmäpainatus-toimintoa, jolla voit automaattisesti luoda useita kirjekuoria eri vastaanottajille. Tässä ohjeessa opit, miten tulostat kirjekuoret ja valmistaudut lähettämään ne.

Tärkeimmät havainnot

• Wordin yhdistelmäpainatus mahdollistaa useiden kirjekuorien automaattisen luomisen.
• Voit tuoda vastaanottajien tiedot Excel-taulukosta helpottamaan tulostusta.
• Word tarjoaa erilaisia toimintoja osoitteiden muotoilun mukauttamiseen.

Vaiheittainen ohje

Ensinnäkin avaa tyhjä Word-dokumentti ja navigoi kohtaan "Lähetykset". Täältä löydät "Kirjekuoret" -valikon.

Napsauta "Kirjekuoret" avataksesi ikkunan kirjekuorille ja etiketeille. Tässä ikkunassa voit syöttää lähettäjän osoitteen ja vastaanottajan osoitteen. Tässä esimerkissä näytetään, miten yhdistelmäpainatus useille vastaanottajille voidaan asettaa.

Haluat tulostaa useita kirjekuoria samanaikaisesti. Siirry asetuksiin ja valitse sopiva kirjekuoren muoto. Oletusarvoisesti "DL" -muoto on valittuna. Jos haluat käyttää toista muotoa, voit muuttaa sen täällä.

Tärkeä asia, jota sinun tulisi huomioida, on tulostusasetus. Tulostimesi mallista riippuen kirjekuorten syöttäminen voi vaihdella. Suositeltavaa on käyttää yksinkertaista A4-arkkia mallina nähdäksesi, miten se syötetään ennen testitulostusta.

Kun kaikki on kunnossa, napsauta "OK" lisätäksesi kirjekuoren dokumenttiisi. Tällöin saat dokumentin, jossa on lähettäjän osoite ja tilaa vastaanottajan osoitteelle.

Nyt on aika tuoda tiedot yhdistelmäpainatusta varten. Sinun tulisi toivoakseni valmistella Excel-taulukko vastaanottajien luettelolla. Tämän tiedoston tulisi sisältää asianmukaiset sarakkeet, kuten etunimi, sukunimi, osoite jne.

Sulje Excel-taulukko ja siirry takaisin Wordiin. Valitse "Käynnistä yhdistelmäpainatus" ja sitten "Kirjekuoret". Word kysyy, mitä kirjekuorta haluat käyttää yhdistelmäpainatusta varten. Valitse tarvitsemasi kirjekuori.

Kun olet napsauttanut "OK", kirjekuori näkyy näytöllä. "Lähetykset" -välilehden alta löydät myös mahdollisuuden valita vastaanottajia.

Täällä voit joko luoda uuden luettelon tai valita Excel-taulukon. Valitse Excel-tiedosto ja vahvista, mitä taulukkoa haluat käyttää.

Nyt kaikki vastaanottajat ovat käytettävissäsi dokumentissasi. Voit muokata vastaanottajaluetteloa varmistaaksesi, että kaikki tarvittavat tiedot ovat oikein. Word mahdollistaa myös luettelon suodattamisen tai kaksoiskappaleiden poistamisen.

Nyt voit määrittää osoitepalikat kirjekuoria varten. Napsauta "Osoitepalikka" muokataksesi osoituselementtejä, jotka tulisi näkyä jokaisella kirjekuorella.

Jos sinulla on erityisiä vaatimuksia muotoilulle, kuten maan ilmoittaminen vain kansainvälisissä lähetyksissä, voit myös mukauttaa nämä asetukset.

Kun kaikki on asetettu, näet esikatseluruudussa, miltä kirjekuori näyttää. Jos haluat tehdä muutoksia, voit helposti säätää osoitteiden sijainteja.

Napsauttamalla "Valmis ja yhdistä" voit luoda tulostustiedoston. Sinulla on myös mahdollisuus lähettää kirjekuoret sähköpostitse tai siirtää ne uuteen asiakirjaan.

Nyt näet, miten Word on luonut jokaisen yksittäisen kirjekuoren. Voit nyt lähettää ne tulostimellesi tai tarvittaessa poistaa ne.

Yhteenvetona olet oppinut näiden vaiheiden avulla, kuinka tulostaa tehokkaasti kirjekuoret useille vastaanottajille hyödyntämällä Wordin sarjapostitusominaisuutta.

Yhteenveto

Aiemmin kuvattujen vaiheiden avulla olet nyt valmis luomaan kirjekuoria Wordissa ja valmistelemaan ne suoraan lähettämistä varten. Voit vaivattomasti työskennellä suurilla tietomäärillä ja tulostaa lukemattomia personoituja kirjekuoria lyhyessä ajassa.