Ehdotustoiminto Google Docsissa

Kun työskentelet tiimin kanssa Google Docs -asiakirjassa ja haluat lisätä muutoksia, hyvä vaihtoehto on käyttää esitys-toimintoa. Tämä ainutlaatuinen toiminto mahdollistaa muutosten ehdottamisen ilman niiden suoraa toteuttamista asiakirjassa. Tämä auttaa sinua pitämään muutokset selvänä ja voit milloin tahansa päättää, mitä ehdotuksia haluat hyväksyä tai hylätä. Tässä oppaassa selitän vaihe vaiheelta, miten käytät esitys-toimintoa ja mitä mahdollisuuksia se tarjoaa sinulle.

Tärkeimmät havainnot

• Esitys-toiminto mahdollistaa muutosten tekemisen ilman niiden välitöntä toteuttamista.
• Voit kommentoida ja muotoilla ehdotuksia selventääksesi tarkoitustasi.
• Tämä toiminto on erityisen hyödyllinen, kun työskentelet muiden kanssa asiakirjan parissa ja haluat seurata muutoksia.

Vaiheittainen opas

Jotta voit käyttää esitys-toimintoa Google Docsissa, toimi seuraavasti:

Siirtyminen esitys-toimintoon

Jotta voit aktivoida esitys-toiminnon, sinun täytyy ensin siirtyä asiakirjaasi. Tee tämä valitsemalla "Muokkaa" ylävalikosta ja valitsemalla sitten "Ehdota".

Ehdotusten tekeminen

Kun olet siirtynyt esitystilaan, voit korostaa tekstiä asiakirjassasi ehdottaaksesi muutoksia. Esimerkiksi, jos haluat korostaa lausetta, jonka mielestäsi voisi parantaa, mene vain haluamaasi tekstiin ja korosta se. Tämän jälkeen voit lisätä kommentin selittääksesi ehdotuksesi.

Kommenttien lisääminen

Kommentointitoiminto on olennainen osa esitys-toimintoa. Kun olet korostanut tekstin, voit lisätä suoraan kommentin. Tämä auttaa muita käyttäjiä ymmärtämään ehdotuksesi paremmin. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Tämä nimi tulisi korostaa kursiivilla ja lihavoida."

Formaatointivaihtoehtojen käyttö

Et voi lisätä vain tekstiehdotuksia, mutta myös muokata ehdotustesi muotoilua. Jos esimerkiksi haluat muotoilla tekstin koko 12 ja alleviivata sen, ilmoita tämä ehdotuksessasi. Muotoilu näkyy sitten ehdotuksena, ja muut käyttäjät voivat päättää, haluavatko hyväksyä nämä muutokset vai hylätä ne.

Ehdotusten tarkistaminen ja hyväksyminen tai hylkääminen

Kun joku muu työskentelee asiakirjassa, voit siirtyä muokkaustilaan tarkastellaksesi ehdotuksia. Jos ehdotus on tehty, se näkyy korostetussa värissä. Voit sitten päättää, haluatko hyväksyä vai hylätä kyseisen ehdotuksen. Klikkaa ehdotusta tarkastaaksesi se ja valitse sopiva vaihtoehto.

Lisää ehdotuksia ja kommentteja

Jos haluat tehdä lisää ehdotuksia, voit jatkaa kuten aiemmin. Voit myös jättää kommentteja muihin ehdotuksiin selventääksesi tai ehdottaaksesi lisäyksiä. Esimerkiksi, jos haluat lisätä uutta tekstiä, kirjoita se vain asiakirjaan.

Yhteistyön helpottaminen

Esitys-toiminto on ihanteellinen, jos haluat jakaa asiakirjoja muille käyttäjille niin, etteivät he voi tehdä suoria muutoksia. Voit lähettää asiakirjan ja säilyttää muokkauskontrollin. Vastaanottajat voivat sitten tehdä ehdotuksiaan ja lisätä kommentteja, ja sinä päätät, mitkä muutokset hyväksytään.

Jäljittäminen ja päätöksenteko

Esitys-toiminnolla voit helposti seurata, mitä muutoksia on tehty. Sinulla on hallinta asiakirjasta ja voit milloin tahansa päättää, hyväksytkö vai hylkäätkö ehdotukset. Näin voit tehdä tehokasta yhteistyötä ja samalla säilyttää asiakirjan eheyden.

Yhteenveto

Esitys-toiminto Google Docsissa tarjoaa monipuolisia mahdollisuuksia yhteistyöhön. Voit ehdottaa ja muotoilla muutoksia sekä jättää kommentteja selventääksesi asioita. Tämä toiminto pitää työnkulun selkeänä ja antaa sinulle mahdollisuuden päättää lopullisista muutoksista itse.