Comment réaliser professionnellement, efficacement, financièrement avec succès et juridiquement en toute sécurité mon premier travail photographique ?
Élaboration de l'offre
Vous ne devriez jamais vous définir uniquement par le prix, mais toujours aussi par la qualité de votre travail photographique ! Par conséquent, c'est votre rapport qualité-prix qui doit être correct et qui devrait être déterminant pour obtenir un emploi ! De plus, il est très difficile, voire presque impossible, de passer d'un niveau de prix bas à des prix plus élevés.
Si une rémunération proposée me semble trop basse, il m'arrive de refuser une mission photographique. Pour accomplir un travail mal rémunéré, mon temps est tout simplement trop précieux, car pendant ce temps je pourrais consacrer mon temps à des travaux photo plus créatifs.
La soumission d'une offre n'est pas liée à une forme spécifique. Un e-mail contenant le texte "Bonjour M. XY, je photographierais les 10 produits comme décrit par vous au prix de 800 € plus TVA" est tout à fait suffisant pour être juridiquement contraignant. Cependant, il est toujours préférable de rendre l'offre aussi concrète que possible afin de ne pas se retrouver en conflit avec le client plus tard, si celui-ci avait une autre idée de la réalisation de la tâche que vous. Par conséquent, rédigez l'offre aussi détaillée que possible, même si vous y répétez le cahier des charges du client.
Si des frais de déplacement sont engagés lors de l'exécution de la mission photo, ceux-ci doivent être mentionnés dans l'offre (en montant prévisionnel). Cependant, il est plutôt douteux que votre client accepte une Rolls-Royce comme véhicule de location...
En règle générale, une offre devrait contenir :
• Nom, adresse et forme juridique du destinataire de la prestation (le client)
• Date de l'offre, éventuellement avec la mention de la durée pendant laquelle vous restez lié à cette offre
• Numéro d'offre
• Nombre de jours de préparation et de tournage
• Désignation de la tâche
• Date prévue
• Coût estimé des assistants, modèles, maquilleurs, etc.
• Étendue des photos que vous remettez au client
• Étendue des droits d'utilisation que vous accordez au client
• La technologie que vous utilisez
• Tâches convenues (étendue) de la post-production réalisée par vous
• Frais de déplacement (pour les modèles, etc.)
• Coûts de restauration
• Indication du délai de paiement (avec la mention de la date exacte)
• Mention "L'utilisation des photographies est possible uniquement après paiement intégral."
• Mention "Les prix s'entendent hors taxes, la TVA légale doit être ajoutée."
• Mention : "Les coûts supplémentaires, par exemple les frais de messagerie express, etc., seront facturés au client sur présentation de justificatifs."
• Forfait pour les frais de voyage et d'hébergement ou mention de l'occurrence prévue de frais de voyage et d'hébergement • Votre numéro de compte
• Votre identifiant de TVA
• Acompte convenu (si un acompte a été convenu).
Dans l'offre, écrivez tout ce que vous avez pu apprendre du client sur la séance photo prévue. Ces informations servent à la coordination afin qu'aucune partie n'ait d'autres idées (par exemple sur le type de photographie ou l'étendue) que l'autre. Pour cette série de photos d'un centre de données, le jeu avec le flou était une partie essentielle de mon idée d'image, que j'avais communiquée au client correspondant dans l'offre.
Lorsqu'il ne s'agit pas de photographier pour des particuliers, mais que les photos doivent être utilisées à des fins commerciales par le client commanditaire, la prestation principale du photographe ne consiste plus à prendre (souvent plusieurs milliers) de photos, mais à concéder des droits d'utilisation. Le photographe "autorise" le client à utiliser les photos qu'il a prises dans une certaine mesure et à des fins spécifiques.
L'octroi des droits d'utilisation se fait selon des critères factuels, spatiaux et temporels :
• Différenciation factuelle : " Pour quoi le client peut-il utiliser les photos ?" Des utilisations factuelles possibles pourraient être, par exemple : pour un magasin en ligne, pour une brochure d'entreprise, pour une affiche de salon, pour une annonce dans un journal, pour une affiche publicitaire, pour un emballage de produit, etc.
• Différenciation spatiale : " Où, dans quelle région, le client peut-il utiliser les photos ?" Des utilisations spatiales possibles pourraient être, par exemple : à Düsseldorf, en Rhénanie-du-Nord-Westphalie, en Allemagne de l'Ouest, en Allemagne, en Allemagne et en Autriche, en Europe, dans le monde entier, etc.
• Différenciation temporelle : " Pendant combien de temps le client peut-il utiliser les photos ?" Des utilisations temporaires possibles pourraient être, par exemple : le 24.12.2011, en décembre 2011, pendant 3 mois, pendant 1 an, pendant 5 ans, etc.
Sur la base de ce schéma des droits d'utilisation, des offres peuvent être rédigées de manière excellente ; il s'agit d'une grande aide à la calcul, car elle permet des différenciations qui n'étaient pas possibles jusqu'à présent si l'on calculait habituellement en fonction du temps passé.
Exemple : Vous recevez un appel. On vous demande de photographier la petite amie de l'appelant, en sous-vêtements. L'appelant souhaite des photos en noir et blanc, la séance photo doit durer 4 heures. Votre offre d'effectuer la séance pour 300 € (brut) est acceptée. Le lendemain, la séance photo a lieu, les photos sont superbes, le modèle reçoit immédiatement toutes les photos de vous sur DVD. Une semaine plus tard, vous recevez un deuxième appel. L'appelant est un ami du premier appelant et en même temps directeur marketing d'un important fabricant de sous-vêtements. Vous l'avez deviné : les photos lui ont plu, maintenant il souhaite que vous photographiiez un modèle fourni par la société (et déjà maquillé le jour de la séance) en sous-vêtements, en noir et blanc et pendant 4 heures. Interrogé sur vos honoraires, vous répondez spontanément : 1 200 € plus TVA. Le directeur marketing est consterné ; son ami lui avait fait part de frais de séance de 300 € TTC.
Comment expliquez-vous maintenant la différence au directeur marketing ? La réponse est très simple : Une personne privée montre les photos tout au plus à son entourage. Elle ne peut pas publier les photos, même sur Internet, à moins que cela n'ait été expressément convenu. Un fabricant de sous-vêtements utilise les photos pour la publicité dans les magazines et les catalogues de produits, pour les emballages de produit, etc. Les photos sont donc largement publiées. Le prix plus élevé pour le même service photographique et la même charge de travail temporelle est ainsi justifié. Dans le cas présent, vous devriez donc, avant de soumettre une offre, demander la portée prévue de la publication, sur le plan factuel, spatial et temporel. Vous pouvez ensuite rédiger une offre exactement adaptée aux publications prévues.
Lorsque vous calculez une offre, il n'est pas décisif de connaître la durée probable de la séance photo, car alors un fabricant de sous-vêtements qui souhaite utiliser les photos à des fins publicitaires ne devrait pas payer plus qu'un client privé, si les séances photo duraient toutes deux le même temps. Ce qui est décisif, c'est l'étendue future d'utilisation, c'est-à-dire de publication, des photos.
Une aide très précieuse pour créer des offres avec ce plan de calcul est le livre "Bildhonorare" de la Mittelstandsgemeinschaft Foto Marketing (MFM), édité par la Bundesverband der Pressebild-Agenturen und Bildarchive e.V. (BVPA). Il coûte (avec le manuel "Der Bildermarkt") 33 euros.
Lettre de confirmation
Si vous avez été mandaté par votre client (verbalement ou par écrit), vous devriez résumer de nouveau la mission dans ses moindres détails et envoyer au client une lettre de confirmation, de préférence par fax ou en recommandé. Il s'agit ici d'éliminer d'éventuelles ambiguïtés et de rappeler clairement au client vos conditions d'intervention. Alors que les grandes lignes d'une mission sont souvent rapidement convenues, le diable se cache dans les détails.
Dans les petites lignes (c'est-à-dire dans les conditions générales de vente, CGV), de nombreuses discordances se cachent souvent, et c'est pourquoi cette lettre de confirmation vise à informer une nouvelle fois votre client sur le contenu de vos CGV et à les rendre partie intégrante du contrat. Les points essentiels dans les CGV peuvent être : la procédure en cas de retard de paiement, les obligations de contrôle du client après réception des photos, la période de réclamation, les possibilités de rectification, le processus de médiation, le retour des originaux/ supports de données, la retouche d'images, etc.
Exécution
Le travail photographique doit se dérouler sans encombre, de manière efficace ("faire les bonnes choses") et efficiente ("faire les choses correctement"). Pour garantir cela, vous ne devez pas sous-estimer le temps à votre disposition. De plus, il est conseillé, même si vous êtes habitué à travailler en solo, d'avoir au moins un ou plusieurs assistants avec vous. Non seulement pour vous aider à installer l'équipement d'éclairage ou le décor, mais aussi pour envoyer quelqu'un chercher en cas de besoin un accessoire manquant, le catering, la tenue adéquate, etc.
Même si vous êtes plutôt chaotique de nature et préférez accomplir 25 choses à la fois, une approche structurée vous aidera dans l'exécution des missions, pour ne pas perdre le fil et travailler de manière efficace. Les assistants peuvent vous aider à vous décharger des tâches simples, afin que vous puissiez vous concentrer entièrement sur les éléments essentiels - la prise de vue et la collaboration avec le client.
Contrairement à beaucoup de mes collègues, j'ai toujours trouvé enrichissant que les clients soient présents personnellement sur le plateau pendant le shooting photo. Cela garantit que les intérêts du client soient mis en œuvre photographiquement par moi. En même temps, la présence du client ou d'un mandataire empêche le donneur d'ordre de contester les prises de vue, car si je prends des photos selon les instructions du mandataire présent, je ne pourrai pas être tenu responsable plus tard si les résultats ne lui plaisent pas.
À condition bien sûr que je montre régulièrement les résultats numériques au mandataire - comme un travail en cours - idéalement sur l'écran de l'ordinateur, et que je suive ses instructions ou suggestions d'amélioration.
Si aucun des employés du donneur d'ordre n'est présent pendant le shooting, il est prudent pour votre sécurité d'envoyer de temps en temps par e-mail quelques résultats photos au donneur d'ordre, afin qu'il puisse contrôler la progression du shooting photo et "valider" ce qui a été réalisé jusqu'à présent. En cas d'imprévu, il est toujours préférable de pouvoir contacter le donneur d'ordre rapidement par téléphone. Ayez donc également le numéro de portable de votre client au cas où.
Après la fin du shooting, les photos doivent être examinées par vous avant de les envoyer au client. L'inspection personnelle par le photographe vise à repérer d'éventuelles erreurs, car rien n'est plus gênant que de recevoir un appel de votre client signalant des erreurs pendant que vous êtes toujours dans l'ignorance.
Faites toujours 1 à 2 sauvegardes sur des disques durs externes avant d'envoyer les résultats à votre client. Mettre simplement les cartes mémoire originales dans une enveloppe et l'envoyer par la poste au client n'est pas du tout une bonne idée!
Il serait dommage que les résultats d'un shooting photo soient perdus. Assurez-vous donc de toujours avoir suffisamment de copies de sécurité!
Le donneur d'ordre sera souvent présent pendant le shooting et apportera également son propre ordinateur portable. Dans ce cas, il attendra avec impatience que vous échangiez votre carte mémoire pleine contre une vide, afin de pouvoir charger et visionner les photos sur son ordinateur rapidement et pendant le shooting photo.
Facturation
Les factures d'un montant supérieur ou égal à 100 euros doivent répondre aux exigences suivantes pour être reconnues par les impôts. Si la facture ne répond pas à ces exigences, il se peut que votre client refuse - à juste titre! - de la payer. S'il la paie malgré tout, il se peut que son service des impôts ne lui accorde pas la déduction de la TVA ou ne reconnaisse pas la déductibilité de l'ensemble du montant de la facture. Et il en va de même pour vous : vérifiez avant de payer une facture d'un créancier la présence des points suivants:
• Mention "Facture"
• Nom complet et adresse complète du facturier et du bénéficiaire de la prestation
• Votre nom et adresse (adresse de l'émetteur de la facture; peut également être l'adresse de l'établissement)
• Votre numéro de TVA ou à défaut numéro d'identification à la TVA
• Date de la facture (date d'émission)
• Numéro de facture (qui doit être attribué de manière continue et doit être unique; un format spécifique n'est pas requis)
• Prestation réalisée (quantité et nature des biens livrés ou la portée et la nature de la prestation)
• Date de livraison (éventuellement utiliser la formulation standard "la date de livraison est la date de la facture" si aucune date de livraison distincte n'est précisée)
• Le montant de la rémunération pour la prestation photographique ventilé par les taux de TVA
• Le taux de TVA applicable (sauf si vous êtes un "petit assujetti" à la TVA; voir ci-dessous)
• Le montant de la TVA résultant
• Montant total de la facture (recommandé; mais pas une partie légalement requise)
• Coordonnées bancaires de l'émetteur (recommandé; mais pas une partie légalement requise)
• Date d'échéance (recommandé; mais pas une partie légalement requise).
Pour les photographes, il est également recommandé de mentionner à nouveau sur la facture l'étendue des droits d'utilisation accordés par écrit. Juste pour rappel. Ainsi, il n'y aura pas de malentendu avec le client.
Sont indiqués les montants nets des différents postes de la facture, puis la TVA totale due ainsi que le montant brut total en tant que montant de facture payable. Si un délai de paiement a été convenu dans l'offre ou lors des négociations contractuelles, il est habituel de le mentionner à nouveau sur la facture.
Si vous êtes un petit entrepreneur au sens de l'article 19 de la loi sur la taxe sur la valeur ajoutée (si votre chiffre d'affaires annuel était inférieur à 17 500 euros l'année dernière et ne devrait pas dépasser 50 000 euros cette année), donc exempt de paiement de la taxe sur la valeur ajoutée au bureau des impôts, vous affichez simplement les montants des différents postes ainsi que le montant total. Selon le texte de loi, la taxe est incluse dans ces postes; elle n'a pas besoin d'être indiquée et ne doit pas non plus être versée au bureau des impôts.
Gestion des rappels
Esperons que vos clients paient à temps! Malheureusement, il arrive assez souvent que les factures ne soient pas payées. Cela peut avoir différentes raisons. Certaines entreprises paient généralement leurs factures avec plusieurs mois de retard, ce qui leur rapporte des intérêts. D'autres aimeraient bien payer, mais ne le peuvent pas, par exemple parce qu'ils sont eux-mêmes à court d'argent. Beaucoup attendent également un paiement, par exemple de la part de l'administration fiscale pour un remboursement d'impôt. D'autres essaient de ne pas payer du tout ou seulement partiellement en critiquant des prétendues erreurs dans le travail photographique.
Si votre client ne paie pas la facture à temps, ne menacez pas immédiatement avec des mesures coercitives. Peut-être que la facture s'est vraiment perdue dans le fouillis de papiers. Demandez d'abord poliment ce qui a causé le retard de paiement. Si le paiement n'est toujours pas effectué, fixez un délai raisonnable (2-3 semaines), après quoi vous devriez consulter un avocat.
En général, les factures sont immédiatement dues, sauf accord contraire. Si votre client ne paie pas dans les délais, il n'est pas nécessaire de lui envoyer un rappel pour tomber en défaut, car il tombe automatiquement en défaut en cas de dépassement du délai. Pour pouvoir prouver que votre client a bien reçu la facture, il est donc recommandé de la renvoyer en plus de l'original par fax. Ou directement par courrier recommandé. Cependant, ce n'est pas très professionnel de présumer d'avance que le client ne souhaite pas payer.
En cas de non-paiement après dépassement du délai, il est courant d'attendre encore 1 à 2 semaines, avant de demander poliment pourquoi la facture n'a pas encore été payée. Si vous réalisez maintenant que le non-paiement est intentionnel, vous enverriez une relance après une semaine supplémentaire, demandant le paiement immédiat du montant dû. Les frais de relance (qui doivent être réalistes, donc dans l'ordre de grandeur de 3 à 5 euros) ainsi que les intérêts de retard peuvent être facturés en sus.
Les intérêts de retard sont calculés à hauteur de 5% (par an) au-dessus du taux de base de la Banque centrale européenne (BCE).
En cas de relance infructueuse, vous devriez alors consulter un avocat qui – si nécessaire, également devant les tribunaux – recouvrera vos créances. Les frais occasionnés sont à la charge du débiteur, c'est-à-dire votre client, sauf s'il s'avère qu'il avait une raison valable de refuser le paiement, ce qui est presque impossible si vous avez fourni des photos "de qualité moyenne".
