Guide rapide et exemple de modification d'un modèle de facture

Ici, tu apprendras comment modifier des champs dans Word et mettre à jour tout dans un document Word. Expliqué brièvement puis plus en détail à travers l'exemple de nos modèles de facture Word.

Navigation rapide

• Guide rapide : modifier des champs dans Word et mettre à jour tout
• Mettre à jour les champs dans Word - principe général de fonctionnement de nos modèles de facture
• Ajouter et modifier de nouveaux champs - personnaliser les modèles de facture
• Modifier tous les champs et mettre à jour tout - Astuces pour un workflow rapide

Guide rapide : modifier des champs dans Word et mettre à jour tout

Voici comment afficher toutes les fonctions de champ pour modifier des champs dans Word :

• Sélectionne l'ensemble du document avec le raccourci Ctrl + A.
• Ouvre le menu contextuel avec un clic droit.
• Clique sur Afficher/Masquer les champs dans le menu.

Ainsi, tu peux mettre à jour tout dans un document Word, comme par exemple les champs ou la table des matières :

• Sélectionne l'ensemble du document avec le raccourci Ctrl + A.
• Ensuite, appuie sur la touche F9.

Mettre à jour des champs dans Word - principe général de fonctionnement des modèles de facture

Nos modèles de facture pour Word incluent des champs pour le calcul automatique des valeurs. À travers cet exemple, nous expliquons comment modifier des champs individuels et tous les champs d'un document Word :

Après le téléchargement, ouvre la version du modèle de facture Word comportant une fonction de calcul. Si tu cliques sur un chiffre dans la colonne arrière où les prix totaux sont calculés, le chiffre apparaîtra en gris. Cela est dû au fait qu'il s'agit de champs avec des formules. Dans l'exemple donné, le champ dans la colonne Total multiplie la quantité indiquée dans la ligne par le prix unitaire correspondant.

Si tu modifies des valeurs dont un champ dépend pour le calcul, le résultat dans le champ restera inchangé initialement.

Afin que le champ réalise un nouveau calcul, tu dois mettre à jour le champ. Il existe trois façons de procéder :

• Mettre à jour un champ individuel via le menu contextuel : Clique avec le bouton droit sur le champ et sélectionne Mettre à jour les champs.
• Mettre à jour un champ individuel via un raccourci clavier : Sélectionne le champ en cliquant dessus avec le bouton gauche de la souris, puis appuie sur la touche F9.
• Mettre à jour tous les champs dans le document Word : Sélectionne le contenu de l'ensemble de ton document avec Ctrl + A. Ensuite, appuie sur F9.

Ajouter et modifier de nouveaux champs - personnaliser les modèles de facture

Évidemment, tes factures auront rarement le même nombre de positions de facturation. Si tu souhaites ajouter d'autres positions, suis ces étapes :

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne de la dernière position actuelle. Dans le menu contextuel, choisissez sous Insérer l'option Insérer une ligne en dessous.

Remplissez la nouvelle ligne avec les valeurs souhaitées. Pour calculer automatiquement les prix totaux dans la colonne arrière, prenez simplement un champ existant : Sélectionnez un champ dans l'une des lignes supérieures, copiez-le et collez-le dans la nouvelle ligne.

Lorsque vous mettez à jour le champ maintenant, vous constaterez que les valeurs sont erronées. La raison en est que la formule fait référence aux cellules indiquées dans le champ que vous avez copié. Vous devez donc ajuster les références dans la formule.

Pour afficher la formule d'un champ, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ et sélectionnez Afficher/Masquer les champ.

Vous pouvez maintenant modifier les références. La numérotation des cellules fonctionne exactement comme dans Excel : Le comptage commence en haut à gauche du tableau avec la cellule A1.

Dans l'exemple montré : Dans la colonne Total, le champ pour la nouvelle position a été copié depuis la ligne 5 du tableau. Pour que la valeur correcte pour la ligne 6 soit calculée, nous avons donc défini les références sur D6 et E6.

Important : Le prix net, le montant de la taxe de vente et le total de la facture se calculent automatiquement. Donc, dès que vous ajoutez de nouvelles lignes à votre tableau, vous devez également modifier les références qui y sont définies. Il en va de même lorsque vous supprimez des lignes existantes.

Dans l'exemple montré : Afin que la nouvelle ligne 6 soit également incluse dans les totaux en bas, les références correspondantes doivent également être définies de F5 à F6.

Une fois que vous avez correctement ajusté toutes les formules, masquez à nouveau les fonctions de champ (clic droit > Afficher/Masquer les fonctions de champ) et mettez à jour les champs.

Modifier tous les champs et tout mettre à jour - Conseils pour un flux de travail rapide

Pour adapter rapidement les modèles de facture à vos postes de facturation, suivez ce workflow :

Ouvrez le modèle Word et ajoutez les lignes pour toutes les nouvelles positions sur votre facture ainsi que les informations correspondantes pour toutes les positions. Ou supprimez les lignes superflues.

Recopiez maintenant l'un des champs de la colonne des prix totaux et insérez-le dans toutes les nouvelles lignes.

Sélectionner en raccourci Ctrl + A l'ensemble du document. Cliquez avec le bouton droit de la souris et affichez toutes les fonctions de champ via le menu contextuel.

Adaptez maintenant les références de tous les nouveaux champs ajoutés ainsi que du montant net, de la taxe de vente et du total.

Sélectionnez à nouveau l'ensemble du document, masquez à nouveau les fonctions de champ via le menu contextuel et appuyez sur F9, pour mettre à jour tous les champs.