Näin yhdistät MS Visio:n Exceliin parempien kaavioiden luomiseksi

MS Visio:n integrointi Exceliin voi auttaa sinua esittämään dataa visuaalisesti ja luomaan analyyttisiä kaavioita, jotka helpottavat päätöksentekoa. Olipa kyseessä sitten yrityksen avainluvut, kuukausittaiset tulot tai tuotevertailut, oikealla yhdistämisellä voit luoda Excel-datan pohjalta interaktiivisia kaavioita Visiossa. Tämä opas näyttää sinulle, kuinka voit tehokkaasti yhdistää Excel-työkirjan Visioon, jotta voit esittää datasi visuaalisesti ymmärrettävällä tavalla.

Tärkeimmät huomiot

• Voit yhdistää Excel-datan Visioon vetämällä ja pudottamalla tai tuomalla sen käyttämällä tuontitoimintoa.
• On erilaisia tapoja integroida Excel-datan kaavioita Visioon.
• Päivitykset Excel-datan osalta heijastuvat dynaamisesti Visiossa.

Askel-askeleelta opas

Ask 1: Valmistele MS Visio ja Excel

Aloita avaamalla MS Visio tietokoneellasi. Voit käynnistää sen kaksoisnapsauttamalla kuvaketta tai valitsemalla "Uusi". Nimeä uusi asiakirja esimerkiksi nimellä "Excel" ja valitse oletusarvoiseksi kaavioksi. Jotta voisit luoda Excelin, paina Windows-näppäintä yhdessä nuolinäppäimen kanssa alaspäin, tee klikkaus oikealla hiirenpainikkeella työpöytään, valitse "Uusi" ja sitten "Excel-työkirja".

Ask 2: Syötä tiedot Exceliin

Avaa luotu Excel-tiedosto ja aloita tietojen syöttäminen. Syötä tammikuusta joulukuuhun kaikki kuukaudet sarakkeeseen A. Voit syöttää kuukaudet helposti valitsemalla ensimmäisen solun ja käyttämällä täyttötoimintoa täyttääksesi jäljellä olevat kuukaudet. Sarakkeisiin B ja C voit luoda satunnaisia numeroita tai yrityksen yhteenvedon kaavalla "=Satunnaisluku()".

Ask 3: Tallenna ja sulje Excel-tiedosto

Kun olet syöttänyt tarvittavat tiedot Exceliin, tallenna tiedosto. Käytä siihen näppäinyhdistelmää "Ctrl + S". Sulkeaksesi Excelin, paina "Alt + F4".

Ask 4: Luo tietoyhteys Visio ja Excel välille

Yhdistääksesi Excel-tiedostosi Visioon, vedä Excel-dokumentti auki olevaan Visio-kaavioon vetämällä ja pudottamalla. Tämä luo suoran yhteyden tietoihin, joihin voit tarvittaessa päästä kaksoisnapsauttamalla kaaviota.

Ask 5: Luo kaavio

Yhteyden luomisen jälkeen voit luoda kaavion Visiossa. Voit piirtää yksinkertaisen viivakaavion tietojasi varten yhdistämällä näppäimet "Ctrl + Q". Siirrä kaavio sitten uuteen arkkiin, jotta esitys olisi optimaalinen.

Ask 6: Mukauta ja tallenna kaavio

Voit mukauttaa kaaviota muuttamalla sen kokoa tai ulkoasua. Tallenna muutosten jälkeen Visio-asiakirja, jotta et menetä edistymistäsi. Kaavin sulkemisen yhteydessä huomaat, että yhteys Exceliin säilyy.

Ask 7: Tuo ulkoisia tietoja

Jos haluat tuoda lisää tietoja Excelistä, voit tehdä sen Visiossa valitsemalla "Tiedot" -välilehden. Sieltä löydät "Nopea tuonti" -vaihtoehdon, jonka avulla voit valita Excel-tiedoston (esimerkiksi "visio.xlsx") ja suorittaa tietojen linkitystoimet.

Ask 8: Yhdistä tiedot muotoihin

Nyt voit lisätä Visioon muotoja, jotka ovat yhteydessä Excel-tietoihisi. Monista jo olemassaolevista muodoista ja muuta nimi vastaamaan tietojen sarjoja A, B ja C. Napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella muotoa voit valita kyseisen tiedon sarjan muodostaa yhteyden.

Ask 9: Tee päivityksiä

Yksi yhdistämisen vahvuuksista on mahdollisuus päivittää Excel-tietoja dynaamisesti Visiossa. Voit muuttaa Excel-soluja ja suorittaa päivitykset Visiossa komennolla "Kaikki päivittävät". Tämä varmistaa, että visualisointisi sisältää aina uusimmat tiedot.

Tiivistelmä

MS Vision ja Excelin yhdistäminen mahdollistaa tietojesi tehokkaan visualisoinnin. Olet oppinut syöttämään tietoja Exceliin, tuomaan ne Visioon ja tekemään dynaamisia päivityksiä pitääksesi diagrammit ajan tasalla. Näiden vaiheiden avulla voit merkittävästi parantaa esityksiäsi ja raporttejasi.