Kun työskentelet Word-asiakirjojen parissa, on usein tarpeen verrata eri versioita asiakirjasta toisiinsa. Olipa kyseessä korjausten tarkistaminen tai eri henkilöiden tekemien muutosten seuraaminen. Tässä oppaassa näytetään sinulle vaihe vaiheelta, miten vertaat tehokkaasti kahta Word-asiakirjaa, jotta huomaat kaikki erot nopeasti. Opit hyödyntämään Wordin vertailutoimintoa optimaalisesti ja löytämään erilaisia mukautusmahdollisuuksia. Aloittakaamme!
Tärkeimmät huomiot
- Pystyt havaitsemaan nopeasti ja helposti erot kahden Word-asiakirjan välillä.
- Vertailutoiminto mahdollistaa suodattamisen tiettyjen muutostyyppien perusteella (esim. teksti, taulukot).
- Muutokset voidaan hyväksyä tai hylätä suoraan asiakirjassa.
Vaiheittainen ohje
Vertaillaksesi asiakirjoja Wordissa, tee seuraavat vaiheet:
Asiakirjojen valmistelu
Aluksi sinun tulee luoda tai valita kaksi Word-asiakirjaa, jotka haluat verrata toisiinsa. Varmista, että sinulla on alkuperäisversio (Asiakirja 1) ja tarkistettu versio (Asiakirja 2). Aloita luomalla kaksi asiakirjaa erilaisilla sisällöillä esimerkiksi muokkaamalla tekstiosuutta ensimmäisestä asiakirjasta ja tallentamalla se toiseen.
Pääsy vertailutoimintoon
Avaa Wordissa "Tarkista"-valikko. Sieltä löydät vaihtoehdon "Vertaa". Klikkaa tätä painiketta aloittaaksesi vertailuprosessin.
Relevanttien asiakirjojen valitseminen
Seuraavaksi sinua pyydetään valitsemaan kaksi asiakirjaa, jotka haluat vertailla. Valitse ensin alkuperäisdokumentti (Asiakirja 1) ja sen jälkeen tarkistettu dokumentti (Asiakirja 2). Voit myös päättää, haluatko merkitä muutokset tietyn nimen avulla.
Vertailuasetusten mukauttaminen
Voit mukauttaa vertailuasetuksia määrittääksesi, millä tasolla vertailu tehdään. Voit valita vertailla otsikkoja ja alatunnisteita sekä taulukoita. Lisäksi voit valita, tapahtuuko vertailu merkkien vai sanojen tasolla.
Vertailun suorittaminen
Kun olet tehnyt valintasi, klikkaa "OK". Word luo nyt uuden asiakirjan, jossa kaikki erot kahden version välillä korostetaan. Muutokset tulevat selkeästi esille, joten näet välittömästi, mikä on poistettu tai lisätty.
Muutosten tarkistaminen ja hyväksyminen
Uudessa asiakirjassa voit nyt tarkastella tehtyjä muutoksia. Word näyttää poistot ja muutokset. Sinulla on mahdollisuus hyväksyä tai hylätä nämä muutokset.
Lopullisen version tallentaminen
Kun olet hyväksynyt tai hylännyt haluamasi muutokset, voit tallentaa asiakirjan lopullisen version. Tämä tapahtuu joko tallentamalla uuden asiakirjan tai luomalla uuden tiedoston, joka sisältää hyväksytyt muutokset.
Asiakirjojen yhdistäminen
Kun työskentelet laajojen asiakirjojen parissa, joita eri kirjoittajat ovat muokanneet, Word tarjoaa mahdollisuuden yhdistää useita asiakirjoja. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos haluat luoda kattavan asiakirjan eri lähteistä.
Paralleelien asiakirjojen vertailu
Lopuksi voit myös näyttää kaksi asiakirjaa rinnakkain. Tämä on hyvä vaihtoehto, jos haluat siirtyä nopeasti alkuperäisversioiden ja tarkistetun version välillä. Näin pysyt kärryillä kaikista muutoksista.
Yhteenveto
Tässä oppaassa opit, kuinka voit helposti ja tehokkaasti verrata kahta Word-dokumenttia. Wordin Vertaa-toiminnon avulla voit tunnistaa ja hallita muutoksia nopeasti. Lisäksi ohjelma tarjoaa monia hyödyllisiä mukautusmahdollisuuksia, joiden avulla voit muokata vertailua omiin tarpeisiisi. Käytä tätä toimintoa tuomaan selkeyttä dokumentteihisi ja hallitsemaan kaikki olennaiset muutokset tehokkaasti.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka voin verrata kahta Word-dokumenttia keskenään?Voit käyttää "Vertaa" -toimintoa "Tarkista" -valikossa nähdäksesi muutokset kahden dokumentin välillä.
Mitä tapahtuu, kun kohtaan muutoksia?Voit hyväksyä tai hylätä muutokset ja tallentaa uuden dokumentin, joka sisältää kaikki hyväksytyt muutokset.
Mitä asetusten säätömahdollisuuksia minulla on vertaillessani?Voit mukauttaa vertailuasetuksia määrittääksesi, ovatko otsikot ja alatunnisteet tai taulukot myös vertailun kohteena.
Voinko yhdistää useita dokumentteja?Kyllä, Word tarjoaa mahdollisuuden yhdistää useiden kirjoittajien tarkistetut dokumentit yhdeksi dokumentiksi.
Kuinka voin nähdä alkuperäisen ja tarkistetun version samanaikaisesti?Voit näyttää dokumentit vierekkäin erottuaksesi välittömästi eroista.