Kun perehdyt tarkemmin Microsoftin Project-ohjelmaan, huomaat nopeasti, kuinka tärkeää on oikea tehtävien esittäminen ja hallinta. Tässä oppaassa opit, mitkä erilaiset näkymät ovat käytettävissäsi ja miten voit hyödyntää niitä tehokkaasti. Näin voit pitää silmällä projektejasi ja varmistaa, että kaikki resurssit käytetään optimaalisesti.
Tärkeimmät oivallukset
- Erilaisia näkymiä tehtäville: Vaikeus ja joustavuus esittämisessä.
- Erotus keston ja työmäärän välillä: Ymmärrys resurssien allokaatiosta.
- Työprofiilien mukauttaminen: Resurssien käytön optimointi.
- Yksityiskohtainen taulukkonäkymä: Tehokas tietojen syöttö ilman häiriötekijöitä.
Askel askeleelta -opas
Jotta voit hyödyntää täysimääräisesti MS Project -ohjelman toimintoja, seuraa näitä ohjeita:
1. Siirry eri näkymiin
Avaa projekti ja siirry eri näkymiin, jotta voit tarkastella tilannetta eri näkökulmista. MS Project tarjoaa sinulle ei pelkästään Gantt-kaavionäkymän vaan myös tehtävätaulukon ja tehtävänresurssinäkymän. Näin saat erilaisia näkökulmia tehtäviisi, jotka auttavat sinua suunnittelemaan paremmin.
2. Työskentely tehtävänresurssinäkymässä
Tehtävänresurssinäkymässä näet yksityiskohtaisen listan tehtävistä ja niihin liittyvistä työvaiheista. Voit esimerkiksi määrittää aivomyrskyn tehtäväksi, joka kestää kolme tuntia yhteensä, mutta kolmen osallistujan takia vaatii yhteensä yhdeksän työtuntia. Tässä näet hyödyllisen eron keston ja työmäärän välillä.
3. Resurssien yleiskuva ja aikataulutus
Resurssit on selkeästi merkitty, ja työ näytetään eri kentissä. Jokaisella tiimin jäsenellä on erilaisia tehtäviä, joissa voit määrittää työtuntien jakautumisen eri päivien välillä. Huomaa, että kaikkia resursseja ei tarvitse jakaa tasaisesti ajan suhteen - tämä on osa tehokasta projektisuunnittelua.
4. Työprofiilien mukauttaminen
Voit muokata resurssien työprofiileja. Voit esimerkiksi minimoida yhden henkilön työmäärän projektin alussa ja nostaa sitä, kun projekti siirtyy seuraavaan vaiheeseen. Näin projekti pysyy joustavana ja kaikkia resursseja käytetään optimaalisesti vaarantamatta kokonaistyöaikaa.
5. Tehtävän taulukon käyttö
Hyödynnä tehtävän taulukkoa, jotta voit esittää kaikki tarvittavat tiedot tiivistetysti. Täällä voit nähdä keston, tehtävien tyypin ja resurssien määrityksen yhdellä silmäyksellä. Vaikka oletusnäkymä on usein suosittu valinta, tehtävän taulukko tarjoaa selkeämmän syöttötilan tietojenhallinnalle.
Yhteenveto
Tässä oppaassa olet oppinut, miten voit hyödyntää MS Projectin erilaisia näkymiä projektiesi suunnittelussa ja toteutuksessa. Erottelu keston ja työmäärän välillä sekä kyky mukauttaa työprofiileja ovat keskeisessä asemassa. Näillä työkaluilla olet hyvin varustautunut tekemään projektinhallinnastasi tehokkaampaa.
Usein kysytyt kysymykset
Miten voin vaihtaa näkymää?Voit valita ja vaihtaa näkymää MS Projectin valikosta.
Mikä on erotus keston ja työmäärän välillä?Kesto kuvaa tehtävän kokonaisaikaa, kun taas työmäärä kuvaa resurssien käyttämää työaikaa.
Voinko mukauttaa resurssien työprofiileja?Kyllä, voit mukauttaa työprofiileja MS Projectissa jakamalla työmäärää tarpeen mukaan.
Mitä hyötyä on tehtävän taulukkotyypistä?Tehtävän taulukko näyttää kaikki tärkeät tiedot tiivistetyssä muodossa ja helpottaa tietojen syöttöä ilman häiriötekijöitä.
Onko oletusnäkymä parempi tietojenhallintaan?Kyllä, oletusnäkymä tarjoaa paremman yleiskuvan ja on hyödyllinen tietojen hallinnassa.
