Asiakirjojen muokkaaminen voi olla monissa tilanteissa kaksiteräinen miekka. Erityisesti kun sinulla on luottamuksellisia tietoja Word-asiakirjassa, haluat varmasti varmistaa, ettei sitä tahattomasti muuteta. Tässä oppaassa opit, kuinka voit tehokkaasti suojata Word-asiakirjan. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun lähetät asiakirjan jollekin etkä halua muutoksia tehtävän, samalla alkuperäisen sisällön säilyessä. Sukellamme suoraan toimenpiteisiin.
Tärkeimmät havainnot
- Voit rajoittaa Word-asiakirjan muokkausta eri asetuksilla.
- Salasanaa voidaan käyttää muokkausten estämiseen.
- Poikkeuksia voidaan tehdä tietyille käyttäjille.
Askel askeleelta ohjeet
Askel 1: Avaa "Tarkista" -valikko
Suojataksesi Word-asiakirjaa ei-toivotuilta muutoksilta sinun on ensin avattava "Tarkista" -valikko. Tämä on ensimmäinen askel muokkausrajoitusten aktivoimiseksi. Löydät valikon Word:in yläpalkista.
Askel 2: Rajoita muokkausta
Valikossa "Tarkista" siirry kohtaan "Rajoita muokkaamista". Kun napsautat sitä, avautuu uusi valikko oikealle, jossa voit tehdä erilaisia asetuksia suojauksen aktivoimiseksi.
Askel 3: Valitse muokkausrajoitukset
Nyt voit määrittää, millaiset muokkaukset asiakirjassa saavat olla sallittuja. Voit valita eri vaihtoehtojen välillä, kuten muutosten salliminen, lomakkeiden täyttäminen tai kommenttien muokkaaminen. Jos haluat tehdä asiakirjasta täysin vain-luku -tilassa, valitse "Ei muutoksia sallita".
Askel 4: Lisää poikkeuksia
Hyödyllinen ominaisuus on mahdollisuus lisätä poikkeuksia tietyille käyttäjille. Voit määrittää täällä sähköpostiosoitteita tai käyttäjiä samasta toimialasta, jotka saavat silti tehdä muutoksia. Tämä on hyödyllistä, jos haluat lähettää asiakirjan useille henkilöille, joiden joukossa jotkut saavat oikeuden muokata.
Askel 5: Suojauksen soveltaminen
Kun asetukset on tehty, sinun on aktivoitava suojus. Napsauta "Kyllä, asenna suojaus". Tässä vaiheessa sinua pyydetään luomaan salasana. Kirjaa ylös tämä salasana hyvin, sillä se tarvitaan asiakirjan myöhempään muokkaamiseen.
Askel 6: Tallenna asiakirja
Kun olet asettanut salasanan, tallenna asiakirja. Jotta suojaus tulee voimaan, on tärkeää, että tallennat asiakirjan oikein. Tarkista tallennuksen jälkeen, että muutokset otettiin käyttöön.
Askel 7: Suojan tarkistaminen
Testaus on tärkeä askel. Yritä muokata asiakirjaa napsauttamalla satunnaista kohtaa. Jos suojaus on asetettu oikein, näet viestin, joka kertoo, ettei muutoksia voida tehdä.
Askel 8: Suojan poistaminen
Jos haluat jatkaa asiakirjan muokkaamista, sinun on poistettava suojaus. Palaa "Tarkista" -valikkoon ja valitse "Poista suojaus". Nyt voit tehdä muutoksia asiakirjaan.
Askel 9: Tallenna asiakirja uudelleen
Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, älä unohda tallentaa asiakirjaa uudelleen. Tämä varmistaa, että kaikki muutokset säilyvät.
Yhteenveto
Tässä askel askeleelta -oppaassa opit, kuinka voit suojata Word-asiakirjan ei-toivotuilta muokkauksilta. Oikeilla muokkausrajoitusten sovelluksilla ja salasanan asettamisella varmistat, että asiakirjasi pysyvät alkuperäisessä tilassaan, kun lähetät tai jaat niitä. Tämä lähestymistapa on erityisen tärkeä herkille tiedoille, kuten ansioluetteloille tai muille henkilökohtaisille asiakirjoille, joita et halua muutettavan.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka asetan salasanan Word-dokumentilleni?Voit asettaa salasanan menemällä "Tarkista" -valikkoon ja valitsemalla "Rajoita muokkausta", jonka jälkeen aktivoit suojauksen. Sinua pyydetään syöttämään salasana.
Voinko antaa tietyille henkilöille muokkausoikeuden?Kyllä, voit määritellä käyttäjiä, jotka ovat poikkeuksia muokkausrajoituksista, lisäämällä heidän sähköpostiosoitteensa asianmukaiseen osioon.
Mitä tapahtuu, jos unohdan salasanan?Jos unohdat salasanan, on vaikeaa muokata asiakirjaa uudelleen, koska et voi tehdä muutoksia ilman suojauksen poistamista.
Onko nämä suojaukset 100-prosenttisen turvallisia?Suoja varmistaa, ettei kukaan voi muokata asiakirjaa helposti, mutta se ei suojaa kopioinnilta tai uuden asiakirjan luomiselta sen sisällön perusteella.
