Kysymys siitä, onko projektinhallinta tarpeellista, esitetään usein ennen uuden tehtävän tai projektin aloittamista. On paljon väärinkäsityksiä siitä, mikä tekee projektista ja milloin projektinhallinta on todella tarpeen. Tässä tekstissä opit käytännöllisen tarkistuslistan, joka auttaa sinua arvioimaan projektinhallinnan tarpeen. Tiedot perustuvat videoluentoon ja niiden avulla saat selkeän käsityksen.
Tärkeimmät oivallukset
- Jokainen projekti ei vaadi syvällistä projektinhallinnan osaamista.
- Lista voi auttaa määrittämään, onko projektinhallinta merkityksellistä tehtävällesi.
- Ota huomioon monia tekijöitä, kuten monimutkaisuus, resurssit ja säännöllisten neuvottelujen tarve.
Askel-askeleelta-opas
Aloitetaan eri näkökohtien käsittely, jotka sinun tulisi ottaa huomioon selvittääksesi, onko projektinhallinta välttämätöntä sinulle erityisessä tehtävässäsi. Tämä tarkistuslista kattaa kymmenen pistettä, jotka auttavat sinua tekemään perustellun päätöksen.
1. Onko tehtävä sinulle uusi?
Ensinnäkin sinun tulisi miettiä, onko tehtävä uusi ja tuntematon. Jos on, voi olla järkevää harjoittaa projektinhallintaa. Uusi projekti vaatii usein suunnittelua ja koordinointia, joita et ehkä kykene heti hoitamaan. Tarkista tarkkaan, voitko merkitä tämän kohdan listallasi.
2. Onko tehtävä monimutkainen tai innovatiivinen?
Tässä kyse on siitä, onko kyse uuden tuotteen kehittämisestä vai monimutkaisesta tehtävästä. Onko haaste suuri ja epäselvä? Monimutkaiset projektit vaativat yleensä laajempaa suunnittelua ja järjestelyä. Jos voit vastata myöntävästi tähän kriteeriin, lisää se tarkistuslistallesi.
3. Ovatko eri osastot mukana?
Jos useat osastot ovat mukana hankkeessa, projektinhallinta on todennäköisesti välttämätöntä. Kun eri tiimien ja osaamisalueiden jäsenet osallistuvat, selkeä viestintä ja järjestely ovat ratkaisevan tärkeitä. Mieti, pitäisikö sinun merkitä tämä kohta listallasi.
4. Ovatko ulkopuoliset henkilöt mukana?
Mieti, ovatko ulkopuoliset työntekijät tai palveluntarjoajat osa suunnitelmaasi. Jos esimerkiksi otat graafisen suunnittelijan mukaan projektiisi, on tehtävä tiettyjä koordinointitehtäviä. Tämä puoltaa myös projektinhallinnan tarvetta.
5. Ovatko säännölliset neuvottelut tarpeen?
Ovatko tiimisi jäsenet sitoutuneet projektin sisältöön ja tarvitsevat säännöllisiä päivityksiä ja neuvotteluja? Arkirutiineissa tällaisia tapaamisia ei tarvita, mutta jos tehtäväsi on monimutkaisempi tai siinä on useita osallistujia, säännöllisten neuvottelujen järjestäminen on suositeltavaa.
6. Tarvitseeko tehtävä valvontaa?
Yksi ratkaisevista kysymyksistä on, tarvitseeko tehtävä valvontaa. Jos kukaan ei ota vastuuta kehityksestä tai edistyksestä, projekti vie todennäköisesti paljon aikaa ja etenee tehottomasti. Tässä tapauksessa sinun tulisi myös merkitä tämä kohta listallasi, jos se pitää paikkansa.
7. Kestääkö tehtävä kauan ja tarvitaanko siihen tiimiä?
Jos tehtävän kesto on pidempi, voi olla hyödyllistä muodostaa tiimi. Lyhytkestoiset tehtävät, jotka voidaan suorittaa päivässä, eivät tarvitse laajamittaista projektinhallintaa. Pitkäaikaisissa projekteissa eri näkökohtien koordinointi on kuitenkin olennaista.
8. Sisältääkö projekti suuren taloudellisen riskin?
Onko projekti yritykselle taloudellisesti merkittävä? Korkea taloudellinen riski voi olla tärkeä signaali siitä, että projektinhallintaa tulisi soveltaa. On tarkasti punnittava, tulisiko resurssien ja budjetin hallinta antaa projektijohtajan vastuulle.
9. Tukeeko projekti kilpailuetua?
Jos projektin tarkoituksena on vahvistaa yrityksen kilpailuasemaa, voi olla perusteltua kiinnittää erityistä huomiota projektinhallintaan. Projektijohtaja voi auttaa kehittämään strategioita, jotka mahdollistavat yrityksen saavuttavan kilpailuetua kilpailijoihinsa nähden.
Kuinka monta pistettä olet merkinnyt pois?
Lopuksi on tärkeää tarkastella, kuinka monta pistettä pystyit vastaamaan myöntävästi projektissasi. Mitä useampi kriteeri pätee, sitä enemmän tarvitset projektinhallintaa. Tämä yleiskatsaus auttaa sinua päättämään paremmin, onko ja kuinka syvästi projektinhallinta tarpeen.
Yhteenveto
Hankkeen hallinnan tarpeen selvittäminen on olennainen askel ennen uuden tehtävän aloittamista. Tarkistuslista tarjoaa sinulle hyödyllisen suuntaviivan. Mitä useampi kohta pätee, sitä enemmän sinun tulisi tutustua erilaisiin projektinhallintamenetelmiin.
Usein kysytyt kysymykset
Onko projektinhallinta aina tarpeellista?Ei välttämättä, se riippuu suuresti monimutkaisuudesta ja osallisista tekijöistä.
Kuinka monta pistettä tulee olla päteviä, jotta projektinhallinta olisi tarpeen?Jos olet merkinnyt pois enemmän kuin neljä tai viisi pistettä, projektinhallinta on yleensä tarpeen.
Miten voin hyödyntää tarkistuslistaa?Mene läpi jokainen kohta ja arvioi nykyisen tehtäväsi kannalta, pitääkö se paikkansa.
Voinko soveltaa tätä tarkistuslistaa muihin projekteihin?Kyllä, tarkistuslistaa voi käyttää erilaisiin projektityyppeihin.
Mistä voin ladata tarkistuslistan?Tarkistuslista on saatavilla PDF-latauksena videossa.
