Tässä oppaassa opit, miten voit suodattaa tietoja Excelissä paremmin, jotta voit esittää tiettyä tietoa nopeasti ja helposti. Suodatusfunktio on tehokas työkalu, jonka avulla voit selkeyttää suuria tietomääriä ja näyttää vain olennaiset tiedot. Olit sitten tekemisissä varaston eri automallien kanssa tai haluat vain selkeän katsauksen tietoihisi, tämän suodatustekniikan käyttö varmasti hyödyttää sinua suuresti.
Tärkeimmät havainnot
Opit käyttämään suodatusfunktiota tehokkaasti, jotta voit etsiä autotyyppejä tietyssä varastossa. Lisäksi opit, miten voit säätää kaavaa niin, että se pysyy yhtenäisenä taulukon liikkuessa. Myös suodattimien luominen taulukkomuodossa käsitellään perusteellisesti.
Excelin suodatusfunktion ymmärtäminen
Jotta voit käyttää Excelin suodatusfunktiota, aloitat tunnistamalla tarvittavat tiedot. Esimerkiksi autotyypit eri varastoissa. Haluatte, että nämä tiedot näytetään erillisessä taulukossa tietyssä sijainnissa. Käytät tähän suodatuskaavaa poimiaksesi nopeasti ja helposti olennaiset tiedot.
Kaavalla "Suodatus" voit valita sarakkeen, jossa on autonimet. Varmista, että kaavat eivät mene sekaisin taulukon myöhempien muutosten yhteydessä käyttämällä F4-näppäintä. Tämä toiminto varmistaa, että viitteet eivät muutu, kun siirrät tai kopioit kaavaa. Huomaa: Jokaisella Excelin kieliversiolla on erilaiset kaavanimet.
Kun olet valinnut koko sarakkeen, jossa on autonimet, paina F4-näppäintä uudelleen. Lisää sitten puolipiste ja valitse toinenkin suodatettava sarake. Muista painaa myös tässä F4-näppäintä viitteen kiinnittämiseksi. Avautuvassa ikkunassa kirjoita seuraavaksi sarakeotsikko, jota haluat suodattaa.
Suodatettujen tietojen näyttäminen
Kun suodatuskaava on asetettu onnistuneesti, voit näyttää tiedot uudessa taulukossa. Tämän taulukon pitäisi automaattisesti esittää sopivat autotyypit, jotka on suodatettu sijainnin perusteella. Näin sinulla on nopea ja suora yleiskuva siitä, missä kukin auto sijaitsee.
Tämän menetelmän yksi suurista eduista on joustavuus. Voit milloin tahansa muuttaa suodatuksen kriteerejä näyttääksesi vain sinua kiinnostavat tiedot. Jos esimerkiksi haluat nähdä ainoastaan autot, jotka ovat pohjoisessa, voit helposti tehdä tämän muutoksen.
Jos sen sijaan haluat luoda taulukon hyödyntääksesi suodatusfunktiota, toimi näin: Klikkaa "Luo taulukko" -painiketta. Tällä tavoin tietojen katselu optimoituu, ja voit suodattaa suoraan taulukosta.
Valitse sitten olennaiset sarakkeet ja voit suodattaa haluamasi varaston, kuten autot pohjoisessa, idässä, länsissä tai etelässä. Huomioi, että taulukon käyttö saattaa vaikuttaa aikaisempaan suodatuskaavaasi.
Kuitenkin tämä on yhtä lailla hyödyllinen menetelmä tietojesi jäsentämiseksi. Omassa tapauksessani olen esimerkiksi näyttänyt vain autot Itä-varastosta.
Yhteenveto ja vinkkejä tietojen suodattamiseen Excelissä
Yhteenvetona Excelin suodatusfunktion käyttö on erinomainen tapa erottaa tarkkoja tietoja suurista tietomääristä. Yhdistämällä suodatuskaavat sekä taulukkomuodot saat hallinnan tietoihin. Muista käyttää F4-näppäintä säännöllisesti varmistaaksesi, että tietoviittauksesi pysyvät oikeina, erityisesti jos teet muutoksia.
Usein kysytyt kysymykset
Miten käytän Excelin suodatusfunktiota?Jotta voit käyttää suodatusfunktiota, valitse tiedot ja käytä kaavaa "Suodata" erityisten tietojen hakemiseen.
Mitä F4-näppäin tekee Excelissä?F4-näppäintä käytetään soluviitteiden kiinnittämiseen kaavoissa, jotta niitä ei mukauteta kopioitaessa.
Voinko suodattaa myös taulukoissa?Kyllä, voit luoda Excelissä taulukoita, jotka helpottavat tietojen suodattamista ja lajittelua.
