L'efficace documentation des réunions est essentielle. En particulier lors de réunions internationales ou anglophones, il peut être difficile de consigner les informations clés. L'outil Otter.ai offre une solution pratique en enregistrant automatiquement les discussions et en les transformant en texte. Dans ce guide, je vais vous montrer comment optimiser l'utilisation d'Otter.ai pour prendre des notes efficacement lors de vos réunions en ligne.
Principales conclusions
Otter.ai est un outil puissant qui non seulement enregistre les conversations lors des réunions, mais identifie également les locuteurs et ce qui est dit. Il fonctionne avec des plateformes telles que Zoom, Google Meet et Microsoft Teams, et permet de rechercher des mots-clés dans les enregistrements. Vous gardez ainsi toujours une vue d'ensemble et pouvez accéder aux informations à tout moment.
Guide étape par étape
Étape 1 : Inscription sur Otter.ai
Pour utiliser l'outil, vous devez d'abord vous inscrire sur Otter.ai. Allez sur le site d'Otter.ai et cliquez sur "Sign Up". Vous pouvez voir à quoi ressemble la page d'inscription ci-dessous.
Une fois inscrit, vous aurez accès à votre tableau de bord, qui offre toutes les fonctionnalités nécessaires. Vous pouvez gérer vos conversations et planifier de nouvelles réunions ici.
Étape 2 : Connectez-vous à votre outil de réunion
Otter.ai s'intègre facilement aux outils de réunion courants. Après vous être inscrit, vous pouvez par exemple connecter Zoom à Otter.ai. Recherchez l'option "Intégrations" dans les paramètres et sélectionnez "Zoom". La prochaine capture d'écran illustre ce processus d'intégration.
Suivez les instructions affichées pour établir la connexion. Cela permet à Otter.ai de participer automatiquement à vos réunions Zoom et de les enregistrer dès qu'elles commencent.
Étape 3 : Préparation de la réunion
Avant d'enregistrer une réunion, il est utile d'avoir l'URL de la réunion sous la main. Allez simplement dans votre réunion Zoom et copiez le lien d'invitation. Collez ce lien dans Otter.ai pour planifier la réunion. La capture d'écran suivante montre à quoi ressemble le champ d'entrée.
Vous pouvez ajouter des détails spécifiques à la réunion, tels que la date et l'heure, pour vous assurer que l'enregistrement démarre à temps.
Étape 4 : Enregistrer la réunion
Vous êtes maintenant prêt à enregistrer votre réunion. Assurez-vous que l'enregistrement sur Otter.ai est activé avant de commencer la réunion. Un simple clic sur "Enregistrer" suffit pour démarrer l'enregistrement. La capture d'écran montre ce bouton dans l'interface utilisateur.
Dès le début de la réunion, Otter.ai commence automatiquement la transcription et enregistre qui parle et ce qui est dit. Cela est particulièrement utile pour savoir qui a contribué quelles informations.
Étape 5 : Après la réunion
Après la réunion, vous pouvez consulter l'enregistrement sur Otter.ai. Vous pouvez parcourir l'ensemble de la conversation, rechercher des mots-clés spécifiques et modifier le contenu. Cela vous aide à trouver rapidement les informations pertinentes. La capture d'écran suivante montre l'aspect des conversations enregistrées.
Grâce à la fonction de recherche, vous pouvez rechercher des sujets discutés lors de la réunion, tels que "acquisition de clients". C'est un avantage inestimable si vous souhaitez revenir sur d'anciennes réunions.
Étape 6 : Partage des enregistrements
Vous pouvez également partager les enregistrements avec Otter.ai si vous souhaitez échanger des notes avec des collègues ou des membres de l'équipe. Il vous suffit de copier et envoyer le lien vers votre enregistrement. Vous pouvez voir un exemple du bouton de partage dans la capture d'écran suivante.
Le partage d'informations est un excellent moyen de garantir que tous les membres de l'équipe ont accès aux sujets abordés et que rien d'important n'est perdu.
Résumé
Otter.ai est un outil innovant qui vous permet d'enregistrer et de documenter efficacement les réunions en ligne. Grâce à son aide, vous pouvez éviter de prendre des notes pendant les réunions et vous concentrer sur le contenu. Son intégration facile dans des plateformes de réunions telles que Zoom vous permet d'accéder en tout temps aux informations importantes.
Questions fréquemment posées
Qu'est-ce qu'Otter.ai?Otter.ai est un outil qui enregistre les réunions en ligne et les convertit en texte.
Comment fonctionne Otter.ai?Il enregistre les conversations, reconnaît les locuteurs et transcrit automatiquement le contenu.
Puis-je utiliser Otter.ai avec Zoom?Oui, Otter.ai s'intègre facilement à Zoom et à d'autres plateformes de réunions.
Comment accéder aux enregistrements?Après la réunion, vous pouvez consulter tous les enregistrements dans votre tableau de bord Otter.ai.
Est-ce qu'Otter.ai est payant?Otter.ai propose une version gratuite avec des limitations ainsi que des plans payants avec des fonctionnalités avancées.
