Resurssienhallinta on keskeinen osa projektin suunnittelua MS Projectissa. Tässä oppaassa opit, miten voit hallita erilaisia resursseja ja niiden optimaalista käyttöä. Valotamme, miten analysoit resurssien käyttöä ja varmistat, ettei henkilöresurssipulmia synny. Tämä opas näyttää sinulle vaihe vaiheelta, miten tämä toteutetaan tarkoituksenmukaisesti.
Tärkeimmät havainnot
- Resurssien käyttö aikana mitataan tunteina.
- Voi tarkistaa tietyn resurssin kuormituksen tason.
- On suositeltavaa käyttää resurssitaulukkoa tietojen säätämiseen.
- Resurssien kalenteria voidaan mukauttaa eri tavoin.
Vaiheittainen opas
Hallitaksesi resurssienhallintaa MS Projectissa, noudata seuraavia vaiheita:
1. Avaa resurssienhallinta
Käynnistä MS Project ja avaa projekti, jonka resursseja haluat hallita. Siirry resurssinäkymään, jossa voit tarkastella luomiasi projektin resursseja. Täällä voit nähdä kaikki resurssit ja analysoida niiden käyttöä.
2. Analysoi resurssien käyttöä
Tarkastelet nyt resurssien käyttöä tarkemmin. "Resurssit"-välilehden alla voit nähdä, minkä verran työtä kutakin resurssia tarvitaan milloinkin. Esimerkiksi työkalu kertoo, että tietty henkilö on suunniteltu olemaan mukana aivoriihessä 3 tuntia.
3. Ota resurssien kuormitusaste selvää
On tärkeää seurata resurssien kuormitusta. Näin voit havaita, onko joku henkilö ylikuormitettu vai alikuormitettu. Voit esimerkiksi valita resurssin "Müller" ja nähdä, että hänellä on ylikuormitusta, jos useita tehtäviä on odottamassa yhtä aikaa.
4. Siirry resurssista toiseen
MS Projectissa voit vaihtaa yksittäisten resurssien välillä tarkastellaksesi niiden käyttöä eri projektin vaiheissa. Voit myös nopeasti vaihtaa resurssien kuten "Heinz", "Schulz" ja muiden välillä liikuttamalla ikkunassa.
5. Muokkaa resurssitietoja
Resurssitaulukko tarjoaa monia muokkausmahdollisuuksia. Voit muuttaa nimiä, muokata resurssin määrää ja kuvata resurssien tyyppiä. Voit myös kirjata esimerkiksi aikayksiköitä prosentteina (esim. 100 % tai 50 %).
6. Aseta resurssien kustannukset
Voit syöttää kustannusarvioita resursseillesi. Voit määrittää kuinka paljon resurssisi maksavat tunnilta. Voit esimerkiksi ilmoittaa, että "Metalli"-resursseista aiheutuu 50 € kustannuksia per käyttökerta.
7. Muokkaa resurssien kalenteria
On myös järkevää mukauttaa resurssien kalenterit yksilöllisiksi. Voit esimerkiksi määrittää "Schulzille" yövuorokalenterin mukaisen työskentelyajan. Tämä voi olla ratkaiseva tekijä oikean suunnittelun kannalta.
8. Yksittäisen resurssin tarkastelu
Kun olet tehnyt muutoksia eri resursseille, voit tarkastella kutakin resurssia erikseen. Valitse kyseinen resurssi ja palaa takaisin näkymään. Täällä voit tarkastella lisätietoja valitusta resurssista.
9. Tehdyt muutokset tarkistaminen
Ennen projektin jatkamista tarkista kaikki tehdyt muutokset uudelleen. Varmista, että kaikki resurssitiedot on kirjattu oikein ja ettei ylikuormituksia ole.
Yhteenveto
Tässä oppaassa olet oppinut keskeiset askeleet resurssienhallintaan MS Projectissa. Nyt tiedät, miten analysoit resurssien käyttöä, tarkistat kuormituksen, määrität kustannukset ja muokkaat kalenteria. Näillä tiedoilla olet hyvin varustautunut tehokkaaseen projektin hallintaan.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on resurssienhallinnan tärkein osa MS Projectissa?Tärkein osa on resurssien käytön jatkuva seuranta.
Kuinka voin tarkistaa resurssin käytön?Voit valita resurssin ja tehdä sen käytön näkyväksi eri tehtävissä.
Voinko säätää resurssin kustannusasteikkoa?Kyllä, voit muuttaa kustannusasteikkoa resurssitaulukossa.
Täytyykö minun asettaa yksilölliset kalenterit jokaiselle resurssille?Kyllä, on järkevää, jos resurssit työskentelevät eri aikoina.
