Suunnittelu ja projektien hallinta voivat olla haastavia, erityisesti kun kyse on jatkuvista toiminnoista. Kyvystä hyödyntää näitä toimintoja tehokkaasti MS Projectissa voi olla ratkaisevan tärkeää projektin menestyksen kannalta. Tässä oppaassa opit, miten voit asettaa jatkuvia toimintoja ja mitä tärkeitä seikkoja tulee ottaa huomioon.
Tärkeimmät havainnot
- Jatkuvat toiminnot voivat auttaa realististen suunnittelu- ja toteutusaikojen luomisessa.
- Ennakkopäivien ja seuraavien päivien käyttö mahdollistaa taukojen ja aikojen, kuten maalin kuivumisen, integroimisen.
- Työpäivien ja jatkuvien päivien eron ymmärtäminen on välttämätöntä tarkempien aikataulujen laatimiseksi.
Askel-askeleelta-opas
1. Toiminnon määrittely
Aluksi määrität toiminnon, jota haluat seurata projektissa. Esimerkiksi meillä on esimerkkinä pöydän maalaus- ja viimeistelyprosessin suunnittelu ja toteutus.
2. Yksittäisten vaiheiden aikataulutus
Ensimmäinen vaihe, jonka kirjaat, on suunnittelu. Meillä suunnittelun kesto on kolme päivää, jonka jälkeen seuraa toteutusprosessi, joka kestää kaksi päivää.
3. Kuivumisajan huomioiminen
Tämän toiminnon erityispiirteenä on kuivumisaika. Voit sanoa, että suunnittelu tässä esimerkissä on pöydän maalaus ja sinun täytyy lisäksi varata aikaa kuivumiselle. Tämä voi kestää myös useita päiviä.
4. Edeltäjien ja linkitysten lisääminen
Kuivumisajan oikean kirjaamiseksi sinun tulee työskennellä kohdassa "Edeltäjä". Siirry siihen ja lisää uusi linkitys edeltäjäkenttään. Sinun tapauksessasi tämä voisi sisältää normaalin "EA" (End-Start) linkityksen, joka sisältää kolmen päivän lisäyksen kuivumiseen.
5. Tulosten vahvistaminen
Kirjoituksen jälkeen paina "Enter". Nyt näet, että suunnitteluaika ulottuu maanantaihin, tiistaihin ja keskiviikkoon. Huomaa kuitenkin, että sinulla on viisi päivää vapaata aikaa, mikä ei ole optimaalista sinulle.
6. Kuivumispäivien säätäminen
Jos haluat vain kolmen päivän kuivumisajan, sinun tulee huomioida, että ohjelma tarkastelee oletuksena paitsi työpäiviä myös viikonloppuja. Tämä johtaa usein väärään aikataulutukseen enemmän päiviä kuin halusit.
7. Viikonloppujen sisällyttäminen
Jos on tärkeää, että pöytä voi kuivua myös viikonloppuna, sinun tulee muokata ohjelmaa sen mukaisesti. Ohjelma olettaa, että tarvitset ylimääräisiä päiviä tähän tarkoitukseen.
8. Jatkuvien päivien hyödyntäminen
Tehokas tapa on käyttää jatkuvia päiviä (FT) suunnittelussa. Sen sijaan, että käyttäisit vain työpäiviä, voit muotoilla päivien syötön siten, että myös viikonloput otetaan huomioon.
9. Jatkuvien päivien syöttäminen
Korvaa edellinen syöttö linkityksellä "FT" (jatkuvat päivät) lisäämällä esimerkiksi edeltäjäkenttään "71 EA + 3 FT". Vahvista tämä painamalla "Enter".
10. Suunnitelmien tarkistus
Tämän muutoksen myötä huomaat, että suunnitteluaika on nyt lyhentynyt kolmeen jatkuvaan päivään. Ohjelma on siis ottanut viikonlopun huomioon puolestasi.
Yhteenveto
Tässä oppaassa opit, kuinka voit suunnitella ja hallinnoida jatkuvia toimintoja MS Projectissa tehokkaasti. Oikean tekniikan käyttö aikataulujen syöttämisessä on ratkaisevan tärkeää haluttujen tulosten saavuttamiseksi.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on jatkuvia toimintoja MS Projectissa?Jatkuvat toiminnot viittaavat tehtäviin, jotka ottavat huomioon työpäivien lisäksi myös viikonloput ja pyhäpäivät.
Miksi jatkuvat päivät ovat tärkeitä?Jatkuvat päivät mahdollistavat realistisemman suunnittelun tehtäville, jotka eivät ole sidoksissa säännöllisiin työaikoihin.
Kuinka voin asettaa jatkuvat päivät MS Projectissa?Voit asettaa jatkuvat päivät korvaamalla normaalin syötön "FT" jatkuvia päiviä varten edeltäjäkentässä.
Mitä etuja jatkuvien toimintojen käyttämisellä on?Jatkuvien toimintojen käyttö auttaa puskuriaikoja hallitsemaan paremmin ja aikojen suunnittelua, jotka eivät ole sidoksissa toimistoaikoihin.
