Tehokas dokumenttien vertailu Acrobatissa

Sopimusten tai muiden asiakirjojen tarkistaminen voi nopeasti muuttua vaivalloiseksi tehtäväksi. Kun kohtaat tarkistetun version sopimuksistasi, voi olla ärsyttävää lukea kaikki uudelleen. Mutta se ei ole välttämätöntä! Acrobat tarjoaa kätevän toiminnon, joka helpottaa huomattavasti asiakirjojen vertailua. Tässä ohjeessa näytän sinulle, miten voit hyödyntää "Vertaa"-toimintoa optimaalisesti tunnistaaksesi muutokset nopeasti ja helposti.

Tärkeimmät havainnot

• Acrobatin "Vertaa"-toiminnolla säästät aikaa ja hermoja asiakirjojen tarkistamisessa.
• On mahdollista vertailla vain tekstiä tunnistaaksesi tärkeimmät muutokset.
• Kaikki löydetyt muutokset listataan selkeästi, joten voit nopeasti nähdä yhdellä silmäyksellä, missä muutoksia on tehty.

Askel-askeleelta-opas

Onnistuneen asiakirjojen vertailun tekemiseksi Acrobatissa, seuraa näitä yksinkertaisia askeleita:

1. Valmistele asiakirjasi

Ennen vertailun aloittamista varmista, että sinulla on sekä alkuperäisversio että muutettu versio sopimuksestasi tai asiakirjasta saatavilla. Esimerkkini dokumentoi sopimuksen, jossa aikaväliä on muutettu.

2. Avaa Acrobat ja siirry vertailuun

Käynnistä Acrobat ja lataa muutettu PDF-tiedosto, jonka haluat vertailla. Siirry sitten "Työkaluihin" ylävalikon valikossa ja valitse sieltä "Tiedostojen vertailu".

3. Valitse vertailtavat tiedostot

Sinua pyydetään valitsemaan kaksi asiakirjaa, joita haluat vertailla. Acrobat ehdottaa automaattisesti viimeksi muokattua tiedostoa, mutta sinun tulee valita myös alkuperäisversio.

4. Määritä vertailutyyppi

Tässä vaiheessa voit määrittää, haluatko vertailla vain tekstiä vai myös grafiikkaa. Useimmissa tapauksissa, kuten esimerkissäni, pelkkä tekstin vertailu riittää, sillä muita elementtejä ei ole muutettu. Valitse sopiva vaihtoehto.

5. Aloita vertailu

Kun olet tehnyt kaikki asetukset, paina "Vertaa". Acrobat alkaa nyt analysoida molempia asiakirjoja ja etsiä niistä eroavuuksia.

6. Tarkastele tuloksia

Kun vertailu on valmis, Acrobat näyttää kaikki muutokset. Voit tarkastella luetteloa havaituista eroavuuksista. Yksinkertainen painike auttaa siirtymään muutosten välillä navigoinnissa.

7. Analysoi muutokset

Napsauta "Seuraava muutos" käydäksesi läpi yksittäiset erot. Tässä näet tarkalleen, mitä alkuperäisessä asiakirjassa lukee ja mitä muutoksia uudessa versiossa on tehty. Esimerkissäni aikaväli muuttui esimerkiksi 14 päivästä 30 päivään.

8. Laita palautteesi kokoon

Hyödynnä löydettyjä eroavuuksia muotoillessasi mahdollisia kysymyksiä tai palautteita. Kyky nähdä kaikki muutokset yhdellä silmäyksellä antaa sinulle suurta varmuutta, kun allekirjoitat asiakirjan tai käyt neuvotteluja eteenpäin.

Näiden vaiheiden avulla voit varmistaa tehokkaasti, että huomaat kaikki muutokset asiakirjoissasi käyttämättä tarpeettomasti aikaa koko tekstin uudelleen lukemiseen. Acrobatin intuitiivisen toiminnallisuuden ansiosta asiakirjojen vertailu on vaivaton prosessi.

Kokous

Tässä oppaassa opit, miten voit käyttää Acrobatin "Vertaa" -toimintoa löytääksesi sopimusmuutokset nopeasti. Helpon käytön ja selkeän erottelun avulla voit varmistaa, ettet missaa tarkistettaessa muutettuja dokumentteja mitään.