Dans le monde actuel en constante évolution, l'efficacité est la clé d'une communication réussie. Les mailings en série sont un outil efficace pour envoyer des messages personnalisés à un grand nombre de destinataires. Soyons honnêtes : une lettre a un taux d'ouverture de 100 %, ce que les e-mails ne peuvent que rêver d'atteindre.

Microsoft Word offre une fonction simple mais puissante qui vous permet de créer des mailings en série en quelques secondes. Que vous souhaitiez envoyer des invitations, des newsletters ou des documents d'information, ce guide vous montrera comment maîtriser ce processus rapidement et facilement.

Comprendre ce qu'est un mailing en série et quand l'utiliser.

Un mailing en série est un puissant outil dans le monde de la communication qui vous permet de créer une seule lettre ou un document et de l'envoyer à plusieurs destinataires en même temps, en personnalisant certaines parties du contenu pour chaque destinataire. Imaginez que vous deviez envoyer des invitations à un événement à cent personnes différentes. Au lieu d'écrire chaque invitation individuellement, un mailing en série vous permet de créer une structure de base pour votre message et d'insérer automatiquement des informations spécifiques comme le nom du destinataire, l'adresse et d'autres détails personnalisés.

Quand utiliser un mailing en série ?

Les mailings en série sont utiles dans de nombreux scénarios, par exemple :

• Marketing et publicité : Les entreprises utilisent des mailings en série pour envoyer des offres et des informations personnalisées à leur base de clients.
• Invitations : Que ce soit pour des événements professionnels, des mariages ou des anniversaires, avec les mailings en série, vous pouvez ajouter une touche personnelle sans avoir à concevoir chaque invitation individuellement.
• Diffusion d'informations : Les organisations envoient fréquemment des mises à jour ou des nouvelles à leurs membres ou intéressés par le biais de mailings en série.
• Éducation : Les enseignants et les écoles envoient souvent des rapports ou des informations aux parents de leurs élèves grâce aux mailings en série.

L'utilisation de mailings en série permet non seulement d'économiser du temps et des ressources, mais garantit également une communication cohérente et sans erreur. Dans les sections suivantes, nous vous guiderons à travers le processus de création d'un mailing en série dans Word afin que vous puissiez utiliser cette fonctionnalité puissante dans votre prochain projet.

Préparer la source de données : Comment importer vos données de destinataires dans Word ou utiliser une liste existante

Avant de commencer à créer votre mailing en série dans Word, il est crucial de préparer votre source de données. Cette source de données est une liste contenant des informations sur vos destinataires, telles que les noms, les adresses et d'autres détails spécifiques que vous souhaitez personnaliser dans la lettre. Voici les étapes pour préparer efficacement votre source de données :

Sélection de la source de données : Vous pouvez utiliser différents types de sources de données, y compris des tableaux Excel, des bases de données Access ou même des contacts Outlook. La méthode la plus courante et la plus simple est d'utiliser un tableau Excel où chaque colonne représente un type d'information différent (par exemple prénom, nom de famille, adresse, etc.) et chaque ligne représente un destinataire différent.

Création d'une nouvelle source de données : Si vous n'avez pas encore de source de données, vous pouvez en créer une nouvelle dans Word ou Excel. Dans Excel, il s'agirait d'un simple tableau avec des en-têtes de colonnes pertinents. Dans Word, vous pouvez créer une nouvelle liste et définir les champs correspondants via les fonctions de mailing en série. Pour cela, cliquez sur "Entrer une nouvelle liste".

Importation d'une source de données existante : Si vous avez déjà une source de données, vous pouvez l'importer dans Word. Pour ce faire, accédez à l'assistant mailing en série et sélectionnez l'option d'utiliser une liste existante. Ensuite, naviguez jusqu'à votre fichier et importez-le.

Vérification et nettoyage des données : Avant de poursuivre avec le mailing en série, il est important de vérifier les données et de s'assurer qu'elles sont correctes et cohérentes. Supprimez les doublons, corrigez les fautes d'orthographe et assurez-vous que les données sont dans les bonnes formats. Cliquez sur "Modifier la liste des destinataires" pour ce faire.

Lier la source de données à votre document Word : Une fois votre source de données prête, vous pouvez la relier à votre document Word. Dans le menu mailing en série de Word, il y a une option pour sélectionner une source de données. Une fois la liaison établie, vous pouvez placer les différents champs de votre source de données dans votre document.

En préparant minutieusement votre source de données, vous vous assurez que le processus de création de votre mailing en série se déroule sans heurts et que les produits finaux sont aussi personnalisés et précis que possible.

Guide étape par étape pour créer votre mailing Word

Après avoir préparé votre source de données et l'avoir liée à Word, vous pouvez commencer le processus de création effective de votre mailing. Voici un guide étape par étape simple pour vous montrer comment faire :

Étape 1: Configurer le document de mailing

• Ouvrez un nouveau document Word.
• Allez dans le menu "Publipostage" ou "Mailings", selon la version de Word que vous utilisez.
• Sélectionnez "Démarrer la fusion" et choisissez le type de document, dans ce cas une lettre.

Étape 2: Choisissez votre source de données

• À l'intérieur de l'onglet "Publipostage", sélectionnez "Sélectionner des destinataires".
• Choisissez "Utiliser une liste existante" et naviguez jusqu'à votre source de données, si vous en avez déjà une, ou créez une nouvelle liste.

Étape 3: Insérez des champs de publipostage

• Placez le curseur à l'endroit dans le document où vous souhaitez insérer un champ personnalisé (par exemple, le nom du destinataire).
• Cliquez sur "Insérer un champ de publipostage" et choisissez le champ correspondant de votre source de données (par exemple, Prénom).
• Répétez cette étape pour tous les champs que vous souhaitez personnaliser (par exemple, Nom, Adresse, etc.).
• Vous pouvez également insérer directement un bloc d'adresse complet :

Étape 4: Aperçu et ajustements

• Utilisez l'option d'aperçu pour voir à quoi ressembleront les lettres pour chaque destinataire.
• Vérifiez le placement et le format des champs de publipostage et apportez des ajustements si nécessaire.

Étape 5: Finalisez vos mailings

• Si tout semble correct, choisissez "Terminer et fusionner".
• Vous pouvez choisir d'imprimer les documents directement, de les enregistrer en tant que documents individuels ou de les envoyer par e-mail.

Étape 6: Enregistrez et imprimez

• Enregistrez votre document de mailing pour le réutiliser lors de futures envois.
• Choisissez l'option d'impression souhaitée pour produire vos lettres ou envoyez-les numériquement, selon vos besoins.

Personnalisation et envoi

Les mailings imprimés se démarquent dans le flot quotidien de communication numérique en offrant une touche tangible et personnelle, rarement trouvée dans une boîte de réception e-mail surchargée. Ils semblent souvent plus valorisés et réfléchis, incitant les destinataires à leur accorder plus d'attention et à les prendre au sérieux. Contrairement aux e-mails qui peuvent être effacés d'un simple clic, les lettres physiques laissent une impression plus forte et plus durable car elles sont tangibles.

La présence physique d'une lettre dans le monde réel peut également augmenter la probabilité que son contenu soit pris en compte, car elle est présente dans l'environnement de vie direct du destinataire. De plus, les mailings imprimés peuvent renforcer le sentiment d'appréciation chez le destinataire grâce à leur conception et personnalisation individuelles, ce qui peut renforcer davantage le taux de réponse. D'ailleurs, je reçois pratiquement chaque mois une lettre de Hello Fresh me demandant de réactiver mon abonnement. Et avec le bon de réduction inclus, je suis plus enclin à accéder à cette demande que si cela avait été tenté par e-mail. Pourquoi Hello Fresh opte-t-il pour le courrier postal ? Parce que je reçois déjà tellement d'e-mails et je n'ai pas le temps de m'occuper des e-mails publicitaires. Étrangement, c'est très différent avec une lettre : j'ouvre vraiment chaque lettre :-)

Je ne veux en aucun cas vous priver de quelques autres conseils. Après avoir créé votre mailing Word, personnalisez-le et préparez-le pour l'envoi. La personnalisation va au-delà de l'insertion de noms et peut considérablement améliorer la réaction de vos destinataires. Voici quelques conseils et étapes pour personnaliser et envoyer efficacement votre mailing :

Conseils de personnalisation:

• Pertinence du contenu : Assurez-vous que le contenu de votre lettre est pertinent pour le destinataire. Cela peut être réalisé en segmentant votre source de données selon les groupes d'intérêts ou les besoins.
• Salutation : Utilisez non seulement le nom, mais aussi d'autres informations personnalisées que vous avez sur le destinataire pour établir une connexion. Par exemple : "Chers amateurs de vélo" pour un groupe intéressé par les vélos.
• Éléments visuels : Intégrez, si possible, des images ou des graphiques personnalisés qui sont pertinents pour le destinataire. Cela peut être réalisé grâce à des options avancées de publipostage ou à des logiciels spécialisés.
• Offre : Si vous faites une offre, assurez-vous qu'elle est adaptée au destinataire. Une offre personnalisée peut considérablement améliorer le taux de réponse.

Préparation de l'expédition :

• Vérification : Effectue toujours une dernière vérification pour t'assurer que tous les éléments personnalisés sont corrects. Un test d'impression sur papier ou une vérification numérique peuvent t'aider dans ce processus.
• Formatage : Assure-toi que le format de la publipostage est adapté à l'expédition. Cela inclut la vérification de la taille, du type de papier et de la qualité d'impression.
• Préparation postale : Si tu envoies physiquement les lettres, prends en compte des aspects tels que le pliage, l'insertion dans des enveloppes et l'affranchissement. Les machines de préparation postale peuvent accélérer ce processus.
• Papier : Utilise un papier de haute qualité, car il donne une impression d'élégance et de professionnalisme, soulignant l'appréciation envers le destinataire et augmentant la probabilité d'une réaction positive.
• Options numériques : Si tu envoies les lettres de manière électronique, assure-toi que les fichiers sont compatibles et que les systèmes de messagerie des destinataires ne sont pas surchargés.

Suivi :

• Retour d'information : Envisage d'intégrer une méthode pour recueillir des retours d'information ou mesurer le taux de réponse, comme une page de destination spécifique ou un numéro de suivi.
• Optimisation : Utilise les données collectées pour optimiser les futurs publipostages. Ce qui a bien fonctionné peut être conservé, et ce qui a été moins réussi peut être amélioré.

En suivant ces conseils, tu peux t'assurer que ton publipostage n'est pas seulement un message, mais une méthode de communication efficace établissant un lien personnel avec tes destinataires et obtenant l'effet souhaité.