Lataa ja kopioi asiakirjat Google Docsista

Haluat kopioida tai ladata asiakirjan Google Dokumenteihin, mutta et tiedä miten se tehdään? Tässä oppaassa opastan sinua vaihe vaiheelta prosessin läpi. Olitpa sitten kopioimassa asiakirjaa kollegallesi tai henkilökohtaiseen käyttöön, täältä löydät kaiken tarvittavan tiedon.

Tärkeimmät tiedot

• Voit helposti kopioida ja uudelleennimetä asiakirjoja.
• Lataus tapahtuu eri muodoissa, mukaan lukien Microsoft Word ja PDF.
• Asiakirjat voidaan jakaa ja antaa tietyille käyttäjille käyttöoikeuksia.

Asiakirjan kopiointi

Jotta voit kopioida asiakirjan, siirry valikkoriviin ja napsauta "Tiedosto". Siellä löydät vaihtoehdon "Luo kopio", jonka sinun tulisi valita. Tämä vaihe kopioi suoraan nykyisen asiakirjan. Kun olet tehnyt tämän, saat uuden asiakirjan, joka oletuksena on nimeltään "Kopio [asiakirjan nimi]". Voit muuttaa nimeä heti, jotta sinulla olisi selkeät nimet kopioillesi.

Esimerkiksi: Älä käytä nimeä "Kopio 1", vaan nimeä se tarkoituksen tai vastaanottajan mukaan, kuten "Kopio Fabiolle". Näin pidät asiakirjat järjestyksessä.

Sinulla on mahdollisuus antaa kopio tietylle käyttäjälle käyttöoikeudet. Jos sinulla on useita käyttäjiä, voit antaa jokaiselle yksilöllisen pääsyn. Näin on helppo hallita useita versioita samasta asiakirjasta ja sallia kunkin osallistua omaan osaansa.

Seuraavaksi sinulta kysytään, mihin kansioon haluat tallentaa uuden asiakirjan. Voit valita olemassa olevan kansion tai nimetä uuden, esimerkiksi "Kopiot". Tämä on erityisen hyödyllistä asiakirjojen järjestämisessä.

Tämä on hieno tapa, jos työskentelet eri ihmisten kanssa projekteissa, koska voit varmistaa, että jokainen pääsee vain heille tarkoitettuihin tiedostoihin.

Asiakirjan lataaminen

Nyt on aika ladata asiakirja. Siirry taas valikkoon "Tiedosto". Siellä on valikoima vaihtoehtoja. Valitse vaihtoehto "Lataa", joka tarjoaa sinulle erilaisia muotoja.

Yksi yleisimmistä vaihtoehdoista on ladata se Microsoft Word -asiakirjana. Jos tarkoituksesi on muokata asiakirjaa Google Docsin ulkopuolella, tämä on erinomainen valinta. Järjestelmä tallentaa asiakirjan sen nimellä, jolla se on, samalla tavalla kuin sen nimesitkin Google Docsissa.

Jos sinulla ei ole Microsoft Wordia käytettävissä, voit silti jatkaa asiakirjan muokkaamista Google Docsissa tai tallentaa sen vain verkossa. Monille käyttäjille on hyödyllistä olla paikallinen kopio, jota voidaan jakaa helpommin tai muokata ilman Internet-yhteyttä.

Lisäksi Microsoft Wordin lisäksi voit ladata asiakirjan eri muodoissa, kuten esimerkiksi PDF, Open Document Format tai jopa HTML. Tämä monipuolisuus varmistaa, että voit valita oikean muodon jokaiseen tarpeeseen.

Jos esimerkiksi kirjoitat e-kirjaa, on järkevää ladata asiakirja HTML-muodossa. Yleensä käytän usein PDF-muotoa lähettäessäni kolmansille osapuolille, koska se on muoto, joka sallii vähiten muutoksia.

Asiakirjan lähettäminen sähköpostitse

Seuraava mahdollisuutesi on lähettää asiakirja sähköpostitse. Voit tehdä tämän myös valikosta "Tiedosto". Kun valitset sähköpostitoiminnon, avautuu uusi ikkuna, johon voit lisätä vastaanottajan, kuten esimerkiksi "Fabion", kuten esimerkissämme.

Tässä on vaihtoehto lisätä asiakirja suoraan sähköpostiin tai lähettää se liitteenä. Jos lähetät koko asiakirjan liitteenä, suosittelen käyttämään PDF-muotoa. Näin vastaanottaja saa kopion, jota ei voi muokata.

Jos vastaanottajasi kuitenkin tarvitsee asiakirjan muokattavassa muodossa, lähetä se Word-dokumenttina. Joka tapauksessa voit käsitellä näitä vaihtoehtoja joustavasti.

Yhteenveto

Tässä oppaassa opit, miten voit kopioida, ladata ja lähettää Google Docs -dokumentteja sähköpostitse. Prosessi on yksinkertainen, ja eri käytettävissä olevien muotojen ansiosta voit varmistaa, että tiedostosi vastaa vaatimuksia, oli kyse sitten yhteistyöstä tai henkilökohtaisista tarkoituksista.