PDF-tiedostojen nopea haku: Näin luot indeksin

Kuka ei tunne sitä: suurta kokoelmaa PDF-tiedostoja kiintolevylläsi, ja etsit epätoivoisesti tiettyä asiakirjaa. Tuhansien tiedostojen selaaminen voi osoittautua pitkäksi ja vaivalloiseksi prosessiksi. Mutta niin ei tarvitse olla! Oikealla tekniikalla voit luoda nopeasti indeksoimisen ja hakuominaisuuksien kaikille PDF-tiedostoillesi. Tässä oppaassa näytän sinulle, miten voit luoda Adobe Acrobatissa indeksin löytääksesi PDF-tiedostot helposti.

Tärkeimmät havainnot

• Luomalla indeksin Adobe Acrobatissa voit etsiä PDF-dokumenttisi äärimmäisen nopeasti.
• Indeksointi on yksittäinen prosessi, joka säästää paljon aikaa pitkällä aikavälillä.
• Voit valita tiettyjä kansioita ja mukauttaa hakua.

Askel-askeleelta-ohjeet

Askel 1: Avaa laajennettu haku

Aloita prosessi avataksesi Adobe Acrobat tietokoneellasi ja avaa laajennettu haku. Voit tehdä tämän nopeasti painamalla Ctrl + Shift + F. Tällä tavalla pääset laajennettuun hakuvalikkoon, joka mahdollistaa tarkempien hakuparametrien määrittämisen.

Askel 2: Valitse etsimiskansio

Nyt sinun tulee valita kansio, jonka haluat etsiä. Valitse kansio, jossa PDF-tiedostosi sijaitsevat. Varmista, että myös kaikki alikansiot otetaan huomioon, jos olet tallentanut dokumentteja niihin. Voit tarkistaa suoraan tiedostonhallinnasta, kuinka monta alikansiota on olemassa ja ovatko PDF-tiedostot todella siellä.

Askel 3: Suorita haku

Syötä nyt etsimäsi sana tai erityinen termi, jonka haluat etsiä. Klikkaa "Hae" ja tarkkaile, miten järjestelmä toimii. Mitä enemmän PDF-tiedostoja on kansiossa, sitä kauemmin haku voi kestää. Esimerkiksi yli 100 PDF-tiedostolla haun kestoaika oli lähes minuutin.

Askel 4: Luo indeksi

Nopeuttaaksesi hakuprosessiasi tulevaisuudessa, sinun tulisi luoda indeksi. Tee tämä siirtymällä Adobe Acrobatiin ja etsi "Index". Klikkaa "Uusi indeksi" aloittaaksesi indeksin luomisprosessin.

Askel 5: Nimeä indeksi

Sinua pyydetään nyt antamaan nimi uudelle indeksille. Valitse kuvaava nimi, kuten esimerkiksi "PDF_Kokoelma_Valokuvaus". Tämä auttaa sinua tunnistamaan indeksin helposti myöhemmin. Varmista myös, että liität lyhyen kuvauksen indeksiin.

Askel 6: Lisää kansio

Nyt voit valita ne kansiot, jotka haluat lisätä indeksiin. Kopioi haluamiesi kansioiden polut leikepöydälle ja lisää ne sen mukaisesti. Sinulla on myös mahdollisuus sulkea pois yksittäisiä kansioita, jos et halua indeksoida tiettyjä dokumentteja.

Askel 7: Luo indeksi

Paina nyt "Luo" luodaksesi indeksin. Tämä prosessi ei yleensä kestä kovin kauan - usein melkein yhtä lyhyt kuin manuaalinen haku olisi. Indeksissä hienointa on, että sinun tarvitsee todella suorittaa tämä prosessi vain kerran.

Askel 8: Käytä uutta indeksiä laajennetulla haulla

Kun indeksi on luotu, voit käyttää sitä milloin tahansa. Avaa laajennettu haku uudelleen painamalla Ctrl + Shift + F ja valitse "Näytä lisää vaihtoehtoja" ja valitse uusi indeksisi. Lisää se ja voit aloittaa selaamisen.

Vaihe 9: Tulosten tarkastelu

Syötä hakusana uudelleen. Huomaat, että osumat näytetään lähes välittömästi. Voit klikata tuloksia ja siirtyä suoraan kyseiseen asiakirjaan. Muista järjestää ikkunat tarpeen mukaan paremman yleiskuvan saamiseksi.

Vaihe 10: Lisäkriteerien määrittäminen haut

Jotta voit etsiä vielä tarkemmin, voit määrittää lisää erilaisia hakukriteerejä. Voit esimerkiksi määrittää, haluatko hakea vain kokonaisia sanoja tai myös tiettyjä isoja tai pieniä kirjaimia. Kokeile näitä asetuksia saadaksesi parhaat tulokset.

Yhteenveto

Adobe Acrobatin hakemiston luominen mahdollistaa nopean ja tehokkaan navigoinnin suuressa joukossa PDF-dokumentteja. Vain muutamalla askeleella voit säästää aikaa indeksoinnilla ja nopeuttaa huomattavasti hakua. Se on kertaluonteinen vaiva, joka kuitenkin maksaa pitkällä tähtäimellä.