Les tendances modernes et les développements technologiques transforment de plus en plus bon nombre des choses auxquelles nous sommes habitués. Un de ces changements est l'envoi d'une candidature par e-mail, devenu une étape importante dans le processus de recherche d'emploi et d'embauche. Les entreprises préfèrent même la candidature par e-mail, car cela évite d'avoir à renvoyer le dossier de candidature par courrier en cas de refus.

Il y a quelques éléments à prendre en compte lors de l'envoi d'une candidature par e-mail. La bonne mise en forme et l'envoi de la candidature peuvent grandement influencer la première impression que l'employeur aura de vous. Dans un e-mail contenant vos documents de candidature, chaque détail compte, de l'objet au bonnes pièces jointes.

Pourquoi est-il important de soumettre une candidature par e-mail aussi correctement que possible ?

La transmission correcte d'une candidature par e-mail est le premier pas vers une recherche d'emploi réussie. Tout d'abord, cela prouve que vous êtes attentif aux détails et capable de suivre les instructions dès le début. Les employeurs apprécient les candidats qui effectuent les tâches avec soin et répondent de manière précise aux exigences. Deuxièmement, une lettre de motivation bien rédigée montre que vous abordez sérieusement et professionnellement votre recherche d'emploi. Elle signale à l'employeur que vous êtes réellement intéressé par le poste et prêt à investir du temps et des efforts dans la préparation de votre candidature.

La première impression de l'employeur se forme dès qu'il ouvre votre e-mail. L'objet, la salutation, le contenu et la signature donnent une image de vous, avant même que l'employeur ne lise votre CV et votre lettre de motivation. Un e-mail mal conçu ou écrit négligemment peut entraîner une mauvaise impression, même si vos qualifications et votre expérience correspondent aux exigences du poste. C'est pourquoi la transmission correcte d'une candidature par e-mail est la clé d'un début d'interaction réussi avec un potentiel employeur. Je vais vous expliquer comment faire correctement dans les sections suivantes.

Structure d'une candidature par e-mail

1. Destinataire de l'e-mail
2. Copie cachée
3. Objet de l'e-mail
4. Texte de la lettre de motivation
5. Pièces jointes

Important !

• PDF : Le format préféré pour les documents. Les PDF conservent leur mise en page et peuvent s'ouvrir sur tous les appareils.
• DOC/DOCX : Accepté, mais le PDF est préférable pour éviter les problèmes de mise en forme.
• Limite de taille : La taille totale de toutes les pièces jointes ne doit pas dépasser 5-10 Mo. Certaines entreprises définissent leurs propres limites, qui peuvent être indiquées dans l'offre d'emploi. Il suffit de se rappeler que de nombreuses boîtes aux lettres n'acceptent pas les e-mails avec des pièces jointes de plus de 10 Mo.

Notre recommandation claire est le format PDF, car d'une part, tout le monde n'utilise pas Microsoft Word et d'autre part, des problèmes de style peuvent survenir. Par exemple, si vous utilisez des polices de caractères dans votre document Word que votre destinataire n'a pas installées, elles seront remplacées dans le document. Cela peut perturber la mise en page. Ce n'est pas le cas avec un document PDF. Le même agencement est assuré sur tous les appareils et systèmes.

Préparation d'une candidature par e-mail

La préparation d'une candidature par e-mail nécessite de la rigueur et une approche minutieuse du processus. Avant d'envoyer les documents, assurez-vous de bien connaître toutes les exigences de l'employeur. Cela inclut les formats de fichiers, les noms de fichiers et les contenus. Il est important de tenir compte de toutes les instructions spécifiques fournies dans l'offre d'emploi. En respectant ces exigences, vous montrez que vous êtes responsable et capable de suivre les instructions. De plus, la préparation correcte des documents augmente vos chances de succès, car l'employeur évalue non seulement le contenu, mais aussi la forme de la candidature.

Vérification des exigences de l'employeur

Cette étape est extrêmement importante, car le respect correct de toutes les exigences montre que vous êtes responsable et attentif. Cette vérification comprend les étapes suivantes :

Textes d'e-mails pour votre candidature - quatre modèles pour vous

Proposition 1 - professionnelle et naturelle :

Objet : Candidature pour [intitulé du poste] - [votre nom]

Madame/Monsieur [Nom],

Je vous envoie en pièce jointe mes documents de candidature pour le poste de [intitulé du poste] dans votre entreprise. J'ai lu avec grand intérêt votre annonce d'emploi et je suis convaincu(e) que mes qualifications et mon expérience correspondent parfaitement aux exigences de ce poste.

Vous trouverez dans les documents joints ma lettre de motivation, mon CV et mes certificats. Je me réjouis de la possibilité de me présenter en personne et je vous prie d'agréer mes salutations distinguées.

Cordialement

[Votre nom]

Proposition 2 - professionnelle et classique :

Objet : Candidature pour le poste de [intitulé du poste] - [votre nom]

Madame/Monsieur [Nom],

Par la présente, je postule pour le poste de [intitulé du poste] que vous avez annoncé. En pièce jointe, vous trouverez mes documents de candidature complets, comprenant une lettre de motivation, un CV et des certificats pertinents.

Je suis très intéressé(e) à travailler dans votre entreprise et j'attends avec impatience l'opportunité de me présenter en personne. Je reste bien entendu à votre disposition pour toute question éventuelle.

Cordialement

[Votre nom]

Proposition 3 - créative et intelligente

Objet : Votre nouveau poste de [intitulé du poste] vous attend !

Bonjour Madame/Monsieur [Nom],

Je suis [Votre nom] et votre annonce m'a immédiatement enthousiasmé ! En tant que passionné(e) de [intitulé du poste], je possède exactement ce que vous recherchez. Vous trouverez en pièce jointe mes documents de candidature, j'espère qu'ils vous convaincront autant que votre annonce m'a convaincu(e).

Je me réjouis déjà de vous montrer personnellement pourquoi je suis le candidat idéal pour ce poste.

Cordialement

[Votre nom]

Proposition 4 - créative et audacieuse

Objet : Candidature pour [intitulé du poste] - Le candidat parfait est prêt !

Madame/Monsieur [Nom],

Que se passe-t-il lorsque la passion rencontre la compétence ? Ma candidature pour votre entreprise ! En pièce jointe, je vous envoie mes documents pour le poste ouvert de [intitulé du poste], que j'ai découvert avec grand enthousiasme sur la page carrière de votre entreprise.

Je suis impatient de mettre mes compétences et mes idées au service de votre équipe et j'espère que nous aurons bientôt l'occasion de nous rencontrer en personne.

Meilleures salutations

[Ton nom]

Assure-toi d'adapter le texte à ta personnalité et à la culture de l'entreprise.

Adresse e-mail à laquelle envoyer la candidature

Le nom de l'adresse e-mail que tu utilises pour envoyer ta candidature est très important et peut influencer la première impression de l'employeur. Il doit être professionnel, simple et conforme aux normes généralement acceptées de la communication d'entreprise. Garde à l'esprit :

Professionnalisme

Il est préférable d'utiliser ton prénom et nom de famille. Par exemple : « alex.schmitt@example.com » ou « anna.komarrmann@example.com ». Cette adresse a un aspect professionnel et permet à l'employeur de t'identifier facilement.

Évite d'utiliser des éléments informels ou trop créatifs dans le titre de ton e-mail. Par exemple, les adresses telles que "cooldude@example.com" ou "princess_123@example.com" ont un aspect non professionnel et peuvent laisser une mauvaise impression.

Simplicité et lisibilité

Ton adresse e-mail doit être aussi simple et facile à retenir que possible.

Utilise ton nom complet ou une abréviation unique.

Par exemple : « a.schmitt@example.com » ou « a.komarrmann@example.com ».

Utilise des signes de ponctuation comme des points et des tirets pour rendre l'adresse plus lisible.

Par exemple : « alex.schmitt@example.com » est plus lisible que « alexschmitt@example.com ».

Éviter les caractères inutiles

Évite les chiffres ou caractères spéciaux autant que possible. Ils peuvent rendre l'adresse plus difficile à lire et à mémoriser, ou permettre des interprétations incorrectes

Par exemple, « anna.komarrmann1991@example.com » est moins bon que « anna.komarrmann@example.com ».

En Allemagne, « anna.komarrmann88@example.com » pourrait poser problème à cause du 88. Cela pourrait indiquer la date de naissance, mais aussi être interprété comme une référence à un contexte d'extrême droite (H = 8 ... la huitième lettre de l'alphabet. 88 est une abréviation courante dans la scène nazie en Allemagne pour "H..L H....r").

Utiliser des domaines professionnels

Utilise des domaines connus et professionnels, tels que « gmail.com », « outlook.com » ou « yahoo.com ». Cela confère une crédibilité supplémentaire à l'adresse e-mail. Par exemple : « a.schmitt@gmail.com ».

Évite d'utiliser des domaines qui pourraient sembler suspects ou non professionnels. Par exemple, « anna.komarrmann@coolmail.com » pourrait sembler moins sérieux.

Considère que le choix du bon nom d'e-mail pour ta candidature est une partie intégrante de la communication professionnelle. Une adresse e-mail professionnelle, simple et lisible aide à faire bonne impression sur l'employeur et à augmenter tes chances de succès.

Autres éléments à prendre en compte lors de l'envoi d'une candidature par e-mail

Prépare tous les documents nécessaires pour la candidature par e-mail - ton CV, ta lettre de motivation et des documents supplémentaires tels que des certificats et des références. Tous les documents doivent être enregistrés au format PDF pour garantir qu'ils soient correctement formatés et lus comme prévu. Cela permet de s'assurer que les documents seront correctement ouverts sur les différents appareils de l'employeur.

Comment attacher correctement des fichiers

1. Attache des fichiers à un e-mail : Ouvre ton programme de messagerie et rédige un nouvel e-mail. Clique sur le bouton Attacher un fichier ou sur le symbole correspondant dans ton programme de messagerie. Sélectionne les fichiers PDF sur ton ordinateur et attache-les à ton e-mail.
2. Vérifie les pièces jointes : Après avoir attaché les fichiers, vérifie à nouveau que tous les documents nécessaires sont inclus. Assure-toi qu'il n'y a pas de fichiers supplémentaires ou non pertinents.

Vérification avant d'envoyer un e-mail

1. Vérification finale de l'e-mail : Vérifiez l'e-mail pour les fautes d'orthographe et de grammaire. Assurez-vous que toutes les données (adresse e-mail de l'employeur, objet, texte de l'e-mail) sont correctes et que l'e-mail a un aspect professionnel.
2. Envoi de test : Avant d'envoyer votre candidature à l'employeur, envoyez un e-mail de test à vous-même. Cela vous permettra de vérifier comment les documents et le texte de l'e-mail apparaîtront chez le destinataire. Assurez-vous que les fichiers s'ouvrent correctement et que tout est affiché correctement.
3. Demandez l'avis de vos amis : Envoyez l'e-mail à des amis ou collègues et demandez-leur de le regarder du point de vue de l'employeur. Leurs commentaires et impressions peuvent vous aider à repérer des détails que vous auriez pu manquer.

Envoyer la candidature à l'employeur

Après avoir vérifié votre courrier et reçu des retours de vos amis ou collègues, vous pouvez l'envoyer en toute confiance à l'employeur. Assurez-vous que l'adresse e-mail et le nom du destinataire, ainsi que le nom de l'entreprise, sont correctement orthographiés et que tous les documents sont joints.

Erreurs fréquentes lors de l'envoi d'une candidature à un employeur

Chaque détail compte lorsque vous envoyez une candidature par e-mail, car même la plus petite erreur peut influencer la première impression de l'employeur et le résultat global de votre candidature. Même si vos qualifications correspondent parfaitement aux exigences du poste, une négligence peut entraîner un résultat négatif.

Quels sont donc les erreurs les plus courantes que les candidats commettent lors de l'envoi d'une candidature par e-mail.

Mauvais format de fichier

L'erreur la plus courante est d'envoyer des documents dans des formats difficiles ou impossibles à ouvrir. Les documents doivent être en format PDF, car ce format conserve la mise en forme et est facile à ouvrir sur n'importe quel appareil. L'employeur peut ne pas avoir le logiciel nécessaire pour ouvrir certains formats de fichier, ce qui rend vos documents illisibles. Avant l'envoi, assurez-vous que tous les documents sont enregistrés au format PDF. Envoyez un e-mail de test à vous-même pour vérifier que les fichiers s'ouvrent correctement. Ne joignez pas de fichiers compressés au format ZIP ou RAR. Les pare-feu des entreprises bloquent directement de tels e-mails.

Mauvais objet

Lorsque vous rédigez l'objet de votre candidature par e-mail, il est important d'être précis et informatif. Un bon objet comprend votre nom et le poste exact pour lequel vous postulez. Si possible, le numéro de référence de l'offre d'emploi doit également être indiqué. Cela facilite l'attribution de votre candidature à l'employeur et montre que vous avez examiné l'annonce de poste avec soin.

Évitez les objets généraux ou peu clairs comme "Question sur votre offre d'emploi". Ils ne fournissent pas d'informations concrètes à l'employeur et peuvent faire en sorte que votre candidature soit ignorée. Au lieu de cela, les objets doivent toujours être spécifiques et pertinents, comme par exemple "Candidature pour le poste de Manager Marketing - Max Mustermann" ou "Candidature à votre offre d'emploi : Chef de projet (Numéro de référence 12345) - Lisa Schmidt".

Exemples positifs :

1. Candidature pour le poste de Manager Marketing - Max Mustermann
2. Candidature initiative pour le poste de Développeur Logiciel - Anna Müller
3. Candidature à votre offre d'emploi : Chef de projet (Numéro de référence 12345) - Lisa Schmidt
4. Candidature pour un poste d'apprentissage en tant que Infographiste - Jonas Becker
5. Candidature pour un stage dans le domaine des Ressources Humaines - Laura Fischer

Exemples négatifs :

1. Candidature
2. Emploi
3. Question sur votre offre d'emploi
4. C.V. de Max Mustermann
5. Intéressé par le poste ouvert

Erreurs dans le texte de l'e-mail

N'oubliez pas que quel que soit le moyen que vous choisissez, les fautes d'orthographe et de grammaire dans vos e-mails, y compris dans votre annonce de poste, donnent une impression de négligence. Elles sapent la confiance de l'employeur en vos compétences professionnelles. Avant d'envoyer votre e-mail, utilisez le correcteur orthographique automatique de votre éditeur de texte. Relisez le texte plusieurs fois ou demandez à une autre personne de le vérifier.

Pièces jointes manquantes ou incorrectes

Parfois, il peut arriver que des documents soient manquants ou incorrects. Ainsi, l'absence des pièces justificatives nécessaires peut entraîner un refus automatique de votre candidature. Après avoir joint les fichiers, veillez à vérifier à nouveau si toutes les pièces justificatives nécessaires sont incluses. Envoyez un e-mail de test à vous-même pour vous assurer que tous les fichiers sont correctement joints et s'ouvrent correctement.

Mauvaise adresse e-mail du destinataire

Une simple erreur telle que la saisie d'une mauvaise adresse e-mail peut empêcher un e-mail d'atteindre le bon destinataire. Cela signifie qu'il ne parviendra pas à l'employeur et que vous risquez de perdre votre chance d'obtenir le travail. Lorsque vous remplissez le champ du destinataire, assurez-vous de le vérifier attentivement plusieurs fois avant de l'envoyer. Il est préférable de copier l'adresse à partir de l'annonce d'emploi pour éviter les erreurs.

Formule de salutation incorrecte

Si vous ne connaissez pas de personne à contacter, commencez par "Mesdames, Messieurs". Il est optimal de se renseigner sur le bon interlocuteur. Dans les petites entreprises, il s'agit souvent du directeur général. Dans les grandes entreprises, il y a des responsables des ressources humaines. Un appel suffit pour connaître la bonne personne à qui s'adresser. Assurez-vous d'écrire correctement le nom. La meilleure façon de le vérifier est de comparer à nouveau les données avec les informations du site web.

Les salutations les pires que nous avons rencontrées dans notre entreprise dans des candidatures étaient par exemple "Bonjour," sans aucun destinataire.

Utilisation d'une adresse e-mail informelle

Une adresse e-mail non professionnelle, telle que “cooldude123@example.com”, peut laisser une mauvaise impression chez de nombreux employeurs. Elle peut être perçue comme un signe de non-professionnalisme et de manque de sérieux. Cela peut également donner l'impression qu'il s'agit d'un message de spam. Assurez-vous d'utiliser une adresse e-mail professionnelle avec votre nom, par exemple “alex.schmitt@example.com”.

Absence de formule de clôture

L'absence d'une signature dans le champ de texte d'un e-mail peut donner l'impression que l'e-mail est moins officiel et incomplet. De plus, un tel détail apparemment insignifiant peut donner à l'employeur l'impression d'une communication négligée. Ajoutez toujours une signature courtoise à la fin de votre e-mail lors de la correspondance professionnelle par e-mail, par exemple “Cordialement, [votre nom]”.