Tehokas tapa jakaa piirustuksia ja dokumentteja MS Visioissa on oleellista tiimityöskentelylle. Kun olet luonut Visio-piirustuksen, saattaa olla, että haluat jakaa sen kollegoillesi saadaksesi palautetta tai työskennellä yhdessä. Tässä oppaassa näytän sinulle, miten voit jakaa tiedostoja MS Visiossa tehokkaasti, jotta tiimityö sujuu mutkattomasti.
Tärkeimmät havainnot
- On useita tapoja jakaa Visio-tiedostoja, mukaan lukien OneDriven, SharePointin ja sähköpostin kautta.
- Voit hallita pääsyoikeuksia valitsemalla, voivatko muut muokata tiedostoa vai ainoastaan tarkastella sitä.
- Jakolinkkien käyttö voi nopeuttaa tiedostojen jakamisprosessia.
Askel-askeleelta-opas
Jakamiseksi seuraa näitä helppoja vaiheita Visio-piirustuksillesi:
Askel 1: Käytä Jakamis-toimintoa
Ensimmäisenä sinun tulisi avata Visio-dokumentti, jonka haluat jakaa ohjelmassa. Käytä hakupalkkia ja kirjoita termi "Jakaminen". Huomaat, että sulle ehdotetaan parasta toimintoa piirustuksesi jakamiseen.
Askel 2: Avaa Jakamis-valikko
Päästäksesi suoraan Jakamis-valikkoon, voit napsauttaa ohjelman oikealla puolella olevaa "Jakaa" painiketta. Siellä näet oikealla sivupaneelilla jakamisvaihtoehdot. Tärkein tavoite on yhteistyö muiden kanssa tallentamalla kopio tiedostostasi online-sijaintiin.
Askel 3: Valitse tallennuspaikka
Sinulla on mahdollisuus valita, minne haluat tallentaa tiedoston. Vaihtoehtoja ovat tallentaminen tietokoneelle, SharePointiin tai OneDriveen. Voit myös liittyä suoraan OneDriveen tallentaaksesi tiedoston sinne.
Askel 4: Tallenna tiedosto ja kutsu henkilöitä
Kun olet valinnut tallennuspaikan, voit tallentaa piirustuksen. Tämän prosessin aikana voit kutsua eri henkilöitä, jotka saavat pääsyn Visio-tiedostoon. Voit lisätä viestin ja määrittää, saavatko henkilöt muokata vai ainoastaan tarkastella tiedostoa.
Askel 5: Muutosten hallinta
On vaihtoehtoja, joiden avulla voit hallita kuinka muutokset dokumenttiin käsitellään. Voit määrittää, pitäisikö muutokset jakaa automaattisesti vai aina kysyä luvan tekijältä.
Askel 6: Luo jakolinkki
Hyvin kätevä toiminto on jakolinkin luominen. Napsauta jakolinkin kohtaa kopioidaksesi sen. Voit sitten liittää tämän linkin muihin dokumentteihin tai lähettää sen suoraan kollegoillesi.
Askel 7: Muokkaa verkossa
Nyt voit muokata piirustusta myös Visio Online -sovelluksessa. Linkin avulla, jonka olet luonut, kollegasi pääsevät verkkoon, missä he voivat muokata dokumentteja ja lisätä kommentteja.
Askel 8: Lähetä tiedostot sähköpostitse
Jos haluat, voit lähettää Visio-tiedostot myös suoraan sähköpostitse. Tämä onnistuu siirtymällä "Tiedosto" -valikkoon ja valitsemalla "Jaa". Siellä voit valita, lähetetäänkö tiedosto liitteenä vai linkkinä.
Askel 9: Lähetä sähköposti
Sähköposti-ikkunassa voit lisätä vastaanottajan osoitteen ja mukauttaa aiheen sekä viestin. Kun kaikki on asetettu, napsauta "Lähetä", ja tiedostosi lähetetään.
Yhteenveto
Tässä oppaassa olet oppinut, miten voit jakaa Visio-piirustuksesi helposti ja tehokkaasti. Olipa kyseessä OneDriven, SharePointin tai sähköpostin kautta, mahdollisuudet ovat monipuoliset ja mahdollistavat hyvän yhteistyön tiimisi kanssa. Valitsemalla oikeat jakamisvaihtoehdot voit varmistaa, että kollegasi saavat haluamansa pääsyn tiedostoihisi ja voivat työskennellä tehokkaasti projekteissa.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä tallennuspaikkoja voin valita Visio-tiedostojeni jakamiseen?Voit tallentaa tiedostosi paikalliselle tietokoneelle, SharePointiin tai OneDriveen.
Voinko määrittää, voivatko muut muokata tiedostoa vai voiko sitä vain tarkastella?Kyllä, voit hallita pääsyä niin, että henkilöt voivat joko muokata tai vain tarkastella tiedostoa.
Miten luon jakolinkin tiedostolleni?Voit luoda jakolinkin jakovalikosta ja kopioida sen leikepöydälle.
Voinko lähettää Visio-tiedostoni suoraan sähköpostitse?Kyllä, voit lähettää tiedostosi suoraan sähköpostiliitteenä tai linkkinä jakamistoiminnon avulla.
Tiedotetaanko minulle automaattisesti tehdyistä tiedostomuutoksista?Voit asettaa jakamisasetuksista, haluatko saada ilmoituksia muutoksista vai et.
