Sarjakirjeen luominen Wordissa - Yksinkertainen ohje

Haluat lähettää henkilökohtaisia kirjeitä useille vastaanottajille ja muokata henkilökohtaisia tervehdyksiä? Microsoft Wordin sarjakirje-toiminnolla voit tehdä sen nopeasti ja helposti. Tämä ohje näyttää sinulle, miten määrität vastaanottajat Excel-taulukon avulla ja käytät erilaisia tervehdyksiä kuten "Herra" ja "Rouva" oikein. Siirrytään suoraan asioiden ytimeen ja käydään läpi tehokkaan sarjakirjeen luomisen vaiheet yhdessä.

Tärkeimmät havainnot

• Opetellaan, miten voit luoda ja muokata sarjakirjettä Wordissa.
• Excel-listan käyttö helpottaa vastaanottajatietojen hallintaa.
• Tervehdysmuodot voidaan mukauttaa dynaamisesti antaaksesi henkilökohtaisen kosketuksen.

Askel-askeleelta ohje

Jotta voit luoda sarjakirjeen Wordissa, toimi seuraavasti:

Askel 1: Sarjakirjeen aloittaminen

Avaa ensin Microsoft Word. Siirry välilehdelle "Lähetä" ja valitse vaihtoehto "Käynnistä sarjakirje". Valitse sitten "Kirjeet" aloittaaksesi sarjakirjeen luomisen.

Askel 2: Vastaanottajalistan valitseminen

Valitse sitten vastaanottajalista. Voit joko syöttää uuden listan, käyttää olemassa olevaa listaa tai valita Outlook-yhteystiedot. Tässä ohjeessa käytämme Excel-taulukkoa, jonka olet tallentanut työpöydällesi.

Askel 3: Vastaanottajatietojen muokkaaminen

Nyt voit muokata vastaanottajalistaa. Esimerkkioppaassamme käytetyn tietolähteen, jonka nimi on "Osoitelistaus.xls", avulla voit lisätä osoitteita, etsiä kaksoiskappaleita tai suodattaa tietyin kriteerein. Näet yhteenvedon sukunimestä, etunimestä ja tervehdystavasta.

Askel 4: Osoiteblogin lisääminen

Lisää osoiteblokki napsauttamalla "Osoiteblokki". Voit valita sopivat kentät tervehdykselle ja osoitteelle. Word tunnistaa kentät automaattisesti, joten tarvittavat tiedot siirretään helposti.

Askel 5: Esikatselun tarkistaminen

On tärkeää tarkistaa kirjeen esikatselu. Voit nähdä, miten osoite ja muut sisällöt näyttävät kirjeessä. Napsauta "Näytä esikatselutulokset" varmistaaksesi, että kaikki on järjestetty oikein.

Askel 6: Aiheen ja päivämäärän lisääminen

Lisää nyt kirjeesi aihe valmiiseen asiakirjaan. Kirjoita esimerkiksi "Testisarjakirje" ja lisää päivämäärä. Tämä antaa kirjeellesi muodollisen rakenteen.

Askel 7: Tervehdyksen dynaaminen lisääminen

Käytä isoja komentoja tervehdyksen mukauttamiseen. Tällä toiminnolla voit erottaa "Hyvä herra" ja "Hyvä rouva" perustuen Excel-listasi tietoihin.

Askel 8: Sarjakirjeen jatkaminen

Kirjoita nyt kirjeesi teksti tarpeidesi mukaan. Voit kirjoittaa yleistekstin, joka pätee kaikkiin vastaanottajiin. Varmista, että se on sisältävä ja houkutteleva muotoiltu.

Askel 9: Virheiden tarkistaminen

Ennen kuin suljet sarjakirjeen, tee virheiden tarkistus. Voit käydä läpi yksittäiset osoitteet ja varmistaa, ettei tervehdysmuodoissa tai osoitetiedoissa ole virheitä.

Vaihe 10: Tulosta tai lähetä kirjeitä postitse

Nyt kun sarjakirjeesi on valmis ja näyttää hyvältä, siirry takaisin välilehteen "Lähetä" ja napsauta "Viimeistele ja yhdistä". Siellä voit tulostaa asiakirjan, lähettää sen sähköpostitse tai tallentaa asiakirjat jatkokäsittelyä varten.

Vaihe 11: Lisää kenttiä

Tarvittaessa voit lisätä muita yksilöllisiä kenttiä kirjeeseesi, kuten puhelinnumerot. Valitse Excel-tiedostostasi vastaavat sarakkeet luodaksesi lisäarvoa personoinnilla.

Vaihe 12: Valmistuminen

Näiden vaiheiden jälkeen olet onnistuneesti luonut sarjakirjeen. Voit nyt tallentaa dokumenttisi ja lähettää sen halutessasi tai tulostaa sen.

Yhteenveto

Tässä ohjeessa opit, kuinka luodaan Microsoft Wordissa sarjakirje helposti ja tehokkaasti. Olet käynyt läpi koko prosessin, alkaen vastaanottajaluettelon valinnasta personoituihin tervehdyksiin ja loppujen lopuksi kirjeiden tulostamiseen tai lähettämiseen.